财务报销制度执行不规范

PAGE财务报销制度执行不规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，确保公司各项费用支出合理、合规、透明，保障公司和员工的合法权益，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、合同工、实习生等。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效且与实际发生的经济业务相符，不得虚假报销。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性标准，杜绝不合理的开支。3.合规性原则：严格遵守国家法律法规、财务制度以及公司的相关规定，确保报销行为合规。4.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，避免拖延，以保证财务数据的及时性和准确性。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息，并按照公司审批流程提交相关领导审批。2.对于预算内的常规费用，申请人应确保费用在预算范围内，并按照既定的审批权限进行申请。对于预算外的费用，需额外提交费用预算调整申请，说明费用发生的必要性和合理性，经相关部门审核和公司领导批准后方可进行申请。（二）费用报销1.费用发生后，员工应及时收集相关的报销凭证，包括发票、收据、清单等。报销凭证应符合国家税务法规和公司财务制度的要求，发票必须是正规税务发票，内容完整、清晰，加盖发票专用章。2.员工将整理好的报销凭证粘贴在费用报销单上，按照费用报销单的格式要求填写报销日期、报销部门、报销人、费用明细、金额等信息，并在报销单上签字确认。3.将填写完整的费用报销单及相关凭证提交给部门负责人进行初审。部门负责人应审核费用的真实性、合理性和必要性，对不符合规定的报销申请予以退回，并说明原因。（三）财务审核1.部门初审通过后的报销申请提交至财务部门。财务人员对报销凭证的真实性、合法性、完整性以及费用的合理性进行审核。2.财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家税务法规和公司财务制度的要求，发票是否真实有效，内容是否完整，印章是否齐全。费用是否在预算范围内，是否符合公司的费用标准和审批权限。报销金额的计算是否准确，大小写是否一致。报销凭证与费用申请表的信息是否一致，费用用途是否清晰合理。3.对于审核中发现的问题，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。如报销申请不符合规定，财务人员有权拒绝报销，并将报销申请退回给报销人。（四）审批签字1.经过财务审核通过的报销申请，按照公司的审批流程提交给各级领导进行审批签字。审批签字应按照规定的审批权限进行，确保审批流程的合规性。2.审批人应认真审核报销申请，对费用的真实性、合理性和必要性负责。如发现问题，应及时与相关人员沟通并做出处理。（五）报销支付1.审批签字完成后，报销申请提交至财务部门进行报销支付。财务人员根据审批结果，按照公司的财务支付流程进行款项支付。2.对于符合报销规定的费用，财务人员将通过银行转账、现金支付等方式将款项支付给报销人。对于采用银行转账支付的，应确保收款账号信息准确无误；对于采用现金支付的，应要求报销人在现金支付凭证上签字确认。3.报销支付完成后，财务人员应及时登记日记账，更新相关财务数据，并将报销凭证进行归档保存，以便日后查阅和审计。三、费用报销标准及规定（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。具体标准如下：飞机：根据出差目的地、紧急程度等因素，按照公司制定的航线和舱位标准执行。一般情况下，经济舱为首选，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车：长途出差可乘坐火车硬卧或动车二等座；因工作需要且时间紧急的，可乘坐火车软卧或动车一等座，但需提供相关证明并经上级领导批准。轮船：根据出差行程需要，可乘坐相应等级的轮船舱位。市内交通费用：出差期间因工作需要乘坐出租车、地铁、公交车等市内交通工具的，应保留相应的发票作为报销凭证。出租车费用应注明起止地点、事由等信息；地铁、公交车费用可提供有效票据或电子支付记录。市内交通费用报销应根据实际发生情况合理控制，避免不必要的开支。2.住宿费用员工出差期间的住宿费用应根据公司规定的标准执行。住宿标准根据出差目的地的不同分为不同档次，具体标准如下：一线城市及经济发达地区：一般员工的住宿标准为[X]元/晚，部门负责人及以上级别员工的住宿标准为[X]元/晚。二线城市：一般员工的住宿标准为[X]元/晚，部门负责人及以上级别员工的住宿标准为[X]元/晚。三线及以下城市：一般员工的住宿标准为[X]元/晚，部门负责人及以上级别员工的住宿标准为[X]元/晚。两人及以上同行出差的，原则上应合住标准间，如需单独住宿的，需提前经上级领导批准，并按照单人住宿标准报销。3.餐饮补贴员工出差期间可享受餐饮补贴，补贴标准为[X]元/天。餐饮补贴已包含出差期间的早餐、午餐和晚餐费用，不再另行报销餐饮发票。如因特殊工作需要，经上级领导批准在外招待客户的，可凭有效发票报销招待费用，但应在报销单上注明招待客户的事由、人数等信息。招待费用应符合公司的相关规定，不得超过规定的标准。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等方面的支出。2.业务招待费应遵循必要性、合理性和合规性的原则，严格控制支出规模。招待费用应事先经公司领导批准，未经批准的招待费用不得报销。3.业务招待费报销时，应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、招待对象、招待事由、费用明细等信息，并附上有效的发票作为报销凭证。招待清单应真实、准确、完整，不得弄虚作假。4.公司对业务招待费实行总额控制，年度业务招待费支出不得超过公司当年营业收入的[X]%。具体的控制指标将根据公司的经营情况和财务状况进行调整。（三）办公用品及设备购置1.办公用品是指公司日常办公所需的文具、纸张、耗材等物品；办公设备是指用于办公的电脑、打印机、复印机、传真机等设备。2.办公用品及设备购置应遵循预算管理的原则，纳入公司年度预算计划。各部门应根据实际工作需要，合理编制办公用品及设备购置预算，并按照公司审批流程进行申报。3.办公用品及设备购置应选择正规渠道，确保质量和售后服务。购置办公用品及设备时，应取得合法有效的发票，并在发票上注明物品名称、规格、数量、单价、金额等信息。4.对于价值较高的办公设备，应按照公司固定资产管理规定进行采购、验收、登记和入账。固定资产的购置应经过严格的审批程序，确保资产的合理性和必要性。5.办公用品及设备购置报销时，应填写费用报销单，并附上购置清单、发票等相关凭证。购置清单应详细列出所购物品的名称、规格、数量、单价、金额等信息，与发票内容一致。（四）通讯费1.公司为员工提供通讯补贴，补贴标准根据员工的岗位级别分为不同档次。具体标准如下：高层管理人员：通讯补贴标准为[X]元/月。中层管理人员：通讯补贴标准为[X]元/月。基层员工：通讯补贴标准为[X]元/月。2.员工应选择合适的通讯套餐，并按照公司规定的通讯补贴标准进行报销。通讯费用报销应提供有效的发票或缴费记录，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.如员工因工作需要发生超出通讯补贴标准的通讯费用，需提前经上级领导批准，并按照实际发生金额进行报销。超出部分的通讯费用应单独核算，不得与通讯补贴混同报销。（五）会议费1.会议费是指公司组织召开会议所发生的各项费用，包括场地租赁、会议设备租赁、餐饮、住宿、资料印刷等方面的支出。2.会议的组织应遵循必要性、合理性和节约原则，严格控制会议规模和费用支出。召开会议前，应提前编制会议预算，明确会议的各项费用支出，并按照公司审批流程进行申报。3.会议费报销时，应提供详细的会议清单，包括会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、费用明细等信息，并附上有效的发票作为报销凭证。会议清单应真实、准确、完整，不得弄虚作假。4.会议费应按照实际发生金额进行报销，不得虚报、多报。对于会议期间发生的与会议无关的费用，不得列入会议费报销范围。四、报销凭证要求（一）发票1.所有报销凭证必须是正规税务发票，发票应具备以下要素：发票名称：应与销售方的经营范围相符，如“增值税专用发票”、“增值税普通发票”等。发票号码：为唯一标识，不得重复。开票日期：应与费用发生时间相符。购买方信息：应填写公司全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。销售方信息：应填写销售方全称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。货物或应税劳务、服务名称：应详细注明所购商品或服务的名称、规格、型号等信息。金额：包括不含税金额、税率、税额等信息，大小写应一致。发票专用章：应加盖销售方的发票专用章，印章清晰、完整。2.发票内容应真实、准确、完整，不得涂改、挖补。如发票内容有误，应要求销售方重新开具正确的发票。3.对于增值税专用发票，应在规定的认证期限内进行认证抵扣。逾期未认证的，不得抵扣进项税额，相应的费用不得在企业所得税前扣除。（二）收据1.除发票外，部分费用支出可使用收据作为报销凭证，但收据应符合以下要求：收据必须是由财政部门监制的正规收据，或由税务部门监制的定额发票。收据应注明收款单位名称、收款日期、收款项目、金额等信息，并加盖收款单位的财务专用章或发票专用章。对于非财政部门监制或税务部门监制的收据，不得作为报销凭证。2.收据的使用应严格按照规定的范围进行，不得随意扩大使用范围。如行政事业性收费、政府性基金等可使用财政部门监制的收据；停车费、出租车费等可使用税务部门监制的定额发票。（三）其他凭证1.除发票和收据外，其他费用支出还可能需要提供相关的证明材料作为报销凭证，如合同、协议、清单、审批文件等。2.合同、协议等应明确双方的权利义务、费用标准、支付方式等内容，并由双方签字盖章确认。合同、协议的复印件应与原件核对一致，并加盖公司公章或相关部门印章。3.清单应详细列出所购商品或服务的名称、规格、数量、单价、金额等信息，与发票内容一致。清单应加盖销售方的公章或发票专用章。4.审批文件应包括费用申请审批表、预算调整审批表、会议纪要等，审批文件应按照公司规定的审批流程进行签字盖章，确保审批的合规性。五、报销审批权限（一）一般费用报销审批权限1.员工单次费用报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.员工单次费用报销金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报分管领导审批。3.员工单次费用报销金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，分管领导审核后，报总经理审批。（二）特殊费用报销审批权限1.对于预算外的费用报销，无论金额大小，均需经过总经理审批，并提交公司董事会审议通过后方可报销。2.对于涉及重大项目、重大决策等事项的费用报销，应按照公司的相关规定进行专项审批，审批权限可根据具体情况适当提高。（三）审批流程简化1.在紧急情况下，如因工作需要必须立即支付的费用，可先由部门负责人口头批准，待事后及时补办书面审批手续。2.对于日常发生的小额费用报销，如办公用品购置、市内交通费用等，可根据公司实际情况，适当简化审批流程，由部门负责人定期进行集中审批。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对财务报销制度的执行情况进行审计检查，确保报销行为符合公司规定和国家法律法规的要求。2.内部审计的内容包括报销凭证的真实性、合法性、完整性，费用报销的合理性、合规性，审批流程的执行情况等。3.内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）财务监督1.财务部门应加强对财务报销制度执行情况的日常监督，对报销凭证进行严格审核，对不符合规定的报销申请予以退回，并及时与报销人沟通。2.财务部门应定期对公司的费用支出情况进行统计分析，及时发现异常情况，并向公司领导报告。3.财务部门应建立健全财务报销台账，详细记录每一笔报销业务的发生时间、报销人、费用明细、金额、审批情况等信息，以便日后查阅和审计。（三）员工监督1.公司鼓励员工对财务报销制度的执行情况进行监督，如发现违规报销行为，可向公司内部审计部门或财务部门举报。2.对于员工的举报，公司应及时进行调查核实，并根据调查结果做出相应的处理。如举报属实，公司将对违规报销人员进行严肃处理，并给予举报人一定的奖励。七、违规处理（一）违规行为界定1.以下行为属于财务报销违规行为：虚假报销：提供虚假的报销凭证，虚报费用支出。超标准报销：超过公司规定的费用报销标准进行报销。未经审批报销：未按照公司规定的审批流程进行审批，擅自报销费用。报销凭证不符合规定：报销凭证不真实、不合法、不完整，如发票虚假、内容涂改、印章不全等。其他违规行为：违反国家法律法规、公司财务制度以及本报销制度的其他行为。（二）处理措施1.对于发现的财务报销违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：对于情节较轻的违规行为，如报销凭证填写不规范、费用报销超标准但金额较小等，公司将要求违规报销人限期整改，重新提供合规的报销凭证，并对其进行批评教育。对于情节较重的违规行为，如虚假报销、未经审批报销等，公司将给予违规报销人警告、罚款等处罚，并追回违规报销的费用。同时，公司将视情况对违规报销人的绩效进行扣分处理，影响其薪酬和晋升。对于情节严重的