汽修厂档案资料管理制度

PAGE汽修厂档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强汽修厂档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料的利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汽修厂全体员工及与汽修厂业务相关的各类档案资料管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：汽修厂档案资料由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映汽修厂的业务活动和历史面貌，保证档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损坏和丢失，确保档案资料的安全性。4.方便利用原则：档案资料的管理应便于查询、借阅和使用，提高档案资料的利用效率。二、档案资料管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善汽修厂档案资料管理制度，并组织实施。2.负责档案资料的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.负责档案资料的鉴定、销毁和移交工作。4.负责档案资料的查询、借阅和利用服务工作。5.负责档案管理设施设备的配备、维护和管理工作。6.负责对各部门档案资料管理工作进行指导、监督和检查。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.负责建立本部门档案资料的借阅登记制度，严格控制档案资料的借阅范围和借阅期限。3.负责对本部门档案资料的安全保密工作进行监督和检查，发现问题及时报告档案管理部门。4.协助档案管理部门做好档案资料的鉴定、销毁和移交工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案资料管理制度，做好档案资料的日常管理工作。2.负责档案资料的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.负责档案资料的鉴定、销毁和移交工作，严格按照规定程序办理相关手续。4.负责档案资料的查询、借阅和利用服务工作，及时为利用者提供档案资料。5.负责档案管理设施设备的维护和管理工作，保证档案管理工作的正常开展。6.积极参加档案业务培训和学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类1.行政管理类：包括汽修厂的各项规章制度、会议记录、工作计划与总结、请示报告、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：包括汽修厂的维修业务档案、配件采购档案、客户档案、质量检验档案等。3.技术资料类：包括汽修厂的维修技术手册、电路图、工艺文件、设备档案等。4.其他类：包括汽修厂的荣誉证书、合同协议、广告宣传资料等。（二）档案资料编号1.档案资料编号采用“类别代码+年度+流水号”的方式进行编制。2.类别代码：按照档案资料分类，分别用不同的字母或数字表示各类档案资料的类别。3.年度：用四位数字表示档案资料形成的年份。4.流水号：按照档案资料形成的先后顺序，依次编制流水号。例如：行政管理类档案资料编号为XZGL2023001，其中“XZGL”表示行政管理类，“2023”表示2023年，“001”表示该类档案资料的流水号。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.汽修厂在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等。2.上级主管部门下发的与汽修厂业务相关的文件、资料、通知等。3.汽修厂与外部单位签订的合同协议、合作意向书等。4.汽修厂员工的个人档案、培训记录、考核资料等。5.其他与汽修厂业务相关的有保存价值的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对于电子文件，应同时收集其对应的纸质文件，并确保电子文件与纸质文件内容一致。（三）整理要求1.档案管理人员应按照档案资料分类标准，对收集到的档案资料进行分类整理。2.档案资料应按照形成时间顺序进行排列，同一类档案资料应按照其重要程度和相关性进行排列。3.对于档案资料中的文件、资料、图表等，应进行编号、编目，并编制相应的目录清单。4.档案资料应使用统一规格的档案盒、档案袋进行装盒、装袋，并在档案盒、档案袋上标明档案资料的类别、年度、流水号等信息。五、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案资料移交档案管理部门进行归档。2.档案管理人员应按照档案资料归档要求，对移交的档案资料进行审核，确保档案资料的质量符合要求。3.审核合格的档案资料应及时进行归档，并在档案管理系统中进行登记。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案资料：包括汽修厂的重要规章制度、财务档案、人事档案、营业执照、税务登记证等。3.长期保管的档案资料：保管期限为10年以上（含10年）的档案资料，包括汽修厂的维修业务档案、配件采购档案、客户档案等。4.短期保管的档案资料：保管期限为10年以下的档案资料，包括汽修厂的一般性文件、资料、通知等。（三）保管方式1.档案资料应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并定期进行备份，确保电子档案的安全性和完整性。4.档案管理人员应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案资料的保管期限和实际利用价值，对档案资料进行定期鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。2.档案鉴定工作小组负责对档案资料进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.档案管理人员应根据档案资料的保管期限和实际利用价值，对档案资料进行初步筛选。2.档案鉴定工作小组应通过查阅档案资料、听取相关人员意见等方式，对初步筛选出的档案资料进行全面审查。3.根据审查结果，档案鉴定工作小组应提出档案资料的鉴定意见，确定档案资料的存毁。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案资料，应填写《档案资料销毁清单》，详细记录档案资料的类别、年度、流水号、名称、数量等信息。2.《档案资料销毁清单》应经档案管理部门负责人、分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案资料的销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案资料无法恢复。4.档案管理人员应在《档案资料销毁清单》上签字确认销毁情况，并将销毁清单存档备查。七、档案资料的查询与借阅（一）查询程序1.利用者如需查询档案资料，应填写《档案资料查询申请表》，注明查询的档案资料类别、年度、流水号、查询内容等信息。2.《档案资料查询申请表》应经利用者所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理人员应根据利用者提交的《档案资料查询申请表》，在档案管理系统中进行查询，并将查询结果提供给利用者。4.利用者如需复印或摘录档案资料，应经档案管理部门负责人签字批准后，方可进行。（二）借阅程序1.利用者如需借阅档案资料，应填写《档案资料借阅申请表》，注明借阅的档案资料类别、年度、流水号、借阅期限等信息。2.《档案资料借阅申请表》应经利用者所在部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。3.档案管理人员应根据批准的《档案资料借阅申请表》，将档案资料提供给利用者，并办理借阅登记手续。4.利用者应在规定的借阅期限内归还档案资料，如需延期借阅，应提前办理延期手续。5.档案管理人员应在利用者归还档案资料时，对档案资料进行检查，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究利用者的责任。八、档案资料的统计与移交（一）统计工作1.档案管理人员应定期对档案资料的收集、整理、归档、保管、查询、借阅等情况进行统计，并编制档案资料统计报表。2.档案资料统计报表应包括档案资料的类别、数量、保管期限、利用情况等信息。3.档案管理人员应及时将档案资料统计报表上报档案管理部门负责人和分管领导，并抄送相关部门。（二）移交工作1.汽修厂因机构调整、业务变更等原因，需要对档案资料进行移交的，应按照档案管理规定办理档案资料移交手续。2.档案资料移交时，移交部门应编制《档案资料移交清单》，详细记录档案资料的类别、