小学学校档案归档制度

PAGE小学学校档案归档制度一、总则（一）目的为了加强我校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教育教学、行政管理及各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校各部门、各年级组、各学科组以及全体教职工在工作中形成的各类档案材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则学校档案工作实行集中统一管理，由学校综合档案室负责全校档案的收集、整理、保管、利用等工作，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理，并定期移交学校综合档案室。2.真实性原则归档的档案材料必须真实反映学校各项工作的实际情况，不得弄虚作假、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集学校在教学、科研、管理、后勤等各个方面形成的具有保存价值的档案材料，保证档案的齐全完整。4.系统性原则按照档案形成的规律和特点，对档案材料进行科学分类、编号、排列，保持档案之间的有机联系，便于管理和利用。5.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、学校秘密和个人隐私的档案材料，要采取有效的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度，并组织实施。2.集中统一管理全校各类档案，对各部门移交的档案进行审核、整理、编目、上架，并提供利用服务。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。4.开展档案信息化建设，推进档案管理现代化。5.组织档案业务培训，提高全校档案工作人员的业务水平。（二）档案工作人员职责1.档案管理人员热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案工作纪律和各项规章制度。负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管、借阅登记等。对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。积极开展档案利用工作，为学校各项工作提供优质服务。参与档案信息化建设，录入和维护档案信息。2.部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理和初步分类工作，确保档案材料的齐全完整。定期将本部门整理好的档案材料移交学校综合档案室，并办理交接手续。协助学校综合档案室开展档案业务工作，提供有关档案资料和信息。三、档案的分类及归档范围（一）党群工作类1.党组织建设学校党组织的工作计划、总结、报告等文件材料。党组织会议记录、纪要、决议等。党员名册、入党申请书、转正申请书、入党志愿书、政审材料等。党组织活动记录、照片、视频等资料。2.宣传工作学校宣传工作计划、总结、报告等。学校宣传工作相关文件、通知、简报等。学校校报、校刊以及各类宣传资料的样本。学校对外宣传报道的稿件、图片、视频等资料。3.纪检监察工作学校纪检监察工作计划、总结、报告等。纪检监察工作相关文件、规定、制度等。违纪案件的调查处理材料。廉政建设工作资料。4.工会工作学校工会工作计划、总结、报告等。工会会员名册、会员登记表等。工会委员会会议记录、纪要、决议等。工会组织的各项活动记录、照片、视频等资料。教职工代表大会文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、提案及处理结果等。5.共青团工作学校共青团工作计划、总结、报告等。共青团组织建设文件材料，如团员名册、入团申请书、入团志愿书、推优入党材料等。共青团活动记录、照片、视频等资料。（二）行政管理类1.学校行政会议校长办公会、行政例会等会议的通知、议程、记录、纪要、决议等文件材料。2.学校发展规划学校中长期发展规划、年度工作计划、总结等。学校专项规划、实施方案及相关论证材料。3.学校规章制度学校制定的各项规章制度、办法、细则等文件材料。规章制度的修订、废止记录。4.人事管理教职工招聘、录用、调动、晋升、奖惩等文件材料。教职工工资、福利、保险等相关资料。教职工考核、职称评定、岗位聘任等文件材料。教职工培训计划、培训记录、培训证书等资料。5.财务管理学校财务预算、决算报告。财务管理制度、办法、规定等文件材料。会计凭证、账簿、报表等财务档案。财务审计报告、财务检查记录等资料。6.资产管理学校固定资产登记、清查、盘点等文件材料。固定资产购置、报废、转让等相关手续文件。学校物资采购计划、采购合同、验收报告等资料。7.安全管理学校安全工作计划、总结、报告等。安全管理制度、应急预案等文件材料。安全检查记录、隐患排查及整改情况报告。安全事故处理文件材料。8.对外交流与合作学校对外交流合作协议、合同等文件材料。接待来访、出访活动记录、照片、视频等资料。国际交流合作项目相关文件材料。（三）教育教学类1.教学管理学校教学工作计划、总结、报告等。教学管理制度、规定、办法等文件材料。课程设置、教学大纲、教学计划等文件材料。教学改革方案、实验报告、教学成果等资料。教学检查记录、教学质量分析报告。2.教师业务档案教师个人基本情况登记表。教师教学工作计划、总结、教案、教学反思等。教师教学成果、论文发表、著作出版、获奖证书等资料。教师培训记录、进修经历、继续教育证书等。3.学生管理学生学籍档案，包括学生入学登记表、学籍卡片、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。学生综合素质评价材料，如品德评价、学业评价、体质健康评价等。学生社团活动记录、社会实践活动记录等资料。学生心理健康档案。4.教研活动学校教研工作计划、总结、报告等。教研课题立项申请书、开题报告、研究报告、结题证书等。教研活动记录、学术交流材料、教学研讨会资料等。5.教育科研学校教育科研规划、计划、总结等。教育科研项目申报书、立项通知书、研究成果报告等。教育科研论文、著作、教材等成果资料。6.体育卫生艺术教育学校体育、卫生、艺术教育工作计划、总结、报告等。体育竞赛、艺术活动、卫生保健工作记录、照片、视频等资料。学生体育健康标准测试成绩、体质健康监测报告等。（四）后勤管理类1.校园建设与维修校园建设规划、设计图纸、施工文件等。校园维修项目计划、预算、合同、验收报告等文件材料。校园基础设施改造、更新记录。2.校园环境卫生管理校园环境卫生管理制度、办法等文件材料。环境卫生检查记录、整改情况报告。校园绿化规划、绿化养护记录等资料。3.生活服务管理学校食堂管理制度、食品卫生安全检查记录、食品采购合同等文件材料。学校宿舍管理制度、住宿学生名单、宿舍检查记录等。学校水电暖供应记录、维修记录等资料。（五）声像档案类1.学校重大活动学校开学典礼、毕业典礼、校庆活动等重大活动的照片、视频、录音等资料。2.学校领导及师生重要活动学校领导参加重要会议、调研、接待等活动的照片、视频、录音等。师生参加各类竞赛、演出、讲座等活动的照片、视频、录音等。3.校园风貌校园建筑、景观、设施等的照片、视频资料。（六）实物档案类1.学校获得的各类奖杯、奖牌、证书等。2.学校与国内外单位、个人交换的礼品、纪念品等。3.学校具有保存价值的其他实物。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案归档范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全完整。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复；对电子文件，应确保其存储格式的兼容性和可读性，并定期进行备份。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和保密。（三）整理方法1.分类按照本制度规定的档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类。2.编号对每一类档案编制档案号，档案号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查找。3.编目编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等项目，以便于查阅和统计。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐美观。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案号、案卷题名、年度、保管期限等信息。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备符合档案保管要求的专用库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃2℃，相对湿度控制在45%60%。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全。3.档案架（柜）应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案学校制定的重要规章制度、发展规划、年度工作计划和总结等。学校党组织建设、宣传工作、纪检监察工作、工会工作、共青团工作等方面的重要文件材料。学校行政会议记录、纪要、决议等。学校人事管理、财务管理、资产管理等方面的重要文件材料。学校教育教学改革成果、重大科研项目成果等。学校获得的省部级以上荣誉称号、奖励等文件材料。学校与国内外单位签订的重要合作协议、合同等。2.长期保管的档案学校一般性的规章制度、工作计划和总结等。学校各部门的工作文件材料，保管期限为10年。教师业务档案、学生学籍档案等，保管期限为学生毕业后5年。学校教学管理、教研活动、教育科研等方面的文件材料，保管期限为10年。学校后勤管理方面的文件材料，保管期限为10年。3.短期保管的档案学校临时性工作形成的文件材料，保管期限为2年。学校一般性的会议记录、简报等，保管期限为2年。（三）档案的清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案的数量准确、存放有序。2.在清点过程中，如发现档案有损坏、丢失、霉变等情况，应及时查明原因，并采取相应的处理措施。3.对档案的保管状况进行定期检查，重点检查档案的存放环境、设施设备运行情况等，发现问题及时整改。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案利用的法律法规和学校档案管理制度，确保档案利用工作合法合规。2.服务为本原则以服务学校各项工作为宗旨，积极主动地为学校领导决策、教学科研、行政管理等提供档案信息支持。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息安全，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.学校内部人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级主管部门、有关单位因工作需要查阅学校档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅学校档案。（三）利用手续1.本校人员查阅、借阅档案，需填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。2.外单位人员查阅学校档案，需持有单位介绍信，经学校分管领导批准后，到综合档案室办理查阅手续；借阅档案需经学校主要领导批准，并签订保密协议后，方可办理借阅手续。3.查阅、借阅档案应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。如需复印档案材料，应经综合档案室同意，并按规定办理复印手续。4.查阅、借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注及擅自复制档案内容。查阅、借阅结束后，应及时归还档案，并办理归还手续。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅的时间、内容、利用者等情况进行详细登记，以便统计和查询。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定原则学校应定期对档案进行鉴定，一般每5年进行一次全面鉴定。2.科学合理原则根据档案的保管期限、现实利用价值和历史研究价值等因素，对档案进行科学合理的鉴定。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学校分管领导、综合档案室负责人及相关部门业务骨干组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件、逐页进行审查，判断其是否具有保存价值。2.分析比较法将档