小型生产企业报销制度

PAGE小型生产企业报销制度一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工。（三）基本原则1.真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。2.合理性原则：费用报销应符合公司的经营活动需要，遵循合理性、必要性的原则，杜绝不合理的开支。3.及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。4.分级审批原则：根据费用金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程规范、高效。二、费用报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写相关费用申请表，详细注明费用的用途、金额、预计发生时间等信息。2.申请表应经部门负责人审核签字，确认费用的合理性和必要性。（二）费用发生及报销凭证取得1.员工按照费用申请表的内容进行费用支出，并取得合法有效的报销凭证。报销凭证包括发票、收据、清单等，应符合国家法律法规和税务部门规定。2.发票应具备以下要素：发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等，并加盖发票专用章。3.对于无法取得发票的特殊情况，如支付给个人的小额费用等，应取得对方出具的收据，并注明收款事由、金额、收款人姓名及联系方式等。（三）报销粘贴1.员工将取得的报销凭证按照费用类别进行分类整理，并粘贴在报销粘贴单上。粘贴应整齐、牢固，便于审核。2.报销粘贴单应注明报销日期、员工姓名、部门、费用明细、金额合计等信息。（四）报销审批1.员工将粘贴好的报销凭证及报销粘贴单提交给部门负责人进行初审。部门负责人应认真审核报销内容的真实性、合理性和完整性，签字确认后提交给财务部门。2.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的合法性、合规性进行审核。对于不符合规定的报销凭证，财务部门有权要求员工补充或更换。3.根据费用金额大小，实行分级审批制度：费用金额在[X]元以下的，由部门负责人和财务负责人审批。费用金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人和分管领导审批。费用金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人、分管领导和总经理审批。（五）报销支付1.经审批通过的报销申请，财务部门在规定的时间内进行支付。支付方式可根据公司实际情况选择现金、银行转账等。2.对于通过银行转账支付的报销款项，财务部门应确保收款账户信息准确无误。3.员工应及时查询报销款项的到账情况，如有疑问应及时与财务部门沟通。三、各类费用报销规定（一）差旅费1.差旅费是指员工因公务出差期间发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用：员工应根据出差的实际需要选择合适的交通工具，并按照公司规定的标准报销。乘坐飞机应选择经济舱，特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，应提前经部门负责人和分管领导批准。乘坐火车应优先选择硬座、硬卧，如因工作需要乘坐软卧的，应提前经部门负责人和分管领导批准。市内交通费用应根据实际情况凭有效票据报销，原则上不超过[X]元/天。3.住宿费用：员工应根据出差目的地的实际情况选择合适的住宿标准，并按照公司规定的标准报销。一线城市及经济发达地区的住宿标准为[X]元/天，二线城市的住宿标准为[X]元/天，三线及以下城市的住宿标准为[X]元/天。两人及以上同行的，应根据实际情况安排住宿，原则上不超过规定标准的[X]%。4.餐饮费用：餐饮补贴按照出差自然天数计算，标准为[X]元/天。出差期间如有招待客户等特殊情况，需单独报销餐饮费用的，应提前经部门负责人和分管领导批准，并注明招待事由、招待对象等信息。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的招待客户、供应商等的费用。2.业务招待费应遵循必要性、合理性、合规性的原则进行支出。3.业务招待费的报销应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、招待对象、招待事由等信息。4.业务招待费的审批权限：单次业务招待费金额在[X]元以下的，由部门负责人和财务负责人审批。单次业务招待费金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人和分管领导审批。单次业务招待费金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人、分管领导和总经理审批。（三）办公用品及低值易耗品1.办公用品及低值易耗品是指公司日常办公所需的文具、纸张、电脑耗材、办公家具等物品。2.办公用品及低值易耗品的采购应遵循集中采购、归口管理的原则。由行政部门统一负责采购，并建立相应的采购台账。3.员工因工作需要领用办公用品及低值易耗品时，应填写领用申请表，经部门负责人签字后到行政部门领取。4.办公用品及低值易耗品的报销应提供有效的发票及采购清单，注明物品名称、规格、数量、金额等信息。（四）通讯费1.通讯费是指员工因工作需要发生的手机话费、固定电话费等费用。2.公司根据员工的工作岗位和实际需要，制定通讯费补贴标准。补贴标准分为[具体标准1]、[具体标准2]等不同档次。3.员工应按照公司规定的标准凭有效发票报销通讯费，超出标准部分不予报销。4.通讯费的报销应注明手机号码、费用所属期间等信息。（五）车辆费用1.车辆费用是指公司自有车辆或员工因工作需要使用车辆发生的加油费、停车费、维修费、保险费等费用。2.公司自有车辆的费用由行政部门统一管理，定期进行核算和报销。3.员工因工作需要使用个人车辆的，可按照公司规定的标准报销车辆费用。报销标准根据车辆排量等因素分为[具体标准1]、[具体标准2]等不同档次。4.车辆费用的报销应提供有效的发票及相关凭证，注明费用所属期间、行驶里程等信息。（六）培训费1.培训费是指公司为员工提供培训课程、参加外部培训等发生的费用。2.员工参加培训应提前填写培训申请表，经部门负责人和分管领导批准后参加。3.培训费用的报销应提供培训合同、发票、培训证书等相关凭证，注明培训内容、培训时间、培训费用等信息。4.对于公司内部组织的培训，培训费用由公司统一支付；对于员工自行参加外部培训的，需在培训结束后按照公司规定的流程进行报销。（七）会议费1.会议费是指公司组织召开会议发生的场地租赁、餐饮、住宿、资料印刷等费用。2.会议的组织应提前制定详细的会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。3.会议费用的报销应提供会议通知、会议签到表、发票、费用清单等相关凭证，注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人数、费用明细等信息。4.会议费用的审批权限：单次会议费金额在[X]元以下的，由部门负责人和财务负责人审批。单次会议费金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人、财务负责人和分管领导审批。单次会议费金额在[X]元以上的，由部门负责人、财务负责人、分管领导和总经理审批。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务部门统一监制的正规发票，发票内容应真实、完整、准确。2.发票应加盖发票专用章，印章应清晰、可辨认。3.发票的开具日期应与费用发生日期相符，发票号码应连续、无缺号。4.对于增值税专用发票，应按照规定进行认证和抵扣。（二）收据要求1.收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据内容应真实、完整、准确。2.收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，印章应清晰、可辨认。3.收据的开具日期应与费用发生日期相符，收据号码应连续、无缺号。（三）其他凭证要求1.对于无法取得发票或收据的特殊情况，应提供其他合法有效的凭证，如付款凭证、合同协议等。2.凭证应注明费用的用途、金额、支付方式等信息，并由相关人员签字确认。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内办理报销手续，逾期不予受理。