市级示范村项目档案管理制度

PAGE市级示范村项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强市级示范村项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目的规划、建设、验收、运营及后续管理提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市级示范村项目实施过程中形成的各类文件、资料、图表、数据等档案的管理，包括但不限于项目申报、审批、规划设计、施工建设、竣工验收、资金使用、后期维护等各个环节产生的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则项目档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映项目实施过程和实际情况，严禁伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集项目各环节形成的各类档案，保证档案资料的齐全完整，不得遗漏重要文件。4.规范性原则档案管理工作应遵循国家和行业相关标准规范，确保档案的整理、分类、编号、装订等符合要求。5.保密性原则对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。6.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足项目管理和决策的需要。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善市级示范村项目档案管理制度，并组织实施。2.指导项目各部门和参建单位做好档案的收集、整理、归档工作，对档案质量进行监督检查。3.负责项目档案的集中统一管理，包括档案的接收、分类、编号、装订、存储、保管等工作。4.建立健全项目档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案的查阅和利用。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作，确保档案的安全保管和有效利用。6.负责组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。（二）项目各部门职责1.负责本部门在项目实施过程中形成的各类档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理责任人，督促责任人做好档案管理工作，确保档案的及时收集和完整保存。3.配合档案管理部门做好档案的整理、分类、编号、装订等工作，提供必要的协助和支持。4.在项目建设和运营过程中，及时查阅和利用档案，为工作提供依据，并反馈档案利用过程中存在的问题。（三）参建单位职责1.负责本单位在项目建设过程中形成的各类档案的收集、整理、归档工作，并按照合同要求向项目建设单位移交。2.严格按照项目档案管理要求，规范档案整理工作，确保档案质量符合标准。3.接受项目建设单位和档案管理部门的监督检查，对存在的问题及时整改。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目申报阶段：项目申报书、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地预审意见、规划选址意见书等相关文件。2.项目审批阶段：项目立项批复、初步设计批复、施工图审查意见、施工许可证等审批文件。3.规划设计阶段：总体规划、详细规划、专项规划、设计图纸、设计变更通知等规划设计文件。4.施工建设阶段：施工组织设计、施工方案、工程进度报告、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备合格证及检验报告、工程变更签证、施工日志、监理日志等施工过程文件。5.竣工验收阶段：竣工验收申请报告、竣工验收备案表、工程竣工验收报告、质量评估报告、竣工决算审计报告及相关财务资料等竣工验收文件。6.资金使用阶段：项目资金预算、资金拨付凭证、财务报表、审计报告等资金使用文件。7.后期维护阶段：项目运行维护记录、设备维护保养记录、维修改造方案及相关文件等后期维护文件。8.其他与项目相关的文件、资料、图表、数据等，如会议纪要、调研报告、项目照片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门和参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门和本单位在项目实施过程中形成的各类文件资料，确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到及时、准确、完整，不得拖延、遗漏重要文件。对于重要文件和关键资料，应实行跟踪收集，确保不丢失。3.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自修改、涂抹、裁剪或抽取文件内容。如有特殊情况需要修改或补充的，应在修改处加盖公章，并注明修改日期和修改人。（三）整理原则1.遵循文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，按照项目实施阶段和文件类别进行分类整理。2.分类应科学合理，便于管理和查阅利用。一般可按照项目前期文件、规划设计文件、施工文件、竣工验收文件、资金使用文件、后期维护文件等类别进行分类，每类再根据具体内容进一步细分。根据文件的重要程度、时间顺序等因素进行排列，确保档案的系统性和逻辑性。（四）整理方法1.对收集到的档案进行分类、编号、编目、装订等工作。2.编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则，为每份档案编制一个固定的编号，便于管理和查找。编号可采用数字编码或字母与数字相结合的方式，如“项目名称年份类别顺序号”。3.编目应包括档案的题名、编号、日期、来源、保管期限等内容，编制档案目录，目录应清晰、准确、完整，便于查阅。4.装订应整齐、牢固，保持档案的原貌。对于纸张较大或较薄的文件，可采用折叠、粘贴等方式进行整理后再装订；对于电子文件，应进行备份存储，并建立相应的电子目录索引。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门和参建单位应在项目文件形成后的规定时间内，将整理好的档案移交档案管理部门进行归档。一般项目文件应在次年上半年完成归档工作。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单内容包括档案的题名、编号、日期、数量等，移交人和接收人应签字确认。3.档案管理部门应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。对于不符合要求的档案，应退回原部门或单位进行补充完善后再归档。（二）保管期限1.根据项目档案的重要程度和保存价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、土地预审意见、规划选址意见书、项目竣工验收备案表、工程竣工验收报告、质量评估报告、竣工决算审计报告等重要文件。3.长期保管的档案一般为项目建设过程中形成的重要文件，如施工组织设计、施工方案、工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录、材料设备合格证及检验报告、工程变更签证等，保管期限为1050年。4.短期保管的档案为项目建设过程中形成的一般性文件，如工程进度报告、施工日志、监理日志等，保管期限为5年以下。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案应按照保管期限和类别进行分类存放，不同保管期限和类别的档案应分开存放，便于查找和管理。3.对于电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、编目、存储和检索，确保电子档案的安全和有效利用。4.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题，如档案损坏、丢失、霉变等。对检查情况应做好记录，发现问题应及时采取措施进行整改。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.项目内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及项目重要机密或敏感信息的档案，查阅人应经项目负责人批准，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制或传播档案内容。3.外部单位查阅档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经项目建设单位负责人批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.查阅人填写档案查阅申请表，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照查阅申请表的要求提供档案，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的、归还日期等。4.查阅人应在规定时间内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时查明原因并追究查阅人的责任。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，确保档案的利用符合项目管理和决策的需要。2.利用档案时，如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。摘抄、复制的档案内容应注明出处，并加盖档案管理部门印章。3.档案管理人员应积极为档案利用者提供服务，协助利用者查找和获取所需档案信息，提高档案利用效率。4.对于利用档案过程中发现的问题或不足之处，档案管理部门应及时进行总结和改进，不断完善档案管理工作，更好地满足项目管理和决策的需要。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则与组织1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目相关部门负责人及专业技术人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。（二）鉴定内容与方法1.鉴定档案时，应从档案的内容、来源、时间、保管期限等方面进行全面审查，综合判断档案的保存价值。2.对于保管期限已满的档案，鉴定小组应逐卷逐件进行审查，根据档案的重要性、完整性、参考价值等因素，确定档案的存毁。3.对于仍有保存价值但保管期限已满的档案，可延长保管期限；对于已无保存价值的档案，应编制档案销毁清单，经项目负责人批准后进行销毁。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案销毁清单，清单内容包括档案的题名、编号、日期、数量等信息。2.将档案销毁清单提交项目负