城建档案中介公司制度

PAGE城建档案中介公司制度一、总则（一）制定目的本制度旨在规范城建档案中介公司的运营管理，确保公司各项工作依法依规开展，提高服务质量和效率，保障公司及客户的合法权益，促进公司健康、稳定、可持续发展。（二）适用范围本制度适用于本城建档案中介公司全体员工，包括管理人员、业务人员、技术人员及其他工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规、行业标准及相关政策规定，依法开展业务活动。2.诚信服务原则：秉持诚实守信的经营理念，为客户提供优质、高效、专业的服务，树立良好的企业形象。3.质量至上原则：高度重视城建档案中介服务质量，建立健全质量管理体系，确保档案整理、保管、利用等工作符合标准要求。4.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密制度，防止档案信息泄露、丢失或损坏，保障档案的安全与完整。二、公司组织架构与职责（一）组织架构公司设立董事会、监事会，下设行政部、业务部、技术部、财务部等部门。（二）各部门职责1.董事会：负责公司重大决策，制定公司发展战略和经营方针，监督公司经营管理活动。2.监事会：对公司财务、经营活动及董事、高级管理人员履职情况进行监督检查。3.行政部：负责公司行政管理工作，包括人员招聘、培训、考核、薪酬福利管理，办公设施设备管理，文件档案管理，后勤保障等。4.业务部：负责拓展城建档案中介业务市场，与客户沟通洽谈，签订业务合同，组织实施业务项目，确保业务目标的实现。5.技术部：承担城建档案整理、数字化处理、保管、利用等技术工作，制定技术标准和规范，提供技术支持与指导。6.财务部：负责公司财务管理工作，包括财务预算编制、资金管理、成本核算、财务报表编制与分析，税务申报与缴纳等，确保公司财务状况健康稳定。三、业务流程规范（一）业务承接1.业务部通过市场调研、客户推荐、行业交流等渠道获取业务信息。2.对潜在业务进行初步评估，包括项目背景、客户需求、业务范围、预期收益、风险因素等。3.与客户进行沟通洽谈，详细了解项目具体情况，向客户介绍公司服务内容、流程、收费标准等，解答客户疑问。4.若客户有意向合作，业务部起草业务合同，明确双方权利义务、服务内容、质量标准要求、费用支付方式、违约责任等条款，提交公司审核。5.合同经审核通过后，由业务部与客户签订正式业务合同。（二）业务实施1.根据业务合同要求，业务部组织成立项目团队，明确团队成员职责分工。2.技术部依据项目具体情况，制定详细的业务实施方案，包括档案整理计划、数字化处理方案、保管设施建设规划、利用服务流程等。3.项目团队按照实施方案开展工作。档案整理人员按照档案分类标准和整理规范，对城建档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作；数字化处理人员运用专业设备和软件，对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等操作；保管人员负责建设和维护档案保管设施，确保档案存放安全有序；利用服务人员按照规定流程为客户提供档案查阅、借阅、复制等服务。4.在业务实施过程中，项目团队定期召开工作会议，汇报工作进展情况，及时解决遇到的问题。如遇重大问题或变更事项，需及时向公司管理层汇报并协商解决方案。5.业务部负责与客户保持沟通，及时反馈业务进展情况，根据客户意见和建议调整工作安排，确保业务实施符合客户需求。（三）业务验收1.业务项目完成后，项目团队进行自查自纠，确保工作成果符合业务合同要求和相关标准规范。2.业务部组织内部验收，邀请技术专家、质量管理人员等对项目成果进行全面检查评估，填写验收报告，提出验收意见。3.如内部验收合格，业务部向客户提交验收申请，附上相关工作成果资料。客户组织相关人员进行验收，公司项目团队配合做好解释说明工作。客户验收通过后，双方签署验收文件。4.若验收过程中发现问题，项目团队应按照客户意见及时进行整改，直至验收合格。（四）业务归档1.业务项目验收合格后，项目团队负责将业务实施过程中形成的各类文件资料，包括业务合同、实施方案、工作记录、验收报告等进行整理归档。2.按照公司档案管理规定，对归档资料进行分类、编号、装订，移交公司档案室统一保管。档案室建立档案台账，记录档案的入库、保管、查阅等情况。四、人员管理（一）招聘与录用1.行政部根据公司业务发展需要，制定人员招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职要求等。2.通过招聘网站、人才市场、校园招聘、内部推荐等渠道发布招聘信息，收集应聘人员简历。3.对应聘人员进行资格审查和初步筛选后，组织面试、笔试、实际操作等考核环节，全面评估应聘人员的专业知识、业务能力、综合素质等。4.根据考核结果，确定拟录用人员名单，报公司管理层审批。审批通过后发放录用通知，办理入职手续。（二）培训与发展1.行政部制定年度员工培训计划，根据员工岗位需求和职业发展规划，确定培训内容和方式。2.培训内容包括法律法规、行业标准、业务知识、技术技能、职业道德等方面。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、实践锻炼等多种形式。3.鼓励员工自主学习和参加各类培训课程，对取得相关专业证书或在业务能力提升方面表现突出的员工给予适当奖励。4.建立员工培训档案，记录员工培训情况和考核成绩，为员工职业发展提供参考依据。（三）绩效考核1.行政部制定员工绩效考核制度，明确考核指标、考核周期、考核方式等。2.考核指标包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面。工作业绩主要考核员工完成业务任务的数量、质量和效率；工作能力考核员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力等；工作态度考核员工的责任心、敬业精神、团队合作意识等。3.考核周期分为月度考核、季度考核和年度考核。月度考核由部门负责人对员工进行评价，季度考核和年度考核由公司成立考核小组进行综合评价。4.根据考核结果，对表现优秀的员工给予奖励，包括奖金、晋升、荣誉证书等；对不称职的员工进行批评教育、岗位调整或辞退处理。（四）薪酬福利1.财务部制定薪酬福利制度，明确薪酬结构、薪酬标准、福利项目等。2.薪酬结构包括基本工资、绩效工资、奖金等部分。基本工资根据员工岗位和职级确定，绩效工资与员工绩效考核结果挂钩，奖金根据公司业绩和员工贡献发放。3.福利项目包括社会保险、住房公积金、带薪年假、节日福利、培训机会、职业发展规划等。4.财务部每月按时发放员工工资，按照国家规定缴纳社会保险和住房公积金，确保员工享受应有的福利待遇。（五）离职管理1.员工因个人原因提出离职申请，需提前[X]天向所在部门提交书面申请，经部门负责人同意后报行政部备案。2.行政部与离职员工进行离职面谈，了解离职原因，办理离职手续，包括工作交接、归还公司财物、清理办公设备等。3.离职员工所在部门负责监督工作交接情况，确保工作顺利过渡。工作交接完成后，由部门负责人签署工作交接清单。4.财务部在离职手续办理完毕后，结算离职员工工资、奖金等薪酬待遇，并办理相关财务手续。5.行政部将离职员工信息从公司员工档案中删除，并做好相关资料的归档工作。五、档案管理（一）档案收集1.业务部在业务开展过程中，及时收集与项目相关的各类文件资料，包括客户提供的原始档案、业务实施过程中形成的工作记录、报告、图表等。2.技术部在档案整理、数字化处理、保管、利用等工作中产生的技术文件、数据备份等资料，由专人负责收集整理。3.行政部负责收集公司行政管理活动中形成的文件资料，如会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度等。4.各部门指定专人负责档案收集工作，确保档案资料收集的及时性、完整性和准确性。收集的档案资料应进行初步分类和整理，定期移交公司档案室。（二）档案整理1.档案室按照国家档案管理标准和公司制定的档案分类方案，对接收的档案资料进行分类整理。2.档案整理人员对档案进行编号、编目、装订等操作，编制档案目录，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。3.对于破损、褪色、字迹模糊等不符合保管要求的档案，进行修复或复制处理，确保档案的质量。4.在档案整理过程中，严格遵守档案整理规范和操作流程，保证档案整理工作的质量和效率。（三）档案数字化1.根据业务发展需要和档案保管要求，技术部制定档案数字化工作计划，明确数字化范围、技术标准、质量要求等。2.配备专业数字化设备和软件，按照数字化流程对档案进行扫描、图像处理、数据挂接、存储等操作。3.对数字化档案进行质量抽检，确保数字化档案图像清晰、数据准确、存储安全。抽检合格率应达到[X]%以上，如发现问题及时进行整改返工。4.将数字化档案与纸质档案进行关联，建立数字化档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享利用。（四）档案保管1.公司建立专门的档案保管场所，配备必要的保管设施设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防盗设备等，确保档案存放环境安全适宜。2.档案室制定档案保管制度，明确档案保管要求、出入库登记、定期盘点等规定。档案管理人员严格按照制度要求进行操作，确保档案保管工作规范有序。3.对档案进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。定期对档案进行盘点清查，核对档案数量、质量和存放位置，如发现问题及时报告并处理。4.加强档案保管场所的安全管理，严禁无关人员进入，防止档案被盗、被抢、被毁等事故发生。（五）档案利用1.公司制定档案利用制度，明确档案利用范围限制、利用流程、审批权限等规定。2.客户因业务需要查阅、借阅、复制档案的，需填写档案利用申请表，注明利用目的、档案内容、利用方式等，经业务部负责人审核、公司管理层审批后，到档案室办理利用手续。3.档案室根据审批意见，为客户提供档案利用服务。查阅档案应在指定场所进行，不得擅自摘抄、复制、拍照；借阅档案应办理借阅登记手续，限期归还；复制档案应按照规定程序进行，确保复制件与原件一致。4.档案利用过程中，档案管理人员应做好记录，包括利用时间、利用人、利用内容、利用方式等，定期对档案利用情况进行统计分析，为公司业务决策提供参考依据。六、财务管理（一）预算管理1.财务部每年年底根据公司战略规划和业务发展计划，编制下一年度财务预算。预算内容包括收入预算、成本预算、费用预算、资金预算等。2.收入预算根据业务部市场预测和业务合同签订情况进行编制；成本预算根据业务实施过程中的各项成本支出进行预估；费用预算涵盖行政、人力、财务等部门的各项费用开支；资金预算根据公司资金收支情况，合理安排资金使用。3.财务预算经公司管理层审核批准后，作为公司年度财务管理的依据。财务部定期对预算执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并采取措施进行调整。（二）收入管理1.业务部负责按照业务合同约定及时收取服务费用。收取的费用应全额上缴公司财务部，不得截留、挪用。2.财务部对收入进行统一核算和管理，建立收入台账，记录每笔业务收入的来源、金额、到账时间等信息。3.加强对收入款项的催收管理，对逾期未付款项及时与客户沟通协商，采取有效措施确保款项按时足额收回。（三）成本管理1.技术部、业务部等部门在业务实施过程中，应严格控制成本支出。根据业务预算，合理安排人员、设备、材料等资源的使用，降低不必要的开支。2.财务部负责成本核算和监控，定期对业务成本进行分析，找出成本控制的关键点和存在的问题，提出改进建议。3.建立成本费用报销制度，明确报销流程、审批权限、报销标准等规定。员工报销费用时，应提供真实、合法、有效的票据，经审批后到财务部办理报销手续。（四）费用管理1.行政部、财务部等部门按照费用预算严格控制各项费用支出。费用支出应遵循必要性、合理性、效益性原则，确保费用使用符合公司规定和业务需求。2.建立费用审批制度，明确不同额度费用的审批流程和审批权限。费用报销需填写报销申请表，附上相关证明材料，经部门负责人审核、财务审核、公司管理层审批后报销。3.财务部定期对费用支出情况进行统计分析，对比预算与实际支出差异，及时发现费用管理中存在的问题并采取措施加以解决。（五）资金管理1.财务部负责公司资金的统筹管理，合理安排资金收支，确保公司资金链的稳定。2.根据公司业务需求和资金状况，制定资金使用计划，合理调度资金，提高资金使用效率。3.加强资金安全管理，严格执行资金收支审批制度，确保资金收付的准确性和安全性。定期对公司银行账户进行核对，防范资金风险。4.做好资金预算执行情况的监控和分析，及时调整资金使用计划，确保公司资金合理配置和有效运作。七、保密制度（一）保密范围1.涉及公司商业秘密的信息，包括业务合同内容、客户信息、技术方案、财务数据、经营策略等。2.涉及城建档案的机密信息，如档案内容、档案整理方法、数字化处理技术、档案利用记录等。3.公司内部管理文件、会议纪要、人事信息等属于保密范畴的信息。（二）保密措施1.与员工签订保密协议，明确员工的保密义务和违约责任。2.在公司办公区域设置保密标识，提醒员工注意保密事项。3.对涉及保密信息的文件、资料、存储设备等进行严格管理，限制访问权限，加密存储重要数据。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识和防范能力