办公室规范物品管理制度

PAGE办公室规范物品管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室物品管理，规范物品采购、使用、保管及处置流程，提高物品使用效率，节约公司资源，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公室内所有办公物品的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、低值易耗品等。（三）管理原则1.统一管理原则：公司办公室物品由行政部门统一管理，负责制定相关管理制度、采购计划、调配使用等工作。2.合理配置原则：根据各部门工作实际需求，合理配置办公物品，避免浪费和闲置。3.节约高效原则：倡导节约使用办公物品，提高物品使用效率，降低公司运营成本。4.责任到人原则：明确各部门及个人在办公物品管理中的职责，确保物品管理工作落实到位。二、物品采购管理（一）采购计划制定1.各部门应根据本部门工作实际需求，于每月[具体日期]前向行政部门提交下月办公用品采购计划。采购计划应详细列出所需物品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门汇总各部门采购计划后，结合库存情况进行综合分析，制定公司月度办公用品采购计划。采购计划应报公司领导审批后实施。（二）采购流程1.行政部门根据审批后的采购计划，选择合格的供应商进行采购。在选择供应商时，应遵循公开、公平、公正的原则，优先选择信誉良好、价格合理、服务优质的供应商。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购合同应报行政部门负责人审核后存档。3.供应商按照合同约定将采购物品送达公司指定地点，采购人员负责组织验收。验收内容包括物品的数量、规格、质量等是否符合合同要求。验收合格后，采购人员填写验收单，并由验收人员签字确认。4.采购人员凭验收单到财务部门办理报销手续。报销时应提供采购合同、发票等相关凭证。财务部门按照公司财务制度进行审核报销。（三）采购审批权限1.办公用品单次采购金额在[X]元以下的，由行政部门负责人审批。2.办公用品单次采购金额在[X]元以上至[X]元的，由公司分管领导审批。3.办公用品单次采购金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。三、物品领用管理（一）领用流程1.员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，注明所需物品的名称、规格、数量等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.员工持办公用品领用申请表到行政部门仓库领取物品。仓库管理人员根据申请表发放物品，并在申请表上签字确认。3.行政部门定期对办公用品领用情况进行统计分析，如发现异常领用情况，应及时与相关部门沟通核实。（二）领用标准1.办公用品应按照员工岗位性质和工作需求合理发放。例如，普通办公人员每月领用笔记本[X]本、中性笔[X]支等；部门负责人可适当增加领用数量。2.对于价值较高的办公设备，如电脑、打印机等，员工因工作需要领用的，应填写设备领用申请表，并经公司领导审批后领取。设备领用人应负责设备的日常维护和保管，如有损坏或丢失，应照价赔偿。（三）特殊情况领用1.因工作临时需要额外领用办公用品的，员工应填写临时办公用品领用申请表，经所在部门负责人签字后到行政部门领取。2.对于紧急工作任务所需的办公用品，行政部门应优先予以保障。四、物品使用管理（一）使用规范1.员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公物品，不得随意拆卸、改装或挪作他用。2.办公设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行。使用人员应严格按照操作规程操作设备，如发现设备故障应及时报告行政部门维修。3.员工应节约使用办公物品，如纸张应双面使用，减少一次性用品的使用等。（二）借用管理1.员工因工作需要借用其他部门办公物品的，应填写物品借用申请表，注明借用物品的名称、规格、数量、借用时间等信息，并经物品所属部门负责人和借用部门负责人签字批准。2.借用人员应在规定时间内归还借用物品，如有损坏或丢失，应照价赔偿。（三）共享物品管理1.对于一些使用频率较低的办公物品，如投影仪、复印机等，行政部门应建立共享机制，鼓励各部门之间共享使用。2.各部门如需使用共享物品，应提前与行政部门预约，并填写共享物品使用申请表。行政部门根据预约情况安排使用时间和地点。五、物品保管管理（一）仓库管理1.行政部门应设立专门的办公用品仓库，负责办公物品的存放和保管。仓库应保持整洁、通风良好，确保物品安全。2.仓库管理人员应定期对库存物品进行盘点，确保账物相符。盘点结果应及时上报行政部门负责人。3.对于易损、易腐、易燃易爆等特殊物品，仓库管理人员应按照相关规定进行单独存放和管理，并采取相应的防护措施。（二）个人保管1.员工个人领用的办公物品，由员工本人负责保管。员工应妥善保管个人办公物品，如有丢失或损坏，应自行负责。2.对于价值较高的办公设备，如电脑、打印机等，公司应统一配置，并指定专人负责保管。保管人员应定期对设备进行检查和维护，确保设备安全。六、物品盘点管理（一）盘点周期1.行政部门应定期对办公物品进行盘点，盘点周期为每季度一次。2.遇有人员调动、部门调整等情况，应及时进行临时盘点。（二）盘点内容1.盘点内容包括办公用品、办公设备、低值易耗品等的数量、规格、质量等。2.盘点时应核对物品的账物情况，确保账物相符。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，行政部门应编制盘点报告，详细记录盘点情况。如发现账物不符，应查明原因，并提出处理意见。2.对于盘盈的物品，应及时调整账目，并妥善保管；对于盘亏的物品，应查明责任，属于正常损耗的，经审批后核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其照价赔偿。七、物品处置管理（一）报废处理1.办公物品因损坏、老化等原因无法继续使用的，使用部门应填写物品报废申请表，注明报废物品的名称、规格、数量、购置时间、报废原因等信息，并经所在部门负责人签字后报行政部门审核。2.行政部门对报废申请进行审核，如情况属实，报公司领导审批后进行报废处理。3.报废物品应统一交由行政部门指定的回收单位进行回收处理，回收款项应及时上缴公司财务。（二）闲置物品处理1.对于长期闲置不用的办公物品，行政部门应定期进行清理，并填写闲置物品处理申请表，注明闲置物品名称、规格、数量、购置时间等信息，报公司领导审批。2.经审批后，闲置物品可采取以下方式处理：调配给其他部门使用；进行变卖处理，变卖款项上缴公司财务；捐赠给慈善机构或其他需要的单位。（三）资产核销1.对于已报废或处置的办公物品，行政部门应及时办理资产核销手续，确保公司资产账目准确。2.资产核销应按照公司财务制度进行操作，相关凭证应妥善保存。八、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对各部门办公物品管理情况进行监督检查，检查内容包括物品采购、领用、使用、保管、盘点、处置等环节。2.对于违反本制度规定的行为，行政部门应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）考核机制1.公司将各部门办公物品管理情况纳入绩效考核体系，对管理规范、节约高效的部门给予适当奖励；对管理不善、造成浪费或损失的部门进行相应处罚。2.考核指标包括办公用品费用控制、物