2026年古籍修复公司印章使用与保管管理制度

2026年古籍修复公司印章使用与保管管理制度第一章总则第一条为规范公司各类印章的刻制、使用、保管、交接及销毁全流程管理，防范印章使用风险，保障公司合法权益和古籍修复业务的合规开展，依据《中华人民共和国公司法》《印章治安管理办法》等相关法律法规，结合古籍修复行业涉及文物交接、项目验收等特殊业务场景，制定本制度。第二条本制度所称印章，是指公司依法刻制的具有法律效力或业务证明效力的各类印章，包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、业务专用章（含古籍修复成果确认章、文物交接章、修复项目验收章）、各部门专用章等。第三条本制度适用于公司所有印章的管理、使用及相关责任人员，全体员工需严格遵守印章使用审批流程和保管要求，严禁未经授权使用、私盖印章等违规行为。第四条印章管理遵循“专人保管、分级审批、全程留痕、安全保密、权责统一”的基本原则：每枚印章指定唯一保管人，不同印章按权限分级审批使用，用印全过程记录留存，保管场所确保安全，使用和保管责任落实到人。第五条公司将印章管理纳入员工岗位职责考核体系，行政部定期开展印章管理合规性检查，对违规使用、保管印章的行为严肃追责，确保印章管理与古籍修复核心业务的合规要求相匹配。第二章印章分类与管理职责第六条公司印章按用途分为以下类别，明确管理边界：法律效力类印章：包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章，用于对外签订合同、出具法律文件、办理财务结算等具有法律效力的业务；业务证明类印章：包括古籍修复成果确认章、文物交接章、修复项目验收章，用于古籍修复业务中文物交接确认、修复成果验收、项目结算等业务场景；内部管理类印章：包括各部门专用章（如行政部、古籍修复部、财务部），仅用于公司内部管理文件、通知、流程审批等，不具备对外法律效力。第七条行政部是公司印章管理的归口负责部门，主要职责：制定并修订印章管理制度，明确各类印章的使用范围、审批权限、保管标准；统筹印章的刻制申请、备案、启用、停用、销毁全流程管理，建立《印章管理台账》，记录印章刻制时间、保管人、使用记录、销毁时间等信息；监督印章使用审批流程的执行，定期核查印章保管状态和使用记录，排查管理风险；负责公司公章、合同专用章、业务专用章（古籍修复成果确认章、文物交接章、修复项目验收章）的统一保管（或指定专人保管）；处理印章丢失、被盗、冒用等突发情况，配合开展调查取证和备案补办工作；组织印章保管人和使用人员的合规培训，确保相关人员掌握管理要求和风险防范要点。第八条财务部主要职责：负责财务专用章、法定代表人印章（财务用途）的保管，制定财务印章专项使用规范；严格执行财务印章使用审批流程，配合行政部完成财务印章的备案、检查和销毁工作；发现财务印章使用异常时，第一时间上报行政部和公司负责人，采取风险防控措施。第九条各部门负责人职责：审批本部门专用章的使用申请，监督本部门人员遵守印章管理制度；指定本部门专用章的保管人，确保保管人具备合规意识和责任心；配合行政部开展印章检查，及时整改本部门印章管理中的问题。第十条印章保管人基本职责：妥善保管印章，确保印章不丢失、不被盗、不被冒用；严格按照审批流程用印，无审批文件不得擅自用印；如实记录印章使用情况，填写《印章使用登记簿》，留存用印文件复印件；离岗（请假、调岗、离职）时按要求完成印章交接，未完成交接不得离岗；发现印章管理异常情况，立即上报行政部和公司负责人，不得隐瞒。第三章印章刻制与备案第十一条印章刻制申请：因业务需要新增或补刻印章的，由使用部门提交《印章刻制申请表》，说明刻制原因、印章名称、使用范围，经部门负责人审核、公司负责人审批后，由行政部统一办理。第十二条刻制要求：行政部需选择公安机关备案的正规刻章机构刻制印章，确保印章规格、样式符合法律法规和公司规范；古籍修复业务专用章需体现行业特性，标注“仅限古籍修复业务使用”字样，避免超范围使用。第十三条印章备案：印章刻制完成后，行政部在3个工作日内到公安机关完成备案（如需），同时在《印章管理台账》中记录印章信息，留存印章印模，拍摄印章实物照片归档。第十四条印章启用：新印章启用前，行政部发布《印章启用通知》，明确启用时间、使用范围和保管人；启用后的首个用印记录需单独留存，作为启用核验依据。第四章印章使用流程第十五条通用使用流程：用印申请：用印人填写《印章使用申请表》，注明用印文件名称、份数、用印事由、使用印章名称，附上用印文件原件（或复印件）；审批流程：根据印章类型分级审批，公司公章、合同专用章需经公司负责人审批，财务专用章需经财务负责人审批，业务专用章需经业务部门负责人审批，部门专用章需经部门负责人审批；用印审核：印章保管人核对《印章使用申请表》审批手续、用印文件内容，确认无误后方可用印；对内容存疑、审批不全的，有权拒绝用印并上报；用印操作：印章保管人现场用印，确保印章清晰、位置规范，不得在空白纸张、空白合同、空白审批表上盖章；记录归档：用印完成后，印章保管人在《印章使用登记簿》中记录用印时间、用印人、用印事由、文件名称、份数，留存用印文件复印件，与《印章使用申请表》一并归档，保存期限不少于5年。第十六条古籍修复业务专用章特殊使用要求：文物交接章：用于公司与委托方、文物保管机构的古籍文物交接，用印前需由古籍修复部双人核对文物名称、数量、状态，确认交接清单与实物一致后，经修复部负责人和公司负责人双重审批方可使用；修复成果确认章：用于古籍修复完成后的成果确认，用印前需由3名以上资深修复人员验收修复质量，填写《修复成果验收单》，经修复部负责人审批后使用；修复项目验收章：用于修复项目整体验收，用印前需核对项目合同、验收报告、费用结算单等资料，经业务部、财务部、修复部联合审核，公司负责人审批后使用。第十七条紧急用印情形：遇紧急业务需立即用印且审批人无法现场审批的，用印人可通过电话、微信等方式向审批人申请，审批人确认后，印章保管人可先予用印，事后24小时内补齐书面审批手续，同时在《印章使用登记簿》中注明“紧急用印”及审批方式。第十八条对外用印限制：严禁为非公司业务的文件用印，严禁为不具备法律效力的非正式文件加盖法律效力类印章；古籍修复业务专用章不得用于与修复业务无关的对外文件。第五章印章保管要求第十九条保管场所：公司公章、财务专用章、合同专用章需存放于行政部/财务部专用保险柜，钥匙由保管人专人保管，保险柜密码定期更换；业务专用章、部门专用章需存放于带锁抽屉或文件柜，确保非保管人无法接触。第二十条日常保管：印章保管人离岗（包括下班、请假、外出）时，需将印章锁入保险柜/带锁抽屉，不得随意放置在办公桌面；严禁保管人将印章带出公司使用，确因业务需要带出的，需提交《印章带出申请表》，经公司负责人审批，由两名员工共同携带，用印后立即带回并登记；印章保管人不得委托他人代管印章，确需临时代管的，需经部门负责人批准，办理临时交接手续，代管期间责任由原保管人和代管人共同承担；行政部每月检查一次印章保管状态，核对印章实物与台账信息，拍摄保管场所照片存档，发现保管不规范的立即整改。第二十一条保密要求：印章保管人需对印章使用记录、审批文件等信息保密，不得向无关人员泄露印章保管位置、使用流程等敏感信息；严禁将《印章使用登记簿》交由非相关人员查阅。第二十二条突发情况处置：印章丢失、被盗的，保管人需立即上报行政部和公司负责人，24小时内到公安机关报案并发布印章作废声明，同时向相关业务合作方告知情况，防范冒用风险；发现印章被冒用的，立即收集证据，配合公安机关调查处理。第六章印章交接与停用销毁第二十三条印章交接：保管人调岗、离职、请假超过7天的，需办理印章交接手续，填写《印章交接清单》，注明印章名称、交接时间、实物状态，由交接人、接收人、监交人（行政部人员）签字确认，交接清单一式三份，交接双方、行政部各留存一份。第二十四条印章停用：出现以下情形的，行政部需及时停用印章：公司名称变更、业务范围调整导致印章失效的；印章损坏、磨损无法正常使用的；业务终止、项目结束导致专用章无需使用的；法律法规或公司管理要求需停用的其他情形。第二十五条停用管理：印章停用后，保管人需在2个工作日内将印章交回行政部，行政部在《印章管理台账》中注明停用时间，将停用印章封存保管，封存期限不少于1年。第二十六条印章销毁：封存期满且确认无留存必要的印章，由行政部提交《印章销毁申请表》，经公司负责人审批后，组织2名以上监销人员到公安机关指定机构销毁，销毁后留存销毁证明和现场照片，在《印章管理台账》中记录销毁信息。第七章监督与考核第二十七条监督检查：行政部每季度开展一次印章管理全面检查，重点核查用印审批流程、使用记录、保管状态、交接手续等，形成《印章管理检查报告》，上报公司负责人；财务部每季度自查财务印章管理情况，向行政部报备自查结果。第二十八条考核奖惩：对印章管理规范、无违规记录的保管人，给予年度绩效考核加分或现金奖励；对未按流程审批用印、擅自用印、保管不当导致印章丢失/被盗的，扣减绩效考核分数，责令承担补办、备案等相关费用；对冒用、私刻印章，或因违规用印给公司造成经济损失、声誉损害的，追究相关人员责任，情节严重的解除劳动合同，涉嫌违法的移交司法机关处理；对未按要求配合印章检查、整改问题不及时的部门，扣减部门负责人绩效考核分数。第二十九条举报机制：任何员工发现印章使用、保管中的违规行为（如擅自用印、隐瞒印章丢失