书写规范审核制度流程

PAGE书写规范审核制度流程一、总则（一）目的为确保公司各类文件、资料、报告等书写规范统一，提高文件质量和传递效率，避免因书写不规范导致的信息误解、工作失误及法律风险，特制定本审核制度流程。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、各层级形成的各类书面材料，包括但不限于公文、合同、协议、报告、报表、宣传资料、工作记录等。（三）基本原则1.合法性原则：书写规范应符合国家法律法规及行业相关标准要求。2.准确性原则：表达准确清晰，避免模糊、歧义或容易引起误解的表述。3.一致性原则：在格式、用语、符号等方面保持公司内部的统一规范。4.实用性原则：以满足工作实际需求为出发点，便于文件的撰写、审核、存档及查阅。二、书写规范要求（一）格式规范1.页面设置一般采用A4纸，页边距上下左右各设置为2.5厘米。页眉页脚根据实际需要合理设置，页眉一般为公司名称或部门名称，页脚可包含页码、日期等信息。2.字体字号标题：一般采用二号宋体加粗，居中显示。一级标题：三号黑体，左对齐。二级标题：小三号楷体加粗，左对齐。正文：一般采用小四号宋体，行距为1.5倍行距。3.段落格式每段开头空两格，段与段之间不空行。对于较长的段落，可适当分段，保持逻辑清晰。4.编号与排版按照章节、条款顺序依次编号，编号应准确、连续。编号格式一般为“第X章”“第X.X条”等，如“第1章总则”“第1.1条目的”。列表内容应根据需要采用有序列表（如1.、2.、3.）或无序列表（如●、○），列表内容应简洁明了，层次分明。（二）用语规范1.语言表达应使用规范的现代汉语，避免使用生僻、晦涩、口语化或随意简化的词汇和表述。语句通顺、逻辑连贯，避免出现语病、歧义或前后矛盾的情况。2.专业术语对于特定行业或专业领域的术语，应使用准确、规范的定义，不得随意创造或误用。首次使用专业术语时，应进行必要的解释或说明，以便读者理解。3.称谓规范涉及公司内部人员时，应使用规范的职务或职称，不得使用昵称、简称或不恰当的称呼。如“总经理”“财务部经理”等。涉及外部单位或人员时，应使用正式、规范的名称，不得使用简称或易引起歧义的称呼。（三）数字与标点符号规范1.数字使用一般情况下，应使用阿拉伯数字表示具体的数量、日期、时间等。如“2023年10月15日”“500元”“3天”等。整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如“一个人”“三本书”“八个项目”等。数值范围的表示应统一、规范，如“1020”“50%60%”等。2.标点符号使用应正确使用标点符号，遵循国家规定的标点符号用法标准。常见标点符号的用法如下：句号（。）：用于陈述句末尾。问号（？）：用于疑问句末尾。叹号（！）：用于感叹句末尾。逗号（，）：表示句子内部的一般性停顿。顿号（、）：用于并列词语之间的停顿。分号（；）：用于复句内部并列分句之间的停顿。冒号（：）：用于提示下文或总结上文。引号（“”）：用于引用他人的话语、特定称谓、强调的内容等。括号（（））：用于注释、补充说明等。破折号（——）：用于表示解释说明、话题转换、声音延长等。三、审核流程（一）起草阶段1.起草人职责起草人应熟悉相关业务和书写规范要求，确保所起草的文件内容准确、完整、清晰。在起草过程中，严格按照格式规范、用语规范、数字与标点符号规范进行书写，避免出现不规范之处。起草完成后，应对文件进行初步自查，检查是否存在错别字、语法错误、格式混乱等问题，并进行必要的修改和完善。2.部门负责人审核起草人所在部门负责人应对起草文件进行审核，重点审核文件内容是否符合部门工作实际和业务要求，是否与公司整体战略和政策保持一致。检查文件格式、用语、数字与标点符号等是否符合规范要求，确保文件质量。对审核中发现的问题提出修改意见，反馈给起草人进行修改。修改完成后，再次进行审核，直至审核通过。（二）审核阶段1.归口审核部门审核根据文件性质和业务归口，由相应的归口审核部门对文件进行审核。归口审核部门应指定专人负责审核工作，确保审核的专业性和准确性。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性、逻辑性以及格式规范等方面。对于涉及重要事项、重大决策、合同协议等关键文件，归口审核部门应组织相关人员进行会审，充分征求各方面意见，确保文件质量。审核人员应填写审核意见表，详细记录审核过程中发现的问题及修改建议，并反馈给起草部门或起草人。2.跨部门协调审核对于涉及多个部门的文件，由主办部门负责组织跨部门协调审核。主办部门应提前与相关部门沟通协调，明确各部门审核职责和重点。各相关部门应在规定时间内完成审核，并将审核意见反馈给主办部门。主办部门负责汇总整理各部门意见，形成统一的审核意见，反馈给起草人进行修改。在跨部门协调审核过程中，如遇意见分歧较大的问题，应组织相关部门进行专题讨论，共同协商解决，确保文件符合各方利益和工作需求。（三）审批阶段1.分管领导审批文件经归口审核部门审核通过后，提交给分管领导进行审批。分管领导应对文件内容进行全面审查，重点关注文件涉及的业务事项、政策法规、决策依据以及对公司的影响等方面。根据审核意见和实际情况，对文件作出审批决定。如同意发布，应签署审批意见；如需要修改完善，应明确提出修改要求，退回起草部门进行修改。2.主要领导审批对于涉及公司重大事项、重要决策、大额资金使用、对外合作等关键文件，在分管领导审批后，还需提交主要领导进行最终审批。主要领导应从公司整体战略和长远发展的角度出发，对文件进行宏观把控和决策审批。审批通过后，文件方可正式发布实施。（四）签发阶段1.文件签发人文件经审批通过后，由相应的签发人进行签发。签发人应根据文件性质和审批权限确定，一般为公司领导或部门负责人。签发人应对文件的最终版本进行审核确认，确保文件内容准确无误、格式规范统一，并承担相应的法律责任。2.签发流程：签发人在文件首页的签发栏内签署姓名、日期。如文件需要加盖公司公章，应在签发后及时办理盖章手续。（五）存档阶段1.文件归档文件签发后，由公司办公室或相关档案管理部门负责按照档案管理规定进行归档保存。归档文件应确保齐全、完整、准确，按照分类编号顺序进行整理存放。建立电子档案和纸质档案相结合的管理方式，电子档案应进行备份存储，确保数据安全可靠。同时，应建立完善的档案检索系统，便于文件的查询和利用。2.档案保管期限根据文件性质和重要程度，确定档案的保管期限。一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。对于涉及公司重要历史资料、关键业务记录、法律纠纷等具有长期保存价值的文件，应进行永久保存。四、监督与考核（一）监督机制1.内部监督公司办公室负责对各部门文件书写规范审核制度的执行情况进行日常监督检查。定期对已发布的文件进行抽查，检查文件是否符合书写规范要求，审核流程是否执行到位。对于检查中发现的问题，及时向相关部门反馈，并督促其进行整改。对整改不力的部门，进行通报批评。2.外部监督关注国家法律法规、行业标准的更新变化，及时调整公司的书写规范审核制度，确保公司文件符合外部要求。对于涉及对外报送的重要文件，可咨询专业法律机构或行业专家，进行合法性审查，避免因书写不规范引发法律风险。（二）考核办法1.考核对象本考核办法适用于公司内部各部门及相关工作人员。2.考核内容文件书写规范执行情况：包括格式规范、用语规范、数字与标点符号规范等方面的遵守情况。审核流程执行情况：各环节审核人员是否按照规定要求进行审核，审核意见是否准确、全面，审核流程是否顺畅。文件质量：文件内容的准确性、完整性、逻辑性以及对工作的指导作用等方面的评价。3.考核方式定期考核：每季度对各部门文件书写规范审核制度执行情况进行一次全面考核，通过查阅文件档案、统计审核意见等方式进行量化评分。不定期抽查：根据工作需要，对特定部门或特定文件进行不定期抽查，及时发现问题并进行督促整改。4.考核结果应用将考核结果与部门和个人的绩效挂钩，对执行情况良好的部门和个人给予表彰和奖励，如绩效加分、荣誉证书等。对执行不力、多次出现文件书写不规范问题的部门和个人进行批评教育，并根据情节轻重给予相应的绩效扣分、经济处罚等处理措施。五、附则（一）解释权本制度由公司办公室负责解释。在执行过程中，如遇本制度未明确规定的事项，由公司办公室