医院档案管理制度苏州

PAGE医院档案管理制度苏州一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院医疗、教学、科研、管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合苏州地区医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于苏州地区各级各类医院，包括综合医院、专科医院、社区卫生服务中心等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映医院各项工作的实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门医院应设立专门的档案管理部门，负责全院档案的集中管理。档案管理部门应配备相应的专业管理人员，负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）各部门职责1.医院各科室应指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保本科室档案的及时、完整。2.档案形成部门应在档案形成后及时进行整理、分类，并向档案管理部门移交。移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等日常管理工作。2.做好档案的安全保管工作，定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全。3.积极开展档案的开发利用工作，为医院各项工作提供档案信息服务。4.严格遵守档案管理的各项规章制度，保守档案机密。三、档案分类及编号（一）档案分类医院档案分为文书档案、医疗档案、教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、基建档案等类别。（二）档案编号1.文书档案：按照年度保管期限机构（问题）分类编号。例如：2023永久党办。2.医疗档案：按照病历号或医疗事件编号，如住院病历以住院号为标识，门诊病历以就诊卡号为标识。3.教学档案：按照教学活动类别和时间顺序编号，如2023理论教学内科教学组。4.科研档案：按照科研项目编号，如课题编号为202301的科研项目档案。5.人事档案：按照员工个人编号，与人事管理系统编号一致。6.财务档案：按照会计年度和档案类别编号，如2023会计凭证。7.设备档案：按照设备购置时间和设备编号，如2023001号设备档案。8.基建档案：按照工程项目编号，如医院新建大楼项目编号为2023基建01。四、档案收集与整理（一）收集范围1.文书档案：包括医院党、政、工、团等部门形成的各类文件、通知、报告、决议等。2.医疗档案：涵盖门诊病历、住院病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等。3.教学档案：包含教学计划、教案、教学大纲、学生成绩等。4.科研档案：涉及科研项目申报书、研究报告、论文发表、成果鉴定等。5.人事档案：包括员工履历表、学历学位证书、职称评定材料、奖惩记录等。6.财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.设备档案：设备购置合同、说明书、维修记录、验收报告等。8.基建档案：工程项目规划书、设计图纸、施工记录、竣工验收资料等。（二）收集要求1.各部门应定期收集本部门形成的档案，确保档案的及时归档。2.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造。3.对于重要的、具有长期保存价值的档案，应一式多份备份，分别保存于不同的存储介质和地点。（三）整理方法1.文书档案：按照分类方案进行分类，对每份文件进行编号、编目，填写文件目录，装订成册。2.医疗档案：按照病历书写规范进行整理，检查病历的完整性和准确性，对不符合要求的病历及时进行补充完善。3.教学档案：按照教学活动的流程和类别进行分类整理，将相关资料装订成册，并编制目录。4.科研档案：按照科研项目的研究阶段和内容进行分类，建立科研档案卷，将各类资料有序排列。5.人事档案：按照人事档案管理规定进行整理，确保档案材料的齐全、规范。6.财务档案：按照会计档案管理办法进行整理，对会计凭证、账簿、报表等进行分类装订，并编制索引。7.设备档案：按照设备档案编号顺序进行整理，将设备相关资料集中存放，便于查阅。8.基建档案：按照工程项目建设顺序进行整理，将各类图纸、文件等分类归档，并编制档案清单。五、档案保管（一）保管场所医院应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备温湿度调节设备、消防设备、防虫药品等。（二）保管方式1.纸质档案：应分类存放于档案柜中，排列整齐，便于查找。对于珍贵的纸质档案，应采取特殊的保护措施，如使用专门的档案盒、封装袋等。2.电子档案：应存储于专用的服务器或存储设备中，并进行定期备份。备份数据应分别存储于不同的物理位置，以防数据丢失。电子档案应设置权限管理，确保只有授权人员能够访问。3.实物档案：如荣誉证书、奖杯、奖章等，应妥善保管于专门的陈列柜或存储箱中，定期进行检查和维护。（三）保管期限1.文书档案：根据文件的重要程度和性质，确定保管期限为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.医疗档案：住院病历等重要医疗档案应长期保存；门诊病历等可根据实际情况确定保存期限。3.教学档案：教学计划、大纲等重要教学档案应长期保存；学生成绩等可根据学校规定确定保存期限。4.科研档案：科研项目档案应在项目结题后保存一定期限，重要科研成果档案应永久保存。5.人事档案：员工人事档案应长期保存，直至员工退休后按规定继续保管一定期限。6.财务档案：会计凭证、账簿等应按照会计档案管理办法规定的期限保存。7.设备档案：设备报废后，设备档案应继续保存一定期限，以备查阅。8.基建档案：工程项目竣工验收后，基建档案应永久保存。（四）档案清查档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、保管状况、利用情况等。对于清查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，如修复破损档案、补充缺失档案等。六、档案利用（一）利用范围医院内部各部门、员工及外部单位因工作需要，可按照规定查阅、借阅医院档案。查阅、借阅档案应遵守相关规定，确保档案的安全和完整。（二）利用手续1.内部查阅：医院内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.内部借阅：医院内部人员借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限、借阅用途等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.外部查阅、借阅：外部单位查阅、借阅医院档案，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅目的、查阅内容等，经医院分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。外部单位查阅、借阅档案应遵守医院的相关规定，不得擅自复制、传播档案内容。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用部门、利用人员、查阅内容、借阅期限等。登记记录应妥善保存，以备查询。（四）档案复制1.内部复制：医院内部人员因工作需要复制档案，应填写档案复制申请表，注明复制内容、复制用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理复制手续。档案管理部门应按照规定进行复制，并在复制件上加盖档案复制专用章。2.外部复制：外部单位因工作需要复制医院档案，应按照外部查阅、借阅手续办理，并按照规定支付复制费用。档案管理部门应严格控制外部复制档案的范围和数量，确保档案信息安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织医院应成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家等组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案销毁意见。（二）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对到期档案进行鉴定。对于已失去保存价值的档案，应提出销毁意见；对于仍有保存价值的档案，应继续保存。（三）销毁程序1.档案管理部门根据档案鉴定工作小组的鉴定意见，编制档案销毁清单，注明档案名称、数量、保管期限、销毁原因等。2.档案销毁清单经医院分管