医院后勤岗档案管理制度

PAGE医院后勤岗档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院后勤岗档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和有效保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院后勤岗涉及的各类档案管理工作，包括但不限于物资采购档案、设备维护档案、后勤服务记录档案、人员考勤档案等。（三）基本原则1.集中统一原则医院后勤岗档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映医院后勤工作的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则建立严格的档案安全保密制度，防止档案的损坏、丢失和泄露，确保档案信息的安全。4.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率，满足医院后勤工作及相关决策的需要。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善医院后勤岗档案管理制度、流程和标准。2.集中收集、整理、保管医院后勤岗各类档案，建立档案目录和索引。3.对档案进行分类、编号、装订、编目等规范化处理，确保档案的系统性和完整性。4.负责档案的安全保管，采取必要的防护措施，防止档案损坏、丢失和霉变等。5.建立档案查阅、借阅登记制度，为医院内部各部门及相关人员提供档案查阅、借阅服务，并对查阅、借阅情况进行记录和跟踪。6.定期对档案进行鉴定和销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。7.组织开展档案管理培训，提高后勤岗人员的档案管理意识和技能。8.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的沟通协调，及时报送档案管理工作情况。（二）后勤各岗位职责1.负责本岗位工作中形成的各类文件、资料、记录等的收集、整理和初步分类，并定期移交档案管理部门。2.在工作过程中，严格按照档案管理要求，规范文件资料的形成和保管，确保其真实、准确、完整。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，及时提供所需的档案信息。4.对涉及本岗位的档案管理工作提出意见和建议，促进档案管理工作的不断完善。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.物资采购档案：包括采购计划、采购合同、供应商资质文件、采购发票、验收报告等。2.设备维护档案：设备台账、维护保养记录、维修工单、设备故障报告、配件更换记录等。3.后勤服务记录档案：保洁服务记录、绿化养护记录、食堂服务记录、水电维修记录、电梯运行记录等。4.人员考勤档案：考勤表、请假条、加班记录等。5.其他与医院后勤岗相关的文件、资料和记录，如会议纪要、工作汇报、应急预案等。（二）收集要求1.各岗位工作人员应及时将工作中形成的各类档案材料收集齐全，不得遗漏。2.档案材料应保持原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件，应按照规定的格式和存储方式进行保存，并确保其可读性和可追溯性。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将收集到的档案材料分为物资采购、设备维护、后勤服务记录、人员考勤等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订：对纸质档案材料进行整理和装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索和查阅档案。四、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应按照类别和年度顺序排列，存放在档案柜中，并建立档案存放位置索引，便于查找。2.电子档案应按照存储介质的类型和存储位置进行分类存储，并建立电子档案目录和索引，同时定期进行备份，防止数据丢失。3.对于重要的档案资料，应采取加密存储、异地备份等措施，确保档案信息的安全。（三）档案保管期限1.医院后勤岗档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：反映医院后勤工作重大历史事件、重要决策、长期规划等具有重要价值的档案。3.长期保管的档案：保管期限为10年以上（含10年）的档案，如重要的物资采购合同、设备维护记录等。4.短期保管的档案：保管期限为110年的档案，如一般性的后勤服务记录、人员考勤表等。（四）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况与档案目录一致。2.在清查过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时采取措施进行修复、补充或处理。3.对清查结果进行记录，并形成档案清查报告，报档案管理部门负责人审核。五、档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.医院内部各部门因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字批准后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及医院机密或重要档案的查阅，需经医院主管领导批准。3.档案管理部门工作人员因工作需要查阅档案的，应在档案管理部门内部进行查阅，并做好查阅记录。（二）查阅程序1.查阅人员持经批准的《档案查阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的查阅内容，查找并提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。3.查阅人员查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（三）借阅权限1.医院内部各部门因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经本部门负责人签字批准后，报档案管理部门负责人审批。2.涉及医院机密或重要档案的借阅，需经医院主管领导批准。3.档案管理部门工作人员因工作需要借阅档案的，应在档案管理部门内部进行借阅，并做好借阅记录。（四）借阅程序1.借阅人员持经批准的《档案借阅申请表》到档案管理部门，档案管理人员根据申请表提供的借阅内容，查找并提供相应的档案。2.借阅人员应在档案借阅登记册上签字，领取档案，并按照规定的时间归还档案。3.借阅人员借阅档案期间，应妥善保管档案，不得转借他人或擅自扩大借阅范围。如需延长借阅时间，应提前办理续借手续。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的数量、质量和完整性，并在《档案借阅登记表》上签字确认。如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人员应承担相应的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和实际价值，对档案进行鉴定，确定档案是否已失去保存价值。2.对于已失去保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁处理。（三）销毁程序1.档案鉴定小组定期对档案进行鉴定，提出销毁档案清单，报医院主管领导批准。2.经批准后，档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的真实性和彻底性。3.销毁档案应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院后勤岗档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，方便档案的查阅、借阅和共享，为医院后勤工作提供更加便捷的信息服务。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备和档案管理软件，建立档案数据库，对档案进行数字化录入和存储。2.制定档案信息化管理制度，规范档案数据的录入、审核、存储、备份、维护等操作流程，确保档案数据的准确性和安全性。3.加强档案管理人员的信息化技能培训，提高其操作档案管理软件和利用信息化手段开展档案管理工作的能力。4.建立档案信息安全防护体系，采取防火墙、加密技术、访问控制等措施，防止档案信息的泄露和非法访问。（三）电子档案管理1.电子档案应与纸质档案同步收集、整理和归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。2.电子档案应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案目录和索引，便于检索和利用。3.定期对电子档案进行备份