资料员档案室制度规范

PAGE资料员档案室制度规范一、总则（一）目的为加强公司/组织资料员档案室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有资料员及档案室相关工作的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案资料实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司/组织的各项活动和业务情况，不得篡改、伪造。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案资料进行妥善保管，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案资料的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、档案资料分类与编号（一）分类标准1.行政文件类：包括公司/组织的各类规章制度、决定、通知、报告、纪要等。2.人事档案类：员工的个人信息、履历、考核、培训、奖惩等资料。3.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。4.业务合同类：与客户、供应商签订的各类合同、协议。5.项目文档类：公司/组织承担的各类项目的可行性研究报告、设计方案、施工图纸、验收文件等。6.技术资料类：产品研发、技术创新等方面的资料，如技术图纸、工艺文件、实验报告等。7.市场营销类：市场调研、广告策划、销售数据等资料。8.其他类：不属于以上分类的其他档案资料。（二）编号规则1.采用数字与字母相结合的方式进行编号。2.编号结构为：分类代码+年份+流水号。3.分类代码：按照上述分类标准，分别用不同的字母表示，如行政文件类用“XZ”表示，人事档案类用“RS”表示等。4.年份：取档案形成年份的后两位数字，如2023年形成的档案编号中的年份为“23”。5.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编排，从001开始。例如，一份2023年形成的行政文件类档案，其编号为“XZ23001”。三、档案资料收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.收集的档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于重要的档案资料，应进行原件收集，如无法收集原件，需收集复印件，并注明原件存放处。（二）整理方法1.按照档案资料的分类标准进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，并在首页附上档案目录，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.对档案资料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应注意保持档案资料的原貌，不得随意裁剪、折叠。4.对于电子档案资料，应按照统一的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上，同时建立相应的索引目录，便于查询。四、档案资料归档与保管（一）归档流程1.各部门收集整理好的档案资料，应定期移交至资料员档案室。2.资料员对移交的档案资料进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理交接手续。3.资料员按照档案资料的分类编号进行归档，将档案资料存入相应的档案柜或存储设备中。（二）保管条件1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。2.档案柜应保持清洁，定期进行擦拭和消毒。3.档案室应配备必要的温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。4.对于电子档案资料，应采取备份存储的方式，防止数据丢失。备份存储设备应定期进行检查和维护。（三）保管期限1.档案资料的保管期限根据国家有关规定和公司/组织的实际情况确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料主要包括公司/组织的重要规章制度、历史沿革、重大决策、财务审计报告等。3.长期保管的档案资料保管期限一般为10年至50年，主要包括公司/组织的业务合同、项目文档、技术资料等。4.短期保管的档案资料保管期限一般为1年至10年，主要包括一般性的行政文件、人事档案等。（四）档案资料的清查与盘点1.资料员应定期对档案资料进行清查和盘点，确保档案资料的数量、质量和存放位置准确无误。2.清查和盘点工作每年至少进行一次，清查结果应形成书面报告，报公司/组织领导审阅。3.对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如补充缺失的档案资料、修复损坏的档案等。五、档案资料借阅与利用（一）借阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要借阅档案资料的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案资料的名称和编号等信息。2.部门负责人审批《档案借阅申请表》，对于涉及机密的档案资料，需经公司/组织主管领导审批。3.资料员根据审批后的《档案借阅申请表》办理借阅手续，向借阅人提供档案资料，并登记借阅时间、归还时间等信息。（二）借阅期限1.一般档案资料的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。2.对于重要、机密的档案资料，借阅期限根据具体情况另行确定。（三）借阅要求1.借阅人应妥善保管档案资料，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁档案资料。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期，应提前向资料员说明情况。3.借阅人归还档案资料时，资料员应认真检查档案资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应及时报告并追究借阅人的责任。（四）档案资料的利用1.公司/组织内部人员利用档案资料进行工作时，应遵守相关法律法规和公司/组织的规定，不得泄露档案资料中的机密信息。2.因工作需要对外提供档案资料的，应按照国家有关规定办理审批手续，并确保档案资料的安全。六、档案资料鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案资料进行鉴定，由资料员、相关部门负责人及公司/组织领导组成鉴定小组，对档案资料的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案资料的保管期限、内容重要性、现实利用价值等因素，确定档案资料的存毁。（二）销毁程序1.对于确定销毁的档案资料，应填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案资料的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经公司/组织领导审批后，由资料员负责组织销毁工作。3.销毁档案资料时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。监销人员应在销毁清单上签字确认。4.销毁清单应妥善保存，以备查考。七、档案资料信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司/组织档案资料信息化管理系统，实现档案资料的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化管理，提高档案资料的管理效率和利用价值，为公司/组织的决策提供有力支持。（二）信息化管理系统功能1.档案录入：实现档案资料的电子化录入，包括档案基本信息、文件内容等。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、分类等进行检索，方便快速查找所需档案资料。3.借阅管理：对档案资料的借阅进行在线申请、审批和登记管理，实时掌握档案资料的借阅情况。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案资料的安全性和保密性。5.数据备份与恢复：定期对档案资料数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能。（三）信息化管理要求1.档案资料的电子化录入应准确、完整，确保与纸质档案资料一致。2.加强对信息化管理系统的维护和管理，确保系统的正常运行。3.定期对档案资料数据进行备份，备份存储设备应异地存放，确保数据安全。八、档案资料安全保密管理（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案资料进行保密管理。2.制定保密制度，明确保密责任和保密措施，对档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅、利用等环节进行保密管理。3.与接触档案资料的人员签订保密协议，明确保密义务和违约责任。（二）保密措施1.档案室应设置专门的保密区域，对机密档案资料进行单独存放。2.对涉及机密的档案资料，应采用加密存储、加密传输等技术手段进行保密。3.限制接触机密档案资料的人员范围，严格控制借阅权限。4.在档案资料的利用过程中，严禁在非保密场所谈论、传播机密信息。（三）保密监督与检查1.定期对档