项目档案四纳入制度

PAGE项目档案四纳入制度一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本项目档案四纳入制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有项目的档案管理工作，包括但不限于工程项目、科研项目、营销项目等各类项目。（三）基本原则1.真实性原则：项目档案应如实反映项目建设和管理过程中的实际情况。2.完整性原则：涵盖项目从策划、实施到验收全过程的各类文件资料。3.系统性原则：对项目档案进行科学分类、编号和整理，保持其内在联系。4.规范性原则：遵循国家和行业相关档案管理规范和标准。5.保密性原则：对涉及公司机密的项目档案严格保密。二、项目档案四纳入的具体内容（一）纳入项目建设全过程1.项目前期阶段项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告、项目批复等。项目规划文件，如项目总体规划、设计方案等。项目招投标文件，包括招标文件、投标文件、评标报告等。2.项目实施阶段工程施工文件，如施工图纸、施工组织设计、工程变更通知等。设备采购文件，包括设备采购合同、设备清单、设备验收报告等。项目进度文件，如项目进度计划、进度报表、会议纪要等。质量控制文件，如质量检验报告、质量事故处理记录等。安全管理文件，如安全管理制度、安全检查记录、安全事故报告等。3.项目验收阶段项目竣工验收文件，包括竣工验收报告、验收备案表等。项目总结文件，如项目总结报告、技术总结报告等。（二）纳入项目各部门1.项目管理部门项目管理计划、方案、制度等文件。项目协调会议纪要、工作联系单等。项目考核与评价文件。2.工程技术部门工程技术方案、技术交底记录等。工程技术变更文件。工程技术难题解决记录。3.质量安全部门质量安全管理制度、措施文件。质量安全检查记录、整改通知。质量安全事故处理文件。4.物资采购部门物资采购计划、合同。物资到货验收记录。物资库存管理文件。5.财务部门项目预算文件、资金使用计划。项目费用报销凭证、财务报表。项目成本核算文件。（三）纳入项目相关人员1.项目负责人项目策划书、任务书。项目决策过程中的文件。对项目整体把控和协调的相关记录。2.技术负责人技术方案审核意见。技术难题指导记录。技术总结报告。3.各岗位工作人员各自岗位工作中形成的原始记录、报表等。参与项目会议的纪要。与项目相关的工作汇报文件。（四）纳入项目文档管理程序1.文件形成与收集明确项目各阶段文件形成的责任部门和责任人。规定文件收集的时间节点和要求。建立文件收集的渠道和方式，如定期报送、现场收集等。2.文件整理与分类按照项目档案分类标准进行文件整理。对文件进行编号、编目，编制文件目录。剔除重复、无效文件。3.文件归档与存储确定档案归档的时间和地点。采用合适的存储方式，如纸质档案专柜存储、电子档案光盘存储或电子存储系统存储等。对档案存储环境进行定期检查和维护。4.文件检索与利用建立档案检索系统，方便快速查找所需文件。制定档案借阅制度，明确借阅流程和权限。对档案利用情况进行登记和统计。三、项目档案四纳入的实施流程（一）项目启动阶段1.成立项目档案管理小组，明确小组成员职责。2.制定项目档案管理计划，明确档案管理工作的目标、任务、流程和责任人。（二）项目实施阶段1.各部门和相关人员按照档案管理计划及时形成和收集文件资料。2.定期对收集到的文件资料进行初步整理，分类存放。3.档案管理人员定期对项目档案进行检查和指导，确保文件资料的完整性和规范性。（三）项目验收阶段1.项目验收前，各部门和相关人员对本部门形成的项目档案进行全面自查，确保档案齐全、完整、准确。2.档案管理人员对项目档案进行集中整理和审核，编制项目档案验收清单。3.组织项目档案验收，对验收中发现的问题及时整改。（四）项目结束阶段1.将验收合格的项目档案进行归档存储。2.对项目档案管理工作进行总结和评估，总结经验教训，提出改进措施。四、项目档案的分类与编号（一）分类标准1.按项目类别分类，如工程项目、科研项目、营销项目等。2.按项目阶段分类，如前期阶段、实施阶段、验收阶段等。`3.按文件性质分类，如管理文件、技术文件、财务文件等。（二）编号规则1.项目编号：采用[项目类别代码][项目年份][项目顺序号]的格式，如GY2023001，表示工程项目2023年第1个项目。2.文件编号：在项目编号后加上文件类别代码和文件顺序号，如GY2023001GL001，表示该项目的第1份管理文件。五、项目档案的保管期限与销毁（一）保管期限1.永久保管：涉及公司核心机密、重大权益、长期利用价值的项目档案。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的项目档案。3.短期保管：保存期限为110年的项目档案。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁清单，注明档案名称、编号、保管期限等信息。2.经项目负责人、档案管理部门负责人审核后报公司分管领导批准。3.按照批准的销毁清单进行销毁，销毁过程要有记录，包括销毁时间、地点、方式等。4.对涉及电子档案的销毁，要采用符合安全要求的方式进行数据清除。六项目档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的项目档案，严格限制接触人员范围。2.与接触项目档案的人员签订保密协议。3.对档案存储场所采取保密措施，如设置门禁、监控等。（二）安全管理1.建立档案安全管理制度，明确安全责任。2.定期对档案存储场所进行安全检查，确保防火、防潮、防虫、防盗等。3.制定档案应急处置预案，应对突发安全事件。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对项目档案管理工作进行监督检查。2.公司内部审计部门不定期对项目档案管理情况进行审计。（二）考核评价1.将项目