商务合同审核标准化流程表单

商务合同审核标准化流程表单工具指南一、适用范围与场景本工具适用于企业对外签订各类商务合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）前的标准化审核环节，旨在通过流程化管控保证合同内容合法合规、条款清晰明确、权责对等，同时防范经营风险、促进跨部门协作。适用于企业法务部门、业务部门、财务部门及相关审批人员协同使用，尤其适用于合同金额较大、条款复杂或涉及核心业务的场景。二、审核流程分步骤操作指南第一步：合同发起与材料准备责任人：业务部门经办人（业务专员）操作内容：根据合作需求拟定合同草案，明确合同主体（签约方全称、统一社会信用代码）、标的（货物/服务名称、规格型号）、数量、价格（含税费构成）、履行期限（交货/服务完成时间、付款节点）、违约责任、争议解决方式等核心条款；收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等，需加盖对方公章）；填写《合同审批单》（模板见第三部分），注明合同名称、编号、金额、涉及部门、预计签订时间等基本信息，并附合同草案及附件材料。输出成果：合同草案、对方主体材料、《合同审批单》完整版。第二步：业务部门初步审核责任人：业务部门负责人（业务经理）操作内容：审核合同与业务需求的一致性，保证标的、数量、价格等条款符合合作目的；核查对方主体资质的真实性及履约能力（如过往合作记录、信用状况等）；检查合同条款是否完整（如是否缺少违约责任、不可抗力等必备条款），逻辑表述是否清晰无歧义；对业务相关条款（如技术参数、服务标准）的专业性进行把关。输出成果：业务部门审核意见（通过/需修改，注明修改建议），在《合同审批单》上签字确认。第三步：法务部门合规审核责任人：法务部门专员（法务专员）操作内容：重点审核合同的法律合规性，包括：签约主体是否具备完全民事行为能力，授权委托是否有效；合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；违约责任、争议解决方式（如管辖法院、仲裁机构）、知识产权归属等条款是否明确合法；是否存在“霸王条款”或显失公平的内容；对合同中的法律术语（如“不可抗力”“情势变更”）进行释义说明，提示潜在法律风险；若存在法律问题，向业务部门出具《法律意见书》，列明修改建议及法律依据。输出成果：法务部门审核意见（通过/需修改/不通过，附详细理由及修改建议），在《合同审批单》上签字确认。第四步：财务部门审核责任人：财务部门专员（财务专员）操作内容：审核合同金额的准确性，包括价格构成是否合理（是否含税、运费等附加费用）、总金额是否在预算范围内；核查付款条款的合规性，如付款方式（银行转账/承兑汇票）、付款节点（预付款、进度款、尾款比例及支付条件）、票据要求（发票类型、开具时间）是否符合财务制度；评估合同履约对企业现金流的影响，提出资金安排建议；检查涉及税费（如增值税、印花税）的承担方及计算方式是否正确。输出成果：财务部门审核意见（通过/需修改，注明金额、付款条款等修改建议），在《合同审批单》上签字确认。第五步：跨部门会签（如需）责任人：涉及的其他部门负责人（如技术部门、人力资源部门等）操作内容：对于涉及技术标准、人员资质、保密义务等特殊条款的合同，需组织相关部门会签；技术部门审核技术参数、服务标准是否可实现；人力资源部门审核人员派遣、保密协议是否符合用工规范；各部门汇总意见，由牵头部门（如业务部门）在《合同审批单》上整合形成统一会签意见。输出成果：各部门会签意见，明确是否同意及修改要求。第六步：最终审批责任人：企业授权审批人（如部门总监、总经理）操作内容：综合业务、法务、财务及会签部门的审核意见，对合同的整体可行性、风险可控性进行最终评估；根据合同金额及重要性，按企业分级审批权限履行审批流程（如10万元以下由部门总监审批，10万元以上由总经理审批）；审批通过后，在《合同审批单》上签署最终审批意见；若不通过，退回业务部门重新谈判或终止合作。输出成果：最终审批意见（批准/不批准），明确合同是否可进入签订环节。第七步：用印与归档责任人：行政部门专员（行政专员）、档案管理员操作内容：审批通过的合同，由业务部门联系对方确认最终版本，填写《合同用印申请单》，附《合同审批单》及最终版合同文本；行政部门核对审批手续是否齐全，无误后按规定加盖企业公章或合同专用章（骑缝章需同时覆盖合同及附件）；加印完成后，合同正本由业务部门负责保管，副本分存法务部门、财务部门及档案管理部门；档案管理部门将合同电子版及纸质版分类归档，建立合同台账，记录合同编号、名称、签订日期、履行期限、归档日期等信息，保证可追溯。输出成果：已盖章的正式合同文本、合同台账、归档记录。三、商务合同审核标准化流程表单模板商务合同审批单合同基本信息合同编号合同名称签约双方甲方：______________________乙方：______________________合同金额人民币________元（大写：________________________）合同类型□采购□销售□服务□合作□其他_________履行期限自_年_月_日至_年__月__日项目负责人姓名：*业务专员联系方式：_________________（内部办公电话）附件清单1.合同草案_页2.对方营业执照复印件_页3.其他_________审核流程记录审核阶段审核部门/岗位业务部门初步审核业务部门法务部门合规审核法务部门财务部门审核财务部门跨部门会签（如需）__________部门最终审批__________（总监/总经理）审批结论最终审批人签字：_________________日期：____年__月__日用印日期____年__月__日归档编号________________备注_________________________________________________________________________四、关键注意事项与风险提示主体资格核查：签约前务必核实对方营业执照、法定代表人证件号码明及授权委托书（如签约人为授权代表），保证授权范围与合同内容匹配，避免无权代理风险。条款完整性：合同需包含必备条款（当事人信息、标的、数量、价格、履行期限、违约责任、争议解决方式等），避免因条款缺失导致争议。法律风险规避：法务部门需重点关注“违约责任”是否对等、“争议解决方式”是否明确（如约定由甲方所在地法院管辖）、“不可抗力”条款是否合理，避免“霸王条款”或显失公平内容。财务合规性：付款条款需与财务预算匹配，明确发票类型（如增值税专用发票）及开具时间，避免因票据问题导致税务风险；大额合同建议分期付款，降低资金压力。审核时限管理：各部门需在收到合同后3个工作日内完成审核（紧急合同可缩短时限），避免流程延误影响业务进度；