档案馆需要制定哪些制度

PAGE档案馆需要制定哪些制度档案馆管理制度一、总则（一）目的为了加强本档案馆的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本档案馆全体工作人员以及所有涉及档案管理与利用的部门和人员。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展档案管理工作。2.集中统一管理原则：对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，为单位各项工作提供及时、有效的档案服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料，均属收集范围。2.具体包括但不限于以下几类：行政管理类：上级文件、本单位文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。业务工作类：科研项目文件、业务合同、技术资料、产品档案、业务报表等。财务审计类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。基本建设类：项目立项文件、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。设备仪器类：设备购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。声像电子类：照片、录音、录像、电子文档等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。3.对重要的档案材料，应同时收集电子版本，并确保电子文件与纸质文件内容一致。4.凡本单位工作人员在工作中形成的应归档的材料，必须按照规定定期移交档案室，任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。（三）收集程序1.各部门在工作结束后，应及时对形成的档案材料进行整理、分类，填写档案移交清单，一式两份，一份由部门留存，一份随档案材料一并移交档案室。2.档案室对接收的档案材料进行核对、验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。3.经核对无误后，档案室对档案材料进行登记、编号，并按照分类方案进行整理上架。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家有关档案整理的标准和规范。（二）分类方法档案采用年度机构（问题）保管期限分类法进行整理。1.年度：按照文件形成的年度进行划分。2.机构（问题）：根据本单位内部机构设置或业务职能，将档案分为若干类别。3.保管期限：根据档案的价值确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（三）整理要求1.对收集的档案材料进行系统排列，去除重复、无效的文件。2.按照分类方案对档案进行分类，同类文件应集中排列。3.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。4.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册作为检索工具。5.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，确保档案的完整性。6.电子档案应按照相应的分类方案进行整理，建立电子档案目录数据库，便于检索和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）档案装具1.采用符合国家标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案存放安全、整齐。2.对不同保管期限、不同类别、不同载体的档案应分别存放，并设置明显的标识。（三）档案保管措施1.建立档案保管账目，对档案的收进、移出、保管情况进行详细记录，做到账物相符。2.定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，发现问题及时处理，并做好记录。3.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。4.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。5.做好档案库房的安全保卫工作，加强值班巡逻，确保档案库房安全。五、档案鉴定制度（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由分管领导担任组长，档案室负责人及相关业务部门人员为成员。（二）鉴定原则1.以国家有关档案鉴定的标准和规定为依据，确保鉴定工作的科学性和准确性。2.全面分析档案的内容、来源、时间、形式等因素，综合判断档案的价值。3.坚持历史唯物主义观点，从维护历史真实面貌出发，准确判定档案的保存价值。（三）鉴定内容1.对已到保管期限的档案进行鉴定，确定其是否仍具有保存价值。2.对新形成的档案进行价值预判，确定其保管期限。3.对档案的完整性、准确性进行审查，剔除重复、无效的档案。（四）鉴定程序1.档案鉴定工作小组定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。2.各部门根据鉴定范围，对本部门保管的档案进行初步鉴定，填写档案鉴定意见书，提出存毁意见。3.档案室对各部门提交的档案鉴定意见书进行汇总整理，组织鉴定工作小组进行集中鉴定。4.鉴定工作小组根据档案的实际情况，结合国家有关规定，对档案作出存毁决定。5.对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，经单位领导审批后，按照规定程序进行销毁。六、档案利用制度（一）利用范围1.本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，经本单位领导批准，可查阅、借阅相关档案。3.涉及国家机密、商业秘密等特殊档案的利用，应严格按照国家有关规定执行。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案室查阅档案，查阅时应在查阅登记薄上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅：利用者如需借阅档案，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，经部门负责人和档案室负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，注明复制内容、用途等，经档案室负责人审批后，按照规定进行复制。复制费用由利用者承担。（三）利用要求1.利用者应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、加注标记等。2.查阅档案时，应在档案室指定的地点进行，不得将档案带出档案室。如需带出，应办理借阅手续。3.借阅的档案应按时归还，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案室，并承担相应的责任。4.外单位利用档案，应在本单位工作人员的陪同下进行查阅、借阅，不得擅自摘抄、复制、拍照等。七、档案统计制度（一）统计内容1.档案的收进、移出数量。2.档案的整理、鉴定、销毁情况。3.档案的查阅、借阅、复制情况。4.档案库房的温湿度、安全状况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对各项统计内容进行详细记录。每周对档案查阅、借阅、复制情况进行统计，每月对档案整理、鉴定、销毁情况进行统计，每季度对档案库房温湿度及安全状况进行统计，每年对档案收进、移出数量进行全面统计。2.定期对统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，为档案管理决策提供依据。（三）统计报表1.每月末填写档案利用情况月报表，报档案室负责人和单位领导。2.每年末填写档案管理年度统计报表，报上级档案管理部门。八、档案保密制度（一）保密范围1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等内容的档案。2.档案管理过程中形成的未公开的统计数据、工作记录等。（二）保密措施1.对保密档案实行专人专柜保管，严格限制接触范围。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高保密意识。3.利用保密档案时，应严格履行审批手续，在符合保密要求的场所进行，利用完毕后及时归还。4.对涉及保密档案的计算机、存储设备等应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。（三）责任追究对违反档案保密制度，造成档案泄密的单位和个人，将依法依规追究责任。九、档案信息化管理制度（一）信息化建设规划制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施。（二）数据录入与维护1.按照档案整理要求，对档案进行数字化录入，确保录入数据的准确性和完整性。2.定期对档案数据库进行维护，更新数据，清理无效数据，保证数据库的正常运行。（三）信息安全管理1.建立档案信息安全管理制度，采取防火墙、入侵检测、数据加密、备份恢复等安全技术措施，保障档案信息安全。