档案管理制度基本原则

PAGE档案管理制度基本原则一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案管理制度基本原则。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是指公司/组织在各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理职责1.公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。2.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人负责具体档案管理事务。3.档案管理人员负责档案的日常管理，包括分类、编号、装订、存储、查阅服务等工作，确保档案管理工作的规范化、标准化。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括公司/组织的各类规章制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、人事档案、财务档案等。2.业务管理档案：涵盖公司/组织在业务活动中产生的合同协议、项目文档、市场调研报告、客户资料、业务报表等。3.技术档案：涉及公司/组织的技术研发资料、产品设计图纸、工艺流程、技术标准、专利文件等。4.其他档案：如声像档案（照片、录音、录像等）、实物档案（证书、奖杯、奖章等）以及其他具有保存价值的资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时、主动地收集本部门工作中形成的各类档案，确保档案的完整性。2.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份，分别保存于不同的存储介质或地点，以防万一。3.收集的档案应保持原始材料的真实性和完整性，不得擅自涂改、伪造或损毁。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照档案的来源、时间、内容和形式等特征进行分类整理，确保分类科学、合理。3.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查找。（四）整理方法1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类，如将文件分为永久、长期、短期保管，并按照不同部门或问题进行排列。2.科技档案：按照项目专业阶段进行分类，如以某个科研项目为单位，按照研究专业和项目进展阶段对相关资料进行整理。3.会计档案：按照会计年度类别进行分类，如分为会计凭证、会计账簿、财务报告等类别。4.声像档案：按照内容时间顺序进行整理，并注明拍摄（录制）时间、地点、人物、事由等信息。5.实物档案：按照类别时间顺序进行整理，对每件实物进行详细登记，记录其来源、获得时间、保存状况等。三、档案的归档与移交（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技项目档案应在项目结束后三个月内完成归档。3.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后移交档案管理部门保管。4.声像档案、实物档案应在形成后及时整理归档。（二）归档要求1.各部门整理好的档案应编制详细的归档目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.档案应装订整齐，采用统一规格的档案盒进行装盒，并在盒脊上注明档案类别、年度、保管期限等信息。3.归档的档案应填写档案移交清单，一式两份，交接双方签字确认，各留存一份。（三）移交程序1.各部门档案管理人员将整理好的档案及归档目录、移交清单一并提交给档案管理部门。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，如发现问题应及时与移交部门沟通，要求补充或更正。3.审核无误后，档案管理部门接收档案，并将其按照规定的分类方法进行上架存储。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内应配备必要的档案存储设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，确保档案存放环境的整洁。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。2.对于涉及公司/组织核心业务、重要资产、重大决策等方面的档案，应列为永久保管。3.对于一般性业务档案、工作参考资料等，可根据实际情况确定为长期或短期保管。（三）保管措施1.对纸质档案应进行分类存放，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。2.对电子档案应进行备份存储，采用多种存储介质，如光盘、磁带、硬盘等，并分别存储于不同地点。备份数据应定期进行检查和更新，确保数据的完整性和可用性。3.对声像档案、实物档案应采取特殊的保管措施，如对照片、底片应进行防潮、防虫处理，对实物档案应进行妥善包装和存放，防止损坏。4.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、存储位置等信息，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、敏感信息的档案，查阅申请人应经公司/组织分管领导审批，并严格限制查阅范围和时间。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，应提前向公司/组织提出书面申请，经公司/组织主要领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（二）查阅程序1.申请人持审批后的《档案查阅申请表》到档案管理部门办理查阅登记手续，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找相应档案，并在查阅登记表上记录查阅时间、查阅人、档案名称等信息。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房或转借他人。查阅过程中应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员核对无误后，在查阅登记表上注明归还时间，并将档案归还原位。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案的复印件、扫描件或电子文档等形式的服务，确保查阅人员能够方便地获取所需信息。2.对于需要对档案进行进一步分析、研究或加工利用的情况，档案管理部门可根据实际情况提供必要的协助，但查阅人员不得擅自对档案进行改编、翻译、出版等行为。3.公司/组织鼓励各部门积极利用档案资源，开展业务培训、经验交流、项目论证等活动，充分发挥档案的价值。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理，及时剔除失去保存价值的档案。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门代表、财务人员等组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和处理建议。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断其是否具有保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况，确定档案的保管期限是否需要调整。3.对于涉及重要历史事件、重大决策、核心业务等方面的档案，应进行重点审查，确保其永久保存。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定失去保存价值的档案，编制《档案销毁清单》，清单应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司/组织分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并由专人负责监督销毁过程，确保销毁彻底。4.销毁完毕后，监督人员应在《