社团机构档案管理制度

PAGE社团机构档案管理制度一、总则（一）目的为加强社团机构档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在社团工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社团机构各部门及全体成员在工作活动中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：社团机构的档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映社团机构的工作活动，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅和利用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本社团机构档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管社团机构各类档案，确保档案的完整、准确和安全。3.对档案进行分类、编号、编目等基础工作，建立健全档案检索体系。4.按照规定向有关部门移交档案，并提供档案查阅、借阅服务。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织销毁。6.负责档案管理信息化建设，提高档案管理效率和服务水平。7.开展档案宣传、教育和培训工作，提高社团机构成员的档案意识。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.社团机构成立、变更、注销等过程中形成的文件材料，如章程、批复、决议等。2.社团机构年度工作计划、总结、报告等文件。3.社团活动相关材料，包括活动策划方案、通知、签到表、活动照片、视频等。4.会员管理材料，如会员申请表、会员证、会员活动记录等。5.财务收支材料，如财务报表、发票、收据等。6.对外交流合作材料，如合作协议、往来信函等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）档案收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁。3.对收集到的档案进行初步整理，剔除重复、无用的材料。（三）档案整理方法1.分类：按照档案的形成领域、内容性质等进行分类，可分为综合类、活动类、会员类、财务类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于查阅。4.装订：对纸质档案进行装订，保持档案的整齐美观。四、档案的保管（一）档案保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。（二）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案是对社团机构具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为10年以上；短期保管的档案保管期限为10年以下。（三）档案保管要求1.按照档案的分类和编号顺序存放档案，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案及时进行修复和复制。4.做好档案保管场所的清洁卫生工作，保持环境整洁。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.社团机构成员因工作需要可查阅本人形成或与本人工作相关的档案。2.其他人员查阅档案需经档案管理部门负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、目的等。2.档案管理部门负责人对申请表进行审核，批准后安排查阅。3.查阅人员在档案管理室查阅档案，不得擅自将档案带出室外。4.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案安全。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅档案的，需经社团机构负责人批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、目的、借阅期限等。2.社团机构负责人对申请表进行审批，批准后由档案管理部门办理借阅手续。3.借阅人员在借阅期限内归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时处理。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否已失去保存价值。2.鉴定工作由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，必要时可邀请专家参与。3.鉴定结果应形成鉴定报告，注明档案的名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等。（二）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，经社团机构负责人批准后进行销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在销毁前应进行登记造册，注明档案的名称、编号、数量等。3.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、方式、参与人员等，记录由档案管理部门保存。七、档案管理信息化（一）信息化建设目标建立社团机构档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.系统功能开发：开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等功能的信息化管理。3.安全保障：建立档案管理信息系统安全防护体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作，确保系统的正常运行。2.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案管理信息系统的安全管理制度，防止信息泄露。八、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予物质奖励等。（二）处罚对违反档案