图书档案管理制度

PAGE图书档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书档案的管理，确保图书档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有图书档案的管理，包括但不限于纸质图书、电子图书、各类文件档案、资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司图书档案由专门的管理部门集中管理，确保管理的规范性和一致性。2.真实性原则：图书档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：保证图书档案的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.保密性原则：对涉及公司机密的图书档案，严格保密，防止信息泄露。5.方便利用原则：建立科学合理的管理体系，便于员工查阅和使用图书档案。二、图书档案管理部门及职责（一）管理部门公司设立图书档案管理中心，负责公司图书档案的统一管理工作。（二）职责1.制定和完善图书档案管理制度，并组织实施。2.负责图书档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立图书档案数据库，实现电子化管理，提高查询和利用效率。4.对图书档案进行定期检查和盘点，确保档案的安全和完整。5.负责图书档案的借阅、归还登记，监督借阅人员的使用情况。6.对到期或失去保存价值的图书档案，提出鉴定和销毁意见，报公司领导批准后实施。7.开展图书档案管理的培训和宣传工作，提高员工对图书档案管理重要性的认识。三、图书档案的收集与整理（一）收集范围1.公司内部形成的各类文件、报告、合同、协议、会议记录、工作计划、工作总结等。2.公司购买、订阅的各类图书、期刊、报纸等。3.上级主管部门下发的与公司相关的文件、资料。4.公司对外交流、合作中收到的各类文件、资料。5.其他具有保存价值的图书档案。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门图书档案的收集工作，确保及时、完整地将应归档的图书档案移交至图书档案管理中心。2.收集的图书档案应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子图书档案，应确保数据的准确性和可读性，及时进行备份。（三）整理方法1.分类：按照图书档案的来源、内容、形式等进行分类，一般可分为行政管理类、业务管理类、财务类、人力资源类、技术研发类等。2.编号：为每一类图书档案编制唯一的编号，以便于管理和查询。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。3.编目：对整理好的图书档案进行编目，编制目录索引，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，方便员工查找和使用。4.装订：对于纸质图书档案，应进行整齐、牢固的装订，确保档案的完整性和美观性。四、图书档案的保管（一）保管环境1.图书档案管理中心应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫鼠、防盗、防光、防尘等基本条件。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于通风和查找，档案应分类存放，标识清晰。（二）保管期限1.根据图书档案的重要性和历史价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限的划分按照国家相关法律法规和行业标准执行。（三）定期检查1.图书档案管理中心应定期对图书档案进行检查，一般每季度进行一次全面检查，每月进行一次局部抽查。2.检查内容包括档案的完整性、准确性、保管环境等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应做好记录，并存档备查。（四）盘点1.每年年终应对图书档案进行一次全面盘点，确保账实相符。2.盘点时应认真核对档案的数量、编号、内容等信息，发现差异及时查明原因并进行调整。3.盘点结束后，应编制盘点报告，上报公司领导。五、图书档案的借阅与利用（一）借阅权限1.公司员工因工作需要可借阅图书档案，借阅权限根据员工的岗位职责和工作需求设定。2.一般员工借阅普通档案需经所在部门负责人批准；涉及重要机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外单位人员因工作需要查阅公司图书档案，需持有单位介绍信，并经公司相关部门负责人和分管领导批准。（二）借阅程序1.借阅人员填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、用途等信息。2.申请表经批准后，借阅人员到图书档案管理中心办理借阅手续，领取借阅档案。3.图书档案管理中心工作人员应在借阅登记本上详细记录借阅人员姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（三）借阅期限1.普通图书档案的借阅期限一般不超过15个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.重要机密档案的借阅期限根据具体情况确定，一般不超过7个工作日，且不得续借。（四）归还要求1.借阅人员应在规定的借阅期限内归还图书档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前向图书档案管理中心说明原因并办理续借手续。2.归还的图书档案应保持完好无损，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应的赔偿责任。3.图书档案管理中心工作人员在接收归还的档案时，应认真核对档案的完整性和准确性，确认无误后在借阅登记本上注销登记。（五）利用服务1.图书档案管理中心应积极为公司员工提供图书档案的利用服务，根据员工的需求，及时提供相关档案资料。2.对于需要复印、扫描等利用档案的情况，应按照公司规定办理相关手续，并确保档案的安全。3.鼓励员工对图书档案进行研究和分析，充分发挥档案的价值，为公司的决策和发展提供支持。六、图书档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对图书档案进行鉴定，确保档案的保存价值与公司的实际需求相适应。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格把关的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立图书档案鉴定小组，由图书档案管理中心负责人、相关业务部门专家、财务人员等组成。鉴定小组负责对图书档案进行鉴定工作。（三）鉴定方法1.根据档案的保管期限、重要性、历史价值等因素，对档案进行综合评估。2.查阅档案的形成背景、内容、利用情况等，分析档案是否仍具有保存价值。3.参考国家相关法律法规和行业标准，确定档案的鉴定结论。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的图书档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写销毁申请表。2.销毁申请表经公司领导批准后，由图书档案管理中心负责组织实施销毁工作。3.销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并存档备查。七、电子图书档案管理（一）数据录入与维护1.对电子图书档案应及时进行录入，确保数据的准确性和完整性。录入人员应认真核对档案信息，避免录入错误。2.定期对电子图书档案数据进行维护，包括数据备份、更新索引、清理无效数据等，确保数据的安全和正常运行。（二）存储与安全1.电子图书档案应存储在安全可靠的存储设备上，如服务器、磁盘阵列等，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。2.采取必要的安全防护措施，如设置防火墙、安装杀毒软件、定期进行安全检查等，防止电子图书档案数据被非法获取、篡改或破坏。（三）访问与权限管理1.建立电子图书档案访问权限管理制度，根据员工的岗位职责和工作需求，设定不同的访问权限。2.员工应使用自己的账号和密码登录电子图书档案管理系统，不得将账号和密码转借他人。3.对涉及公