北京电子档案管理制度

PAGE北京电子档案管理制度一、总则（一）目的为加强北京地区电子档案管理，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，提高档案管理工作效率和服务水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京地区各级党政机关、企事业单位、社会团体等各类组织（以下统称“组织”）的电子档案管理工作。（三）基本原则1.统一管理原则组织应建立统一的电子档案管理体系，对电子档案的收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等环节进行集中管理，确保电子档案管理工作的规范性和一致性。2.全程管理原则电子档案管理应贯穿于电子文件的形成、办理、传输、存储等全过程，确保电子档案从产生到销毁的各个环节都得到有效管理和控制。3.真实可靠原则采取有效措施保证电子档案的真实性和可靠性，确保电子档案内容与原始电子文件一致，且能够真实反映组织的业务活动和历史面貌。4.便于利用原则优化电子档案管理流程，提高电子档案的检索、查询和利用效率，为组织的各项工作提供及时、准确的档案信息支持，满足组织和社会对电子档案利用的需求。5.安全保密原则建立健全电子档案安全保密制度，采取必要的技术手段和管理措施，确保电子档案信息不被泄露、篡改或丢失，保障电子档案信息安全。二、电子档案管理机构与人员（一）管理机构组织应设立专门的电子档案管理机构或指定负责部门，明确其职责和权限，负责组织电子档案管理工作的规划、协调、指导和监督。电子档案管理机构应具备与电子档案管理工作相适应的人员、场地、设备和技术条件。（二）人员职责1.管理人员职责负责电子档案管理规章制度的制定、修订和组织实施。组织开展电子档案的收集、整理、存储、利用、鉴定、销毁等日常管理工作。负责电子档案管理系统的建设、维护和管理，确保系统的正常运行和数据安全。组织对电子档案管理人员的培训和考核，提高其业务水平和综合素质。参与组织的信息化建设工作，提出电子档案管理方面的意见和建议，促进电子档案管理与组织业务工作的深度融合。2.业务人员职责在业务工作中形成和积累电子文件，并按照电子档案管理要求进行整理和移交。配合电子档案管理人员做好电子档案的收集、整理、存储、利用等工作，提供必要的业务支持和信息。遵守电子档案管理规章制度，确保所形成和使用的电子文件和档案符合管理要求。三、电子档案的收集与整理（一）收集范围组织应根据自身职能和业务活动，明确电子档案的收集范围，确保涵盖组织工作中形成的具有保存价值的各类电子文件。收集范围应包括但不限于以下方面：1.各类公文、函件、报告、请示、批复等政务文件。2.合同、协议、章程、制度、规划、计划等业务文件。3.财务报表、会计凭证、审计报告等财务文件。4.科研项目立项报告、研究成果、实验数据等科研文件。5.人事档案、工资档案、培训档案等人事文件。6.工程建设项目的规划设计文件、施工图纸、竣工验收报告等项目文件。7.声像档案、电子图表、数据库等其他形式的电子文件。（二）收集要求1.电子文件形成部门应按照规定的格式、内容和流程及时将电子文件收集齐全，并确保电子文件的真实性、完整性和有效性。2.电子文件应采用通用的、标准的文件格式进行存储，如XML、PDF、DOCX等，以保证文件的可读性和兼容性。3.对于重要的电子文件，应同时收集其元数据信息，包括文件的题名、作者、日期、来源、格式、大小等，以便于对电子文件进行准确的标识和管理。4.电子文件的收集应与组织的业务流程紧密结合，实现电子文件的实时收集和自动归档，提高工作效率。（三）整理原则电子档案的整理应遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。整理工作应包括以下内容：1.分类根据电子档案的来源、内容、时间等因素，对电子档案进行分类。常见的分类方法有年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。组织可根据自身实际情况选择合适的分类方法，并保持分类的一致性和稳定性。2.编号为便于电子档案的管理和检索，应对每一份电子档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，能够反映电子档案的分类、年度、保管期限等信息。编号方式可采用数字编号、字母编号或数字与字母相结合的方式。3.编目编制电子档案目录，目录应包括电子档案的编号、题名、日期、来源、保管期限等内容。电子档案目录应与电子档案管理系统相结合，实现目录信息的电子化存储和检索。4.装订对于纸质载体与电子载体同时存在的档案，应将纸质文件与对应的电子文件进行关联装订，并在纸质文件上标注电子文件的存储位置和编号。四、电子档案的存储与保管（一）存储方式1.存储介质选择根据电子档案的重要性、保存期限和存储容量等因素，选择合适的存储介质。常用的存储介质有磁带、光盘、硬盘、固态硬盘等。对于长期保存的重要电子档案，应采用多种存储介质进行备份，并分别存储在不同的地理位置。2.存储设备管理建立存储设备管理制度，对存储设备进行定期检查、维护和更新，确保存储设备的正常运行和数据安全。存储设备应进行标识管理，注明设备的型号、容量、存储内容、使用期限等信息。3.存储环境要求存储电子档案的环境应满足防火、防潮、防虫、防盗、防磁、防尘等要求，保持适宜的温度、湿度和通风条件。存储场所应配备必要的消防设备、监控设备和安全防护设施，确保存储环境的安全可靠。（二）存储系统建设1.电子档案管理系统组织应建立功能完善、安全可靠的电子档案管理系统，实现电子档案的集中存储、管理和利用。电子档案管理系统应具备文件上传、下载、分类、检索、借阅、审批、备份等功能，并能够与组织的其他业务系统进行集成，实现电子文件的自动归档和共享。2.数据备份与恢复制定数据备份策略，定期对电子档案进行备份。备份数据应存储在与生产数据不同的物理位置，并进行异地存储。建立数据恢复机制，定期进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。3.存储系统安全防护采取防火墙、入侵检测、加密技术等安全防护措施，防止电子档案存储系统受到网络攻击、病毒感染等安全威胁。对存储系统的访问进行严格的权限控制，只有经过授权的人员才能访问电子档案信息。（三）保管期限与鉴定1.保管期限划分根据国家有关规定和组织的实际情况，对电子档案的保管期限进行划分。保管期限一般分为永久、长期和短期三种。永久保管的电子档案是指对组织具有重要历史价值和长远利用价值的档案；长期保管的电子档案是指保管期限在10年以上（含10年）的档案；短期保管的电子档案是指保管期限在10年以下的档案。2.鉴定工作组织成立电子档案鉴定工作小组，负责对电子档案的保管期限进行鉴定。鉴定工作小组应由档案管理人员、业务人员和相关专家组成，按照规定的鉴定标准和程序进行鉴定。3.鉴定标准与方法根据电子档案的内容、来源、形成时间、重要程度等因素，制定科学合理的鉴定标准。鉴定方法可采用直接鉴定法，即对每一份电子档案进行逐一审查，确定其保管期限。在鉴定过程中，应充分考虑电子档案的历史价值、现实利用价值和法律凭证作用。（四）销毁管理1.销毁条件对保管期限已满且无继续保存价值的电子档案，应按照规定进行销毁。销毁电子档案应确保其内容无法恢复，防止信息泄露。2.销毁程序电子档案的销毁应按照以下程序进行：由电子档案管理机构提出销毁申请，填写《电子档案销毁申请表》，注明销毁电子档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。《电子档案销毁申请表》经组织分管领导审批后，交由电子档案管理机构组织实施销毁。销毁电子档案时，应指定专人负责监督，确保销毁过程的真实性和彻底性。销毁后，在《电子档案销毁申请表》上注明销毁日期和销毁方式，并由监督人员签字确认。对销毁的电子档案进行记录，包括销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，形成电子档案销毁记录清单，与《电子档案销毁申请表》一并归档保存。五、电子档案的利用与服务（一）利用方式1.在线查询通过电子档案管理系统，为用户提供在线查询服务。用户可根据授权权限，在系统中输入关键词、编号、日期等检索条件，快速查询所需的电子档案信息。2.借阅服务对于需要借阅纸质或电子档案原件的用户，应按照规定办理借阅手续。借阅手续应包括填写《电子档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经审批后，由档案管理人员提供借阅服务。借阅期限届满后，用户应及时归还所借阅的档案。3.复制服务根据用户需求，为用户提供电子档案的复制服务。复制电子档案应确保其内容与原件一致，并按照规定进行登记和收费。（二）利用权限管理1.用户权限设置根据用户的工作职责和业务需求，为用户设置不同的电子档案利用权限。利用权限分为查阅、借阅、下载、打印、修改等。用户只能在其权限范围内进行电子档案的利用操作。2.权限审批与变更用户权限的审批和变更应由电子档案管理机构负责。用户因工作需要变更权限时，应填写《电子档案利用权限变更申请表》，说明变更原因和变更后的权限，经审批后进行权限调整。（三）服务保障1.服务流程优化不断优化电子档案利用服务流程，提高服务效率和质量。建立服务反馈机制，及时处理用户在利用过程中遇到的问题和投诉，不断改进服务工作。2.技术支持与培训加强电子档案管理系统的技术支持，确保系统的稳定运行和功能正常。定期组织用户培训，提高用户对电子档案管理系统的操作技能和利用水平，为用户提供更好的服务。六、电子档案的安全管理（一）安全制度建设1.安全管理制度建立健全电子档案安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程，规范电子档案的收集、整理、存储、利用、传输等环节的安全操作。安全管理制度应包括安全责任制度、安全保密制度、安全审计制度、应急处置制度等。2.安全培训与教育定期组织电子档案管理人员和相关业务人员进行安全培训和教育，提高其安全意识和防范能力。安全培训内容应包括网络安全知识、数据保护技术、信息系统操作规范等。（二）安全技术措施1.网络安全防护采用防火墙、入侵检测系统（IDS）、防病毒软件等网络安全防护技术，防止外部网络攻击和恶意软件入侵。对网络访问进行严格的权限控制，限制非法访问和数据传输。2.数据加密对重要的电子档案数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。加密算法应符合国家相关标准和规定，加密密钥应妥善保管，定期更换。3.身份认证与授权建立完善的身份认证和授权机制，对访问电子档案管理系统的用户进行身份验证和权限管理。身份认证方式可采用用户名/密码、数字证书、指纹识别等多种方式，确保用户身份的真实性和合法性。（三）安全审计与监控1.安全审计建立安全审计系统，对电子档案管理系统的操作日志、访问记录、数据变更等进行审计。安全审计应定期进行，及时发现和处理安全违规行为和潜在的安全风险。2.安全监控实时监控电子档案管理系统的运行状态、网络流量、数据传输等情况，及时发现和处理系统故障、异常流量等问题。安全监控应配备专业的监控设备和软件，确保监控工作的有效性。（四）应急处置1.应急预案制定制定电子档案安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响