融资部门档案管理制度

PAGE融资部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强融资部门档案管理，确保融资业务相关档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，保障公司融资业务的顺利开展，依据国家法律法规及相关行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司融资部门在融资业务活动中形成的各类档案，包括但不限于融资项目申请文件、尽职调查报告、合同协议、资金往来凭证、审批文件等。（三）基本原则1.集中管理原则：融资部门档案实行集中统一管理，由专人负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实完整原则：档案内容应真实反映融资业务实际情况，确保档案的完整性，不得遗漏重要信息。3.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案信息泄露、篡改或丢失，对涉及公司机密的档案采取严格的保密措施。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、调阅和使用，提高档案利用效率，为融资业务决策提供有力支持。二、档案管理职责（一）融资部门负责人1.全面负责融资部门档案管理工作，确保档案管理工作符合公司整体战略和业务需求。2.制定和完善档案管理制度，明确档案管理流程和各岗位职责。3.监督档案管理工作的执行情况，对档案管理工作进行指导和协调。（二）档案管理人员1.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整。2.按照规定的保管期限和保管要求，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案安全。3.建立档案检索系统，负责档案的查询、调阅和归还工作，为融资业务提供及时有效的档案服务。4.对档案管理工作中发现的问题及时向上级汇报，并提出改进建议。（三）融资业务经办人员1.在融资业务办理过程中，负责及时收集和整理与业务相关的各类文件资料，并按照档案管理要求进行初步分类和整理，确保资料的真实性和完整性。2.将整理好的档案资料及时移交档案管理人员，并协助档案管理人员进行档案的核对和补充工作。3.在档案利用过程中，按照规定办理档案调阅手续，确保档案使用后及时归还。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.融资项目前期资料，包括项目可行性研究报告、项目立项批复、项目规划文件等。2.融资项目尽职调查资料，如企业财务报表、审计报告、法律意见书、行业研究报告等。3.融资项目申请文件，如融资申请书、项目融资方案、还款计划等。4.融资项目审批文件，包括公司内部审批文件、监管部门批复文件等。5.融资合同协议，如借款合同、担保合同、抵押合同、质押合同等。6.资金往来凭证，如银行对账单、资金划付凭证、利息支付凭证等。7.与融资项目相关的其他文件资料，如会议纪要、沟通函件、评估报告等。（二）收集要求1.融资业务经办人员应在业务办理过程中同步收集相关档案资料，确保资料的及时性和准确性。2.对于外部提供的文件资料，应要求提供方加盖公章或签字确认，确保资料的真实性和有效性。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或缺失应及时进行修复或补充。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序、业务类别或项目阶段进行分类。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，确保目录与档案内容一致。4.对档案资料进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存查阅。四、档案的保管（一）保管期限1.融资项目档案的保管期限根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为[X]年，适用于一般性的融资业务文件，如短期借款合同、临时沟通函件等。3.中期保管期限为[X]年，适用于重要的融资项目文件，如项目融资方案、尽职调查报告等。4.长期保管期限为[X]年以上，适用于涉及公司核心资产、重大融资决策等关键文件，如长期借款合同、抵押担保文件等。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和保管期限进行分类存放，并定期进行盘点核对。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，进行备份存储，并建立电子档案索引目录，便于快速检索和查询。3.档案管理人员应定期对纸质档案和电子档案进行检查和维护，确保档案的完整性和可读性。如发现档案受潮、发霉、损坏或电子档案丢失、损坏等情况，应及时采取措施进行修复或恢复。（三）保管环境1.档案保管场所应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案存放环境安全可靠。2.保持档案保管场所的清洁卫生，温度、湿度应符合档案保存要求（温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间）。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部融资业务经办人员、审批人员、财务人员等因工作需要查阅融资档案。2.外部审计机构、律师事务所、监管部门等因审计、法律事务、监管检查等需要查阅融资档案。（二）利用流程1.内部查阅融资业务经办人员如需查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息，经部门负责人审批后交档案管理人员办理查阅手续。档案管理人员根据审批后的申请表，提供相应的档案资料，并在《档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅人、档案名称及归还时间等信息。查阅人员应在规定的时间内归还档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并在复印件或摘录件上注明用途和出处。2.外部查阅外部机构如需查阅融资档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、查阅范围及时间要求等，并提供相关证明文件。申请经公司分管领导审批同意后，档案管理人员按照审批意见办理查阅手续，并要求查阅人员在《档案查阅登记表》上签字确认。外部查阅人员查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅结束后及时收回档案，并对档案进行检查，确保档案无损坏、丢失等情况。如需复印或摘录档案内容，应按照公司相关规定办理审批手续，并对复印件或摘录件进行编号登记。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案资料，未经公司批准，不得对外提供查阅、复印或摘录。2.档案查阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、销毁、转借档案资料。3.档案利用过程中，如发现档案资料存在问题或疑问，应及时向档案管理人员反馈，不得擅自处理。六、档案保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的融资档案，档案管理人员应严格按照保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施，防止档案信息泄露。2.档案管理人员应与接触机密档案的人员签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反保密协议的行为依法追究责任。3.在档案查阅、调阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及机密的档案内容不得随意传播。（二）安全管理1.加强档案保管场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保档案存放环境安全。2.定期对档案进行安全检查，发现安全隐患及时整改，确保档案的完整性和安全性。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾、盗窃等突发事件，应及时采取应急措施，保护档案安全，并及时向上级报告。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理人员应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由融资部门负责人、档案管理人员及相关业务人员参加。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行逐一审查，确定档案的存毁。3.对鉴定后确定销毁的档案，应编制《档案销毁清单》，详细记录档案名称、编号、日期、数量等信息。（二）销毁程序1.《档案销毁清单》经融资部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可进行档案销毁。2.档案销毁应采