2026年光建一体化科技公司来客来访与商务接待管理制度

2026年光建一体化科技公司来客来访与商务接待管理制度第一章总则第一条制定目的为规范光建一体化科技公司（以下简称“公司”）来客来访登记、接待流程及商务接待管理工作，树立公司良好对外形象，保障公司办公秩序及信息安全，提升商务接待的规范性、高效性与经济性，依据《中华人民共和国保守国家秘密法》《企业内部控制基本规范》等相关规定，结合公司经营管理实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司及所属各分支机构、业务单元（以下统称“各单位”）所有来客来访的登记、引导、接待及商务接待活动，包括但不限于客户洽谈、合作方拜访、政府部门调研、求职者面试、供应商对接、参观考察等各类来访场景，以及商务宴请、会务接待、差旅陪同等商务接待行为。公司所有参与来客接待、商务对接的人员均需严格遵守本制度。第三条基本原则（一）规范有序原则。来客来访需遵循“提前报备、实名登记、全程陪同、闭环管理”的流程，商务接待需明确接待标准、审批流程、费用管控要求，确保全流程有章可循、有据可查。（二）礼貌高效原则。接待人员需秉持专业、礼貌、热情的服务态度，快速响应来访需求，合理安排接待流程，在保障公司利益的前提下，提升来访人员的体验感，提高商务对接效率。（三）勤俭节约原则。商务接待需严格控制费用支出，杜绝铺张浪费，根据接待对象级别、接待事由合理确定接待标准，优先选择性价比高的接待方式，降低企业运营成本。（四）保密安全原则。接待过程中需严格遵守公司保密规定，对涉及公司商业秘密、核心技术、未公开决策等敏感信息的，需采取必要的保密措施，防范信息泄露风险；同时保障公司办公区域的人员、财物安全。（五）合规合法原则。商务接待活动需符合国家财经法规、反商业贿赂等相关规定，严禁以接待名义进行违规消费、利益输送等行为，确保接待行为合法合规。第二章管理职责第四条行政部职责行政部是公司来客来访与商务接待工作的归口管理部门，全面负责制度落地、流程监督及资源统筹，具体职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、宣贯及解释工作，组织接待人员开展礼仪、保密、合规等专项培训，提升接待服务质量；（二）负责公司来访登记系统、接待区域、接待物资的统筹管理，制定统一的接待标准及费用管控细则；（三）受理各部门商务接待申请，完成接待方案审核、费用预算审批及接待资源协调工作；（四）负责公司级重要来访（如政府部门、核心客户、战略合作方）的统筹接待，协调相关部门做好对接工作；（五）负责商务接待费用的审核、报销及台账管理，定期对接财务部完成费用核算，确保费用支出合规；（六）监督各部门来客来访登记、接待流程执行情况，定期检查接待台账，纠正不规范行为。第五条业务对接部门职责业务对接部门是来客来访与商务接待的责任主体，具体职责包括：（一）提前报备来访信息，填写《来客来访报备表》，明确来访人员身份、来访事由、来访时间、所需接待资源等，提交行政部备案；（二）指定专人担任接待联络人，全程陪同来访人员，负责来访期间的沟通对接、行程安排及答疑工作；（三）根据来访需求制定接待方案，涉及商务接待的，按流程提交费用预算及审批申请；（四）接待结束后，及时清理接待区域，完成接待台账记录，涉及商务接待费用的，按规定整理报销材料提交行政部审核；（五）对来访过程中涉及的公司敏感信息做好保密提醒，发现信息泄露风险及时向行政部及公司管理层报告。第六条安保部门职责安保部门负责来客来访的安全管控工作，具体职责包括：（一）负责来访人员的身份核验、实名登记，核对来访报备信息，无报备的来访人员需经对接部门确认后方可放行；（二）为来访人员办理临时通行证件，明确通行区域及有效时限，严禁来访人员进入公司保密区域、生产核心区域等非授权区域；（三）监控来访人员的活动轨迹，发现异常行为及时制止并向行政部报告，保障公司办公区域安全；（四）来访结束后，回收临时通行证件，做好登记注销工作。第七条财务部职责财务部负责商务接待费用的核算与监督工作，具体职责包括：（一）审核商务接待费用预算的合理性，对接待标准、费用额度进行合规性把控；（二）负责接待费用的报销审核，核对报销材料的完整性、真实性，对超标准、无依据的费用不予报销；（三）建立商务接待费用台账，定期分析费用支出情况，向公司管理层提交费用分析报告；（四）监督接待费用使用情况，发现违规报销、虚假报销等行为，及时向公司审计部门反馈。第三章来客来访管理规范第八条来访报备流程（一）常规来访报备：业务对接部门需在来访人员到达前1个工作日填写《来客来访报备表》，注明来访人员姓名、单位、联系方式、来访事由、预计停留时间、对接人及所需接待资源等信息，提交行政部备案；行政部核对信息后，通知安保部门做好登记准备；（二）紧急来访报备：因突发情况需临时接待来访人员的，业务对接部门需在来访人员到达前30分钟向行政部口头报备，待来访人员登记后1个工作日内补充完善《来客来访报备表》；（三）无报备来访处理：安保部门遇到无报备的来访人员时，需联系前台核实对接部门及对接人，经对接人确认同意后，要求来访人员填写《临时来访登记表》，完成身份核验后方可放行，对接人需全程陪同。第九条来访登记与通行管理（一）来访人员到达公司后，需在安保岗亭出示有效身份证件（身份证、驾驶证、单位介绍信等），安保人员核对身份信息与报备信息一致后，办理实名登记手续；（二）安保人员为来访人员制作临时通行证件，标注来访人员姓名、通行区域（如会议室、接待室、指定办公区域）、有效时限，严禁超出授权区域活动；（三）来访人员进入公司办公区域需由对接部门接待人员陪同，严禁独自在办公区域逗留、随意翻阅公司文件、拍摄敏感区域照片等行为；（四）来访结束后，接待人员需陪同来访人员到安保岗亭办理离场手续，安保人员回收临时通行证件，注销登记信息。第十条不同类型来访接待要求（一）客户/合作方来访：接待人员需提前熟悉来访人员的背景及对接需求，准备相关资料，安排专属接待室，洽谈过程中聚焦合作事宜，避免泄露无关的公司核心信息；涉及参观考察的，需划定参观路线，安排专人讲解，严禁进入未开放区域；（二）政府部门来访：行政部牵头统筹接待工作，对接部门配合准备汇报材料，接待人员需着装规范、言语得体，严格按照政府部门要求提供相关资料，确保对接工作合规高效；（三）求职者面试：由人力资源部门作为对接部门，提前确认面试岗位及面试流程，安排独立的面试区域，面试结束后及时引导求职者离场，避免干扰公司正常办公秩序；（四）参观考察类来访：需提前制定参观方案，明确参观范围及讲解内容，讲解人员需经过专业培训，严格按照既定内容讲解，对参观人员提出的敏感问题，按公司统一口径回复。第四章商务接待管理规范第十一条商务接待审批流程（一）申请发起：业务对接部门根据接待需求填写《商务接待审批表》，明确接待对象、接待事由、接待时间、接待标准、费用预算等内容，经部门负责人签字确认后提交行政部；（二）行政初审：行政部在1个工作日内审核接待方案的合理性、费用预算的合规性，对超标准的预算提出调整建议，审核通过后提交分管副总经理审批；（三）分级审批：单次接待费用预算在5000元及以下的，由分管副总经理审批；5000元以上的，需提交总经理审批；涉及公司级重要客户的接待，无论费用金额，均需总经理审批；（四）方案执行：审批通过后，行政部根据审批意见协调接待资源，业务对接部门按批准的方案执行接待工作，严禁超标准、超范围接待。第十二条商务接待标准（一）接待用餐标准：根据接待对象级别划分，普通客户接待人均标准不超过100元，重要客户接待人均标准不超过200元，政府部门及战略合作方接待人均标准不超过300元；严禁上高档酒水、名贵菜品，严禁提供香烟，每餐陪餐人员数量不超过来访人员数量的50%；（二）接待住宿标准：来访人员需安排住宿的，普通客户安排经济型酒店，重要客户安排三星级及以下标准酒店，公司级重要客户可安排四星级酒店，住宿费用按实际入住天数结算，严禁安排超标准套房；（三）交通接待标准：市内接送可使用公司公务车辆或网约车，跨省/跨市接待如需安排机票、高铁票的，优先选择经济舱/二等座，严禁安排商务舱/一等座（公司级重要客户除外）；（四）礼品赠送标准：确需赠送礼品的，需提前报备审批，礼品需符合公司品牌形象，单价不超过200元，严禁赠送现金、购物卡、贵重奢侈品等违规礼品。第十三条商务接待费用管理（一）费用预支：确需预支接待费用的，业务对接部门需填写《费用预支申请表》，经审批后到财务部办理预支手续，预支金额不得超过预算金额的80%；（二）费用报销：接待结束后3个工作日内，业务对接部门整理报销材料（包括审批表、消费发票、消费清单、接待台账等），提交行政部审核，审核通过后转财务部报销；（三）费用管控：同一部门月度商务接待费用累计不得超过部门年度预算的10%，超预算的需提交专项申请，经总经理审批后方可报销；财务部每月公示各部门接待费用支出情况，接受全员监督。第五章接待礼仪与保密要求第十四条接待礼仪规范（一）仪容仪表：接待人员需着装整洁规范，商务接待需穿着职业装，头发、妆容整洁得体，严禁穿拖鞋、背心等休闲服饰参与接待；（二）行为举止：接待人员需主动问候来访人员，引导来访人员就座、饮水，交谈时语言文明、语速适中，耐心解答来访人员的合理问题，避免使用专业术语堆砌或敷衍回应；（三）沟通规范：涉及公司数据、经营情况的表述需准确严谨，不夸大、不隐瞒，对不确定的问题需如实说明并及时核实后回复，严禁随意承诺超出公司权限的事项；（四）送别礼仪：接待结束后，接待人员需送来访人员至公司门口或指定乘车点，礼貌道别，确认来访人员顺利离场。第十五条保密管理要求（一）接待前，对接部门需对接待人员进行保密交底，明确本次接待需保密的信息范围，发放保密提醒函；（二）接待过程中，严禁在来访人员面前谈论公司未公开的经营数据、核心技术、客户资源、招标报价等敏感信息，严禁向来访人员提供涉密文件、资料；（三）涉及涉密区域参观的，需经总经理批准，参观前签订保密协议，参观过程中由专人监督，严禁拍照、录音、录像；（四）接待结束后，接待人员需收回发放的非公开资料，清理接待区域的文件、白板内容，确保无敏感信息遗留。第六章监督与责任第十六条监督检查（一）行政部每月对各部门来客来访登记、商务接待执行情况进行检查，重点核查报备流程、接待标准、费用支出、保密措施等执行情况，形成检查报告；（二）公司审计部每季度将商务接待费用纳入审计范围，核查费用报销的真实性、合规性，发现问题及时提出整改要求；（三）设立监督举报渠道，鼓励员工对违规接待、超标准接待、泄露公司信息等行为进行举报，公司对举报属实者给予奖励，对举报信息严格保密。第十七条违规责任任何单位或个人违反本制度规定，有下列行为之一的，公司将视情节轻重追究相关责任人责任：（一）未按规定报备来访信息，导致来访人员登记混乱或引发安全风险的，给予责任人警告处分，情节严重的扣减绩效；（二）接待人员未履行陪同职责，导致来访人员擅自进入涉密区域或造成公司财物损失的，给予记过处分，承担相应赔偿责任；（三）超标准、超范围进行商务接待，或虚报、冒领接待费用的，责令退回违规费用，给予记过处分，情节严重的解除劳动合同；（四）接待过程中泄露公司商业秘密、核心信息的，给予记过至降职处分，造成公司经济损失的，依法追究赔偿责任；（五）安保人员未按规定核验身份、登记信息，导致无关人员进入公司办公区域的，给予警告处分，造成安全事故的，追究相应管理责任；（六）审批人员违规批准超标准接待费用，或纵容违规接待行为的，给