文件档案台账管理制度

PAGE文件档案台账管理制度一、总则（一）目的为加强公司文件档案台账管理，确保文件档案的完整性、准确性、系统性和安全性，提高文件档案的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在文件档案台账管理方面的工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司文件档案实行集中统一管理，由综合管理部门负责归口管理，确保文件档案的完整性和系统性。2.分类管理原则：根据文件档案的来源、内容、形式等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文件档案的安全保密。4.方便利用原则：优化文件档案管理流程，提高文件档案的利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、文件档案台账管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司文件档案台账管理制度，并组织实施。2.负责公司各类文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.负责对公司各部门文件档案台账管理工作进行指导、监督和检查。4.负责公司文件档案信息化建设，建立和维护文件档案管理信息系统。5.负责公司文件档案的鉴定、销毁工作，并按照规定进行备案。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，并按照规定定期向综合管理部门移交。2.负责指定专人负责本部门文件档案台账管理工作，确保文件档案的安全和完整。3.配合综合管理部门做好公司文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。（三）员工职责1.严格遵守公司文件档案台账管理制度，妥善保管个人使用的文件材料。2.在工作中形成的文件材料，应及时整理并移交本部门指定的专人负责归档。3.积极配合公司文件档案管理工作，按照要求提供相关文件材料和信息。三、文件档案分类与编号（一）文件分类1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.业务文件：与公司业务相关的各类合同、协议、项目文档、业务报表等。3.人事文件：员工档案、考勤记录、薪酬福利文件、培训资料等。4.财务文件：财务报表、会计凭证、审计报告、税务文件等。5.技术文件：产品研发资料、技术标准、工艺文件、图纸等。6.其他文件：不属于以上分类的其他文件材料，如会议纪要、活动记录、宣传资料等。（二）档案分类1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类法进行分类，如[年度]永久[机构名称]。2.科技档案：按照项目专业阶段分类法进行分类，如[项目名称][专业类别][阶段名称]。3.会计档案：按照会计年度类别分类法进行分类，如[会计年度][会计档案类别]。4.人事档案：按照员工类别档案类别分类法进行分类，如[员工类别][档案类别]。（三）编号规则1.文件编号：采用“年份+部门代码+流水号”的形式，如202301001，表示2023年由01部门产生的第1份文件。2.档案编号：文书档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号”的形式；科技档案编号采用“项目编号分类号案卷号页号”的形式；会计档案编号采用“年度类别保管期限序号”的形式；人事档案编号采用“员工编号档案类别序号”的形式。四、文件档案收集与整理（一）收集范围1.公司内部形成的各类文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、声像等。2.公司外部接收的与公司业务相关的文件材料，如上级文件、合作单位文件、客户文件等。（二）收集要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，并移交综合管理部门。2.对于公司外部接收的文件材料，接收部门应在收到后及时进行登记，并移交综合管理部门。3.收集的文件材料应完整、准确、真实，字迹清晰，签字盖章齐全。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分文件的不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（四）整理方法1.文件整理：对收集到的文件进行分类、排序、编目、装订等处理，形成有序的文件集合。2.档案整理：按照档案分类方案，对文件进行进一步的整理，编制档案目录、卷内目录等，装订成卷或册。五、文件档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应在规定的时间内将整理好的文件材料移交综合管理部门进行归档。2.归档的文件材料应符合档案整理要求，填写完整、准确的归档文件目录。3.综合管理部门应及时对归档的文件材料进行审核，确保归档文件的质量。（二）保管期限1.根据文件档案的重要性和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限参照国家有关规定和公司实际情况确定。（三）保管方式1.纸质档案：采用专柜存放，按照档案类别和保管期限进行排列，便于查找和管理。2.电子档案：存储在专用的服务器或存储设备上，建立备份机制，确保数据安全。同时，按照电子档案管理要求进行分类、编号和存储。3.声像档案：采用光盘、磁带等介质进行存储，并注明内容、时间、地点等信息。（四）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。六、文件档案利用与借阅（一）利用原则1.遵循方便利用、服务公司的原则，为公司各项工作提供及时、有效的文件档案支持。2.严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，确保文件档案的安全保密。（二）利用方式1.查阅：公司员工因工作需要可到综合管理部门查阅文件档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅时间、内容、目的等信息。2.借阅：确因工作需要长期使用文件档案的，可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：对于不宜借出的文件档案，可根据利用者的需求进行复制。复制时应经综合管理部门负责人批准，并注明复制日期、份数、用途等信息。（三）借阅审批1.借阅文件档案应填写借阅申请表，注明借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.综合管理部门负责人根据借阅申请表进行审核，对于重要文件档案的借阅，应报公司领导审批。3.借阅人凭审批后的借阅申请表到综合管理部门办理借阅手续，领取借阅文件档案。（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅的文件档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还的文件档案应保持完好无损，如有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应的赔偿责任。3.综合管理部门在收到归还的文件档案后，应及时进行核对和检查，确认无误后办理归还手续。七、文件档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据文件档案的保管期限和实际利用价值，定期对文件档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立由综合管理部门、业务部门、财务部门等相关人员组成的文件档案鉴定小组，负责对公司文件档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.查阅文件档案的内容、形成背景、历史价值等，评估其保存价值。2.结合公司的业务发展和工作需要，判断文件档案的现实利用价值。3.参考国家有关档案鉴定的标准和规范，确定文件档案的保管期限是否合理。（四）销毁审批1.经鉴定小组鉴定后，提出销毁意见，填写文件档案销毁申请表，注明销毁文件档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.综合管理部门负责人对销毁申请表进行审核，报公司领导审批。3.经公司领导批准后，方可进行文件档案的销毁工作。（五）销毁方式1.纸质文件档案采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。2.电子文件档案采用数据删除、格式化等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。3.声像档案采用消磁、销毁存储介质等方式进行销毁。（六）销毁记录销毁工作应指定专人负责，并进行详细记录，包括销毁时间、地点、内容、数量、销毁方式等信息。销毁记录应保存[X]年。八、文件档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的文件档案管理信息系统，实现文件档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高文件档案管理的效率和水平。（二）系统功能要求1.文件档案录入：实现文件档案信息的快速录入，包括文件编号、名称、日期、来源、内容摘要等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按关键词、日期、部门、类别等进行检索，方便用户快速查找所需文件档案。3.借阅管理：记录文件档案的借阅情况，包括借阅人、借阅时间、归还时间等，实现借阅流程的信息化管理。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保文件档案信息的安全保密，只有授权用户才能访问和操作相关文件档案。5.统计分析：对文件档案的数量、类别、利用情况等进行统计分析，为公司决策提供数据支持。（三）数据维护1.定期对文件档案管理信息系统中的数据进行备份，确保数据的安全。2.及时更新和维护文件档案信息，保证数据的准确性和完整性。3.对系统中的数据进行定期清理，删除过期或无用的数据。（四）安全管理1.建立健全文件档案管理信息系统安全管理制度，加强用户账号和密码管理。2.采取防火墙、入侵检测、数据加密等安全技术措施，并定期进行安全检查和评估，确保系统安全运行。3.对涉及公司机密的文件档案信息，应严格按照保密制度进行管理，防止信息泄露。九、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对公司各部门文件档案台账管理工作进行监督检查，检查内容包括文件档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。（二）考核评价1.建立文