县团委档案管理制度

PAGE县团委档案管理制度一、总则（一）目的为加强县团委档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在团的各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于县团委机关及所属各部门在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则。县团委档案工作实行集中统一管理，由办公室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则。档案应如实反映团的工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。3.完整性原则。全面收集和整理在团的工作中形成的各种门类和载体的档案，保证档案的完整性。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为团的工作和社会各界提供便捷的档案服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以县团委书记为组长，副书记为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责研究决定档案管理工作中的重大事项，协调解决档案管理工作中的问题，监督检查档案管理工作的执行情况。（二）办公室办公室作为县团委档案管理的具体工作部门，负责档案管理的日常工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理台账，做好档案的统计工作。4.负责档案库房的管理，确保档案的安全保管。5.按照规定做好档案的鉴定、销毁工作。6.负责档案的查阅、借阅服务工作，严格执行查阅、借阅制度。7.积极推进档案信息化建设，提高档案管理水平。（三）各部门各部门负责本部门在工作中形成的档案材料的收集、整理，并定期移交办公室。同时，指定专人负责档案管理工作，配合办公室做好档案管理的相关工作。三、档案的收集（一）收集范围1.上级团组织下发的各类文件、通知、指示、决议等。2.县团委制定的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要等文件材料。3.县团委组织开展的各类活动的方案、通知、总结、照片、视频等资料。4.团员青年的入团、入党申请书，团组织关系介绍信，团员名册等。5.团干部的任免文件、考核材料、培训记录等。6.县团委与其他单位的往来文件、合作协议等。7.反映县团委工作的各类新闻报道、信息简报等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署完备。3.对于电子文件，应按照相关规定进行收集和保存，确保其可读性和完整性。4.各部门应定期将收集的档案材料移交办公室，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据；保管期限分为永久、定期（30年、10年）；机构（问题）分类根据县团委的部门设置和职能分工进行。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷，并在卷皮上填写相关信息。2.照片档案按照照片的形成时间、内容、重要程度等进行分类整理。对每张照片进行编号，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，填写照片说明，并按照一定顺序排列成册。3.电子档案按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类存储。建立电子档案目录数据库，便于检索和查询。对电子文件应进行备份，确保数据安全。4.实物档案对具有保存价值的实物，如奖杯、证书、锦旗等，进行分类登记，注明实物名称、颁发单位、颁发时间、来源等信息，并妥善保管。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的地点。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材柜、防虫药品、温湿度计等。3.档案库房应设置专门的档案架、档案柜，按照档案类别、保管期限等进行有序排列，便于查找和管理。（二）档案保管要求1.严格执行档案库房管理制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，对字迹模糊或易褪色的档案应采取补救措施。3.按照国家有关规定，定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，经批准后进行销毁。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案库房的安全。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合县团委档案的实际情况，对档案的保存价值进行科学鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由办公室负责人、档案管理人员和相关业务部门人员组成。负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、重要程度、保管期限等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定。2.对于保管期限已满且确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经档案鉴定小组审核，报县团委领导批准后进行销毁。3.对于部分仍有一定保存价值，但已不需要长期保存的档案，可调整其保管期限。（四）销毁程序1.档案销毁应在指定的地点进行，由两人以上监销。2.监销人员应认真核对档案销毁清册与销毁档案的一致性，确保销毁档案的准确无误。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册归档保存。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的收进、移出数量及变化情况。2.档案的整理、鉴定、销毁情况。3.档案的查阅、借阅情况。4.档案库房的温湿度、设备运行情况等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的各项数据进行记录和统计。2.档案管理人员应及时、准确地填写统计报表，报送办公室负责人审核。3.办公室应定期对档案统计数据进行分析和总结，为档案管理决策提供依据。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关档案利用的法律法规和本制度的规定，提供档案利用服务。2.方便快捷原则。优化档案利用流程，提高利用效率，为利用者提供便捷的服务。3.保密安全原则。在提供档案利用服务的过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息的安全。（二）利用范围1.县团委机关及所属各部门在工作中查阅相关档案资料。2.团员青年查阅本人的入团、入党申请书，团组织关系介绍信等档案。3.其他单位或个人因工作需要，经县团委批准后查阅相关档案。（三）利用方式1.查阅利用者可到档案库房查阅档案，档案管理人员应按照查阅要求，提供必要的帮助和指导。查阅档案时，利用者应在查阅登记本上填写查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息，经部门负责人签字，报办公室负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅档案时，档案管理人员应向借阅者当面清点档案数量，并办理借阅登记手续。借阅者应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失。借阅期满后，应及时归还档案。（四）利用审批1.内部查阅审批县团委机关及所属各部门人员查阅档案，由部门负责人审批。2.外部查阅审批其他单位或个人查阅档案，需填写档案查阅申请表，经县团委办公室负责人审核，报县团委领导批准后，方可查阅。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和水平，为档案利用提供更加便捷的服务。（二）信息化建设内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、编目、存储、检索、利用等环节的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的共享。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、防火墙等措施，确保档案信息的安全。（三