施工档案管理规章制度

PAGE施工档案管理规章制度一、总则（一）目的为加强公司施工档案管理，确保施工档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及竣工验收等提供可靠依据，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于公司所有工程项目的施工档案管理工作，包括新建、改建、扩建、维修等各类工程项目。（三）依据本规章制度依据国家有关法律法规，如《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》等，以及行业相关标准制定。（四）定义施工档案是指在工程项目建设过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，包括工程前期文件、施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善施工档案管理规章制度，并组织实施。2.负责对施工档案管理工作进行指导、监督和检查。3.集中统一管理公司施工档案，建立健全档案管理制度，确保档案的安全与完整。4.组织开展施工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。5.负责对施工档案管理人员进行培训，提高其业务素质和管理水平。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目施工档案的收集、整理、立卷和移交工作。2.配备兼职档案管理人员，负责本部门施工档案管理的日常工作，并接受档案管理部门的业务指导。3.督促项目各参建单位做好施工档案的形成、积累和整理工作，确保档案资料真实、准确、完整。4.在项目建设过程中，及时向档案管理部门通报施工档案的形成情况，配合档案管理部门做好档案的验收工作。（三）项目参建单位职责1.按照国家有关法律法规和行业标准以及合同约定，负责本单位承担工程项目施工档案的形成、积累和整理工作，并确保档案资料的质量。2.明确本单位施工档案管理责任人，负责施工档案的日常管理工作，并接受建设单位和档案管理部门的监督检查。3.在项目竣工验收前，将本单位形成的施工档案整理成册，移交建设单位。三、施工档案的收集与整理（一）收集范围1.工程前期文件，包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。2.施工过程文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、图纸会审记录、施工日志、工程变更通知、材料设备质量证明文件、试验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。3.竣工图，包括建筑、结构、给排水、电气、暖通等各专业竣工图。4.竣工验收文件，包括工程竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等。（二）收集要求1.各项目参建单位应按照档案管理要求，及时收集本单位在工程项目建设过程中形成的各类文件资料，并确保资料的真实性、完整性和准确性。2.收集的文件资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等。3.对于电子文件，应采用通用格式存储，并确保其可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.分类科学合理，便于查找和统计。3.案卷质量符合要求，装订整齐、美观，符合档案管理规范。（四）整理方法1.工程前期文件按照文件性质分类整理，每类文件按照时间顺序排列。2.施工过程文件按照专业分类，每个专业再按照施工阶段和文件类型进行细分。例如，建筑专业可分为基础工程、主体结构工程、装饰装修工程等阶段，每个阶段再分为施工组织设计、技术交底、图纸会审记录等文件类型。3.竣工图按照专业分类，每个专业竣工图应加盖竣工图章，并在图签栏内注明竣工图编制单位、编制人、审核人、技术负责人等信息。4.竣工验收文件按照文件性质分类整理，按照时间顺序排列。四、施工档案的归档与保管（一）归档要求1.各项目参建单位应在工程项目竣工验收前，将整理好的施工档案移交建设单位。2.建设单位在收到施工档案后，应及时组织审核，对不符合要求的档案，应退回原单位重新整理。3.审核合格的施工档案，由建设单位档案管理部门按照档案管理规定进行归档。（二）保管期限施工档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保存的档案主要包括工程前期文件、重要的施工过程文件、竣工图及竣工验收文件等，如项目立项批复、可行性研究报告、重大工程变更通知、竣工图等。2.长期保存的档案一般为保存期限在20年以上的档案，如一般性的施工过程文件、材料设备质量证明文件等。3.短期保存的档案为保存期限在20年以下的档案，如施工日志、一般的工程变更通知等。（三）保管方式1.施工档案应采用纸质档案与电子档案同时保存的方式。纸质档案应存放在专用的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。2.电子档案应存储在专用的存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。3.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告上级领导。五、施工档案的利用（一）利用原则1.遵循保密原则，严格控制档案的查阅范围，确保档案信息不泄露。2.按照规定的程序和手续办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全。3.充分发挥档案的作用，为公司工程建设、运营管理、维护维修及竣工验收等提供有效服务。（二）利用方式1.查阅：因工作需要查阅施工档案的，应填写《施工档案查阅申请表》，注明查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理人员应按照申请表的要求提供档案，并在查阅现场进行监督。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案。2.借阅：因工作需要借阅施工档案的，应填写《施工档案借阅申请表》，注明借阅内容、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。六、施工档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已保管到期的施工档案进行鉴定，鉴定工作应由档案管理人员、项目建设部门相关人员等组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.对于仍有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《施工档案销毁申请表》，报经公司领导批准后予以销毁。（二）销毁1.经批准销毁的施工档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字确认。2.销毁清册应包括档案名称、卷号、册数、保管期限、销毁时间、销毁原因等信息，销毁清册应永久保存。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对各项目参建单位的施工档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、利用等情况。2.对于监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达整改通知书，要求责任单位限期整改。整改完成后，责任单位应将整改情况书面报告档案管理部门。（二）考核1.公司将施工档案管理工作纳入对各部门和项目参建单位的绩效考核内容，考核指标包括档案的完整率、准确率、归档