疫情防控档案保管制度

PAGE疫情防控档案保管制度一、总则（一）目的为加强公司/组织疫情防控档案的管理，确保疫情防控期间各类文件、资料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织在疫情防控期间形成的各类档案，包括但不限于疫情防控工作方案、应急预案、人员信息统计、物资采购与发放记录、疫情防控措施执行情况记录、疫情相关会议纪要、文件通知等。（三）基本原则1.集中统一管理原则疫情防控档案由公司/组织指定的专门部门或人员进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映疫情防控工作的实际情况，数据准确、资料可靠。3.及时归档原则疫情防控工作中形成的各类文件、资料应及时整理归档，不得积压或拖延。4.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司/组织和员工的合法权益。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善疫情防控档案保管制度，明确档案管理的流程和要求。2.组织开展疫情防控档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对疫情防控档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。4.对档案管理人员进行培训和指导，提高其业务水平和工作能力。（二）档案管理人员职责1.按照档案管理部门的要求，负责疫情防控档案的日常收集、整理和归档工作。2.对归档的档案进行分类、编号、编目，建立档案检索目录，方便查阅和利用。3.妥善保管疫情防控档案，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.根据公司/组织的需要，及时提供疫情防控档案的查阅和利用服务，并做好相关记录。（三）各部门职责1.负责本部门在疫情防控期间形成的各类文件、资料的收集、整理，并定期移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好疫情防控档案的管理工作，提供必要的协助和支持。3.严格遵守公司/组织的档案管理制度，不得擅自销毁、涂改或丢失疫情防控档案。三、档案收集与整理（一）收集范围1.疫情防控工作方案、应急预案及相关修订文件。2.疫情防控工作领导小组及各专项工作小组的会议纪要、工作记录。3.人员信息统计资料，包括员工健康状况、行程轨迹、核酸检测结果等。4.疫情防控物资采购计划、采购合同、出入库记录、库存盘点表等。5.疫情防控措施执行情况记录，如体温检测记录、场所消毒记录、人员管控记录等。6.疫情相关文件通知、公告、宣传资料等。7.疫情防控期间的各类报表、报告，如疫情日报、周报、月报等。8.其他与疫情防控工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责疫情防控文件、资料的收集工作，确保收集及时、完整。2.收集的文件、资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于重要的文件、资料，应同时收集电子文档和纸质文档，并确保两者内容一致。（三）整理方法1.档案管理人员对收集到的疫情防控文件、资料进行分类整理，按照文件的性质、时间顺序等进行排列。2.对每份文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制文件目录，目录应包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息，确保目录清晰、准确。4.对于电子文档，应按照统一的命名规则进行命名，并建立相应的文件夹结构，便于存储和检索。四、档案归档与保管（一）归档要求1.整理好的疫情防控档案应及时归档，归档时间不得超过文件形成后的[X]个工作日。2.归档的档案应齐全完整，装订整齐，编目准确。3.对于具有保存价值的电子文档，应进行备份存储，并与纸质文档同时归档。（二）保管期限疫情防控档案的保管期限根据其重要性和时效性确定，一般分为短期、中期和长期。1.短期档案：保管期限为[X]年，主要包括疫情日报、周报、临时性通知等。2.中期档案：保管期限为[X]年，主要包括疫情防控工作方案、应急预案、人员信息统计资料等。3.长期档案：保管期限为[X]年以上，主要包括疫情防控工作的总结报告、重要文件通知等。（三）保管方式1.纸质档案设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮箱、防虫药品等，确保纸质档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，湿度控制在[X]%[X]%之间。2.电子档案建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储。电子档案应定期进行数据备份，备份数据应异地存放，确保数据的安全性。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的查阅和使用。（四）档案盘点1.档案管理部门应定期对疫情防控档案进行盘点，每年至少进行[X]次全面盘点。2.盘点内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时记录并采取措施进行处理。3.盘点结束后，应编制档案盘点报告，报告应包括盘点情况、存在问题及整改措施等内容。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅疫情防控档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的疫情防控档案，查阅人员应严格遵守公司/组织的保密制度，未经批准不得擅自复制、摘抄或传播档案内容。3.外部单位或个人查阅疫情防控档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理部门应安排专人陪同，并做好查阅记录。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅人员的需求，及时提供疫情防控档案的查阅服务，并确保查阅过程的安全、有序。2.对于需要复制的档案，档案管理部门应按照规定进行审核和登记，复制份数应根据实际需要确定，不得随意增加。复制的档案应与原件内容一致，并加盖档案管理部门的印章。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复制、借阅等情况进行详细记录，记录内容应包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用方式等信息。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据档案保管期限的规定，定期对疫情防控档案进行鉴定，确保档案的留存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对疫情防控档案进行定期鉴定和销毁审批。（三）鉴定方法1.鉴定小组对保管期满的疫情防控档案进行逐一审查，根据档案的内容、重要性、历史价值等因素，确定档案的留存或销毁。2.对于仍具有保存价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清单》，报公司/组织主管领导审批后进行销毁。（四）销毁程序1.经批准销毁的疫情防控档案，应采用安全可靠的方式进行销毁，如焚烧、粉碎