文件归档规范制度

PAGE文件归档规范制度一、总则（一）目的为了加强公司文件管理，确保文件的完整性、准确性和安全性，便于文件的查阅和利用，特制定本文件归档规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在工作过程中形成的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、合同文件、会议文件等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司文件由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件管理的规范性和一致性。2.分类管理原则：按照文件的来源、内容、形式等进行分类，便于文件的整理、存储和检索。3.真实完整原则：归档的文件应真实反映公司的工作情况，确保文件内容的完整性。4.便于利用原则：文件的归档应便于查阅和利用，提高工作效率。二、文件归档范围（一）行政管理文件1.公司设立、变更、注销等相关文件，如营业执照、组织机构代码证等。2.公司规章制度、工作流程、岗位职责等文件。3.公司会议纪要、决议、通知等文件。4.公司行政事务处理文件，如公文收发、印章管理、办公用品采购等文件。（二）业务管理文件1.公司业务合同、协议、订单等文件。2.公司业务报表、统计数据、分析报告等文件。3.公司业务项目策划、实施方案、总结报告等文件。4.公司业务往来信函、传真、电子邮件等文件。（三）财务管理文件1.公司财务预算、决算、审计报告等文件。2.公司财务报表、账目、凭证等文件。3.公司税务申报、缴纳等文件。4.公司资金管理、投资决策等文件。（四）人力资源管理文件1.公司员工招聘、录用、培训、考核、晋升等文件。2.公司员工薪酬福利、社会保险、劳动合同等文件。3.公司员工考勤、请假、离职等文件。4.公司人力资源规划、人才储备等文件。（五）其他文件1.公司荣誉证书、资质证书、获奖文件等。2.公司对外宣传资料、广告策划、活动方案等文件。3.公司与外部单位签订的合作协议、备忘录等文件。4.其他与公司工作相关的重要文件。三、文件归档要求（一）文件格式要求1.纸质文件应使用A4纸打印或复印，字迹清晰，页面整洁。2.电子文件应使用通用的办公软件格式，如.doc、.xls、.ppt、.pdf等，确保文件能够正常打开和阅读。3.扫描文件应使用高分辨率扫描仪进行扫描，扫描后的文件应清晰可读，格式为.pdf或.jpg。（二）文件内容要求1.文件应内容完整，签字盖章齐全，日期准确。2.文件应语言规范，表述清晰，逻辑严谨，避免出现错别字、语病和歧义。3.文件应按照规定的格式和要求填写，确保文件的规范性和一致性。（三）文件编号要求1.公司应建立文件编号系统，对各类文件进行统一编号，以便于文件的管理和检索。2.文件编号应按照一定的规则进行编制，包括文件类别、年份、月份、序号等，确保编号的唯一性和系统性。3.文件编号应在文件的首页或封面显著位置标注，便于查阅和识别。（四）文件装订要求1.纸质文件应按照一定的顺序进行装订，确保文件的整齐和牢固。2.装订应使用线装或胶装方式，避免使用金属钉或塑料夹等易生锈或损坏的装订材料。3.文件装订应保持页面平整，不得出现褶皱、缺页、掉页等情况。四、文件归档流程（一）文件收集1.各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保文件的及时、完整收集。2.文件收集人员应定期对本部门的文件进行清理和整理，将需要归档的文件分类存放，并填写文件收集清单。3.文件收集清单应包括文件名称、编号、日期、来源、内容摘要等信息，确保清单的准确性和完整性。（二）文件整理1.文件收集人员应将收集到的文件按照本制度的要求进行分类整理，确保文件的分类准确、清晰。2.文件整理应包括文件的排序、编号、编目、装订等工作，确保文件的整齐、规范。3.文件整理过程中，应注意检查文件的内容完整性和准确性，对不符合要求的文件应及时进行补充或修正。（三）文件审核1.文件整理完成后，应提交给部门负责人进行审核，确保文件的真实性、准确性和完整性。2.部门负责人应认真审核文件的内容和格式，对不符合要求的文件应及时返回文件整理人员进行修改。3.文件审核通过后，部门负责人应在文件收集清单上签字确认，并将文件提交给档案管理部门进行归档。（四）文件归档1.档案管理部门应指定专人负责文件的归档工作，确保文件的及时、准确归档。2.文件归档人员应按照本制度的要求，将审核通过的文件进行分类存放，并建立相应的档案目录和索引，便于文件的查阅和利用。3.文件归档完成后，应及时将文件的归档情况反馈给文件收集部门和相关人员，确保文件管理工作的顺畅进行。五、文件存储与保管（一）存储方式1.纸质文件应存放在专门的档案柜中，档案柜应保持清洁、干燥、通风良好，并定期进行检查和维护。2.电子文件应存储在专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份，确保文件的安全性和完整性。3.重要文件应进行异地备份，以防止因自然灾害、人为破坏等原因导致文件丢失。（二）保管期限1.文件的保管期限应根据文件的性质、重要程度、使用频率等因素进行确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管期限为15年，中期保管期限为510年，长期保管期限为10年以上。3.文件保管期限届满后，应按照相关规定进行鉴定和销毁，确保文件管理的有效性和合规性。（三）安全管理1.档案管理部门应建立健全文件安全管理制度，加强对文件存储和保管场所的安全防范措施，确保文件的安全。2.文件存储和保管场所应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设备，定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。3.档案管理人员应严格遵守文件安全管理制度，不得擅自将文件带出档案管理场所，不得泄露文件内容，确保文件的保密性。六、文件查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅文件应填写文件查阅申请表，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的等信息，并提交给部门负责人审批。2.部门负责人应根据文件的保密级别和查阅目的，对文件查阅申请表进行审批，并签署意见。3.档案管理部门应根据部门负责人的审批意见，为查阅人员提供相应的文件，并做好查阅记录。（二）查阅流程1.查阅人员应持部门负责人审批通过的文件查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员应根据查阅申请表的要求，为查阅人员提供相应的文件，并在查阅登记表上记录查阅人员的姓名、部门、查阅时间、查阅文件名称等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的场所进行查阅，不得擅自将文件带出档案管理场所。查阅完毕后，应及时将文件归还档案管理人员，并在查阅登记表上签字确认。（三）利用规定1.文件的利用应符合公司的相关规定和要求，不得用于非法目的或泄露公司机密。2.如需对文件进行复印、摘抄、拍照等操作，应事先征得档案管理部门的同意，并按照档案管理部门的要求进行操作。3.文件利用过程中，应注意保护文件的完整性和安全性不得对文件进行涂改、损坏等操作。七、文件销毁（一）销毁范围1.文件保管期限届满后，经鉴定不再具有保存价值的文件。2.因工作失误、重复制作等原因形成的多余文件。3.文件内容涉及国家机密、商业秘密等不宜公开的文件，经批准后需要销毁的文件。（二）销毁流程1.文件销毁前，应填写文件销毁申请表，注明销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并提交给部门负责人审批。2.部门负责人应根据文件的保密级别和销毁原因，对文件销毁申请表进行审批，并签署意见。3.档案管理部门应根据部门负责人的审批意见，组织相关人员对需要销毁的文件进行清理和核对，并填写文件销毁清单。4.文件销毁清单应包括文件名称、编号、数量、销毁时间、销毁人员等信息，确保清单的准确性和完整性。5.文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，并确保文件销毁彻底，无法恢复。6.文件销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁工作的安全和