档案仓库管理制度规范

PAGE档案仓库管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案仓库管理，确保档案的完整、安全与有效利用，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案仓库的管理，包括但不限于各类纸质档案、电子档案等。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案在存储过程中的安全，防止档案信息泄露。2.分类管理原则：按照档案的类别、来源、时间等进行科学分类，便于查找和管理。3.高效利用原则：在保证档案安全的前提下，提高档案的利用效率，满足公司各项工作的需求。二、档案仓库环境管理（一）仓库选址与布局1.档案仓库应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的区域。2.仓库内部应合理划分档案存储区、整理区、查阅区等功能区域，确保各区域之间互不干扰。（二）温湿度控制1.档案仓库的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，实时监测仓库内的温湿度情况，并做好记录。当温湿度超出规定范围时，应及时采取相应的调控措施。（三）清洁与卫生1.定期对档案仓库进行清洁，保持仓库内的整洁。2.做好防虫、防鼠工作，定期检查仓库内是否有虫鼠活动迹象，如有发现应及时采取措施进行处理。三、档案入库管理（一）档案收集1.各部门应按照公司规定的档案归档范围和时间要求，及时收集本部门形成的档案，并进行初步整理。2.档案收集过程中，应确保档案的完整性和准确性，避免出现缺页、漏项等情况。（二）档案整理1.档案管理人员对收集到的档案进行进一步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目等工作。2.对纸质档案进行装订、编页，确保档案的整齐美观；对电子档案进行格式转换、命名规范等处理，便于存储和检索。（三）档案入库1.整理好的档案应及时入库，按照档案存储位置进行存放。2.在档案入库时，应填写档案入库登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息。四、档案存储管理（一）档案分类1.公司档案分为行政管理类、业务管理类、财务审计类、人力资源类、项目管理类等类别。2.每类档案下再根据具体内容进行细分，形成科学合理的档案分类体系。（二）档案编号1.为每一份档案赋予唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息。2.编号应遵循一定的编码规则，确保编号的系统性和连贯性，便于档案的识别和管理。（三）档案存放1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序依次存放，便于查找和取用。2.对于重要档案和频繁使用的档案，应设置专门的存放区域，并采取适当的防护措施。（四）档案标识1.在档案存放位置设置明显的标识牌，标明档案的类别、年度、保管期限等信息。2.对于电子档案，应在存储设备上标注档案的名称、编号、存储位置等信息，便于快速查找。五、档案借阅管理（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理借阅手续。（二）借阅审批1.档案管理人员对借阅申请进行审核，根据档案的密级、重要性等情况进行审批。2.对于涉及公司机密的档案，借阅申请需经公司分管领导批准后方可办理借阅手续。（三）借阅登记1.档案管理人员在批准借阅申请后，应进行借阅登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅档案名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，确保记录的准确性和完整性。（四）档案借阅1.借阅人凭借阅申请表和有效证件到档案仓库领取档案，档案管理人员应向借阅人当面清点档案数量，并告知借阅人档案的保管要求和注意事项。2.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、污损档案。（五）档案归还1.借阅人应在规定的借阅时间内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.档案管理人员在接收归还的档案时，应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案查阅管理（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字批准后，交档案管理人员办理查阅手续。（二）查阅审批1.档案管理人员对查阅申请进行审核，根据档案的密级、重要性等情况进行审批。2.对于涉及公司机密的档案，查阅申请需经公司分管领导批准后方可办理查阅手续。（三）查阅登记1.档案管理人员在批准查阅申请后，应进行查阅登记，记录查阅人的姓名、部门、查阅档案名称、编号查阅时间等信息。2.查阅登记应采用纸质和电子两种方式进行，确保记录的准确性和完整性。（四）档案查阅1.查阅人应在档案管理人员指定的查阅区域内查阅档案，不得将档案带出查阅区域。2.档案管理人员应在查阅现场进行监督，确保查阅人遵守查阅规定，不得擅自摘抄、复制档案内容。（五）查阅记录1.查阅人查阅档案时，如需摘抄、复制档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理相关手续。2.摘抄、复制的档案内容应注明出处和用途，并由档案管理人员进行审核和登记。七、档案保管期限管理（一）保管期限划分1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司设立、变更、终止等重要文件，以及涉及公司权益、债权债务等方面的重要合同、协议等。3.长期保管的档案保管期限为10年以上，主要包括公司年度工作计划、总结、统计报表等一般性文件。4.短期保管的档案保管期限为110年，主要包括公司一般性的通知、简报、会议记录等文件。（二）保管期限确定1.各部门在档案收集整理过程中，应根据档案的性质和重要程度，初步确定档案的保管期限。2.档案管理人员对各部门提交的档案保管期限进行审核，如有异议应及时与相关部门沟通协商，最终确定档案的保管期限。（三）保管期限调整1.随着时间的推移和公司业务的发展，档案的保管期限可能需要进行调整。2.档案保管期限调整时，应由档案管理人员提出申请，经公司分管领导批准后进行调整，并做好相应的记录。八、档案鉴定与销毁管理（一）档案鉴定1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案是否仍具有保存价值。2.档案鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司分管领导组成的鉴定小组共同进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、性质、历史价值等因素，对档案进行全面评估，确定档案的存毁。（二）销毁申请1.对于经鉴定确定需要销毁的档案，档案管理人员应填写档案销毁申请表，注明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.申请表经公司分管领导批准后，交档案管理人员办理销毁手续。（三）销毁审批1.档案销毁申请表应报公司档案管理部门负责人审核，确保销毁档案的准确性和合规性。2.审核通过后，报公司分管领导批准，批准后方可进行档案销毁工作。（四）档案销毁1.档案销毁工作应在指定的场所进行，由档案管理人员和相关监督人员共同实施。2.销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.在档案销毁过程中，应填写档案销毁登记表，详细记录销毁档案的名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息。（五）销毁监督1.公司应设立专门的档案销毁监督人员，对档案销毁过程进行全程监督。2.监督人员应确保档案销毁工作按照规定的程序和方式进行，防止档案信息泄露。九、档案信息化管理（一）电子档案收集与整理1.各部门应按照公司规定的电子档案归档范围和要求，及时收集本部门形成的电子档案，并进行初步整理。2.电子档案整理过程中，应确保文件格式的规范性、文件名的准确性和元数据的完整性。（二）电子档案存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。2.存储设备应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问电子档案。（三）电子档案检索与利用1.建立电子档案检索系统，方便档案管理人员和利用人员快速查找所需档案。2.利用人员可通过网络远程访问电子档案，但应遵守公司的相关规定和保密要求。（四）电子档案安全管理1.加强电子档案的安全防护，采取防火墙、杀毒软件、数据加密等措施，防止电子档案被非法入侵、篡改或丢失。2.定期对电子档案存储设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。十、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度规范，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案管理工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.负责档案仓库的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、借阅、查阅、鉴定、销毁等。4.负责档案信息化建设工作，建立和维护电子档案管理系统。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责档案的日常收集、整理、编目、上架等工作。办理档案的借阅、查阅、归还等手续，做好相关记录。定期对档案仓库进行检查，确保档案的安全和完整。协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，做好销毁档案的登记和监督工作。负责电子档案的收集注册、整理存储、检索利用等工作。2.档案主管负责制定档案工作计划和目标，并组织实