公司档案查借阅制度

PAGE公司档案查借阅制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，规范档案查借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）档案定义本制度所指档案是公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、会议记录、声像资料等。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，对档案进行分类、编号、整理、装订、编目等工作，确保档案的规范有序。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查询和利用。4.负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全与完整。5.按照规定的期限和程序，对档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和准确性。6.负责组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。7.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）档案形成部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、归档工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查借阅工作，如实提供档案利用情况和相关信息。4.负责对本部门档案管理人员进行培训和管理，提高档案管理水平。（三）档案查借阅人员职责1.严格遵守公司档案查借阅制度，不得擅自查阅、借阅、复制、摘抄、涂改、销毁档案。2.按照规定的程序和要求办理档案查借阅手续，填写《档案查借阅申请表》，注明查借阅目的、内容、期限等。3.在查借阅档案过程中，要爱护档案，不得损坏、丢失档案，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门。4.查借阅档案结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。5.未经档案管理部门同意，不得将档案转借他人或带出公司。三、档案查借阅流程（一）申请1.查阅、借阅档案的人员，应填写《档案查借阅申请表》，详细注明查借阅的目的、内容、期限等，并签字确认。2.《档案查借阅申请表》应提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据查借阅的必要性和合理性进行审核，并签署意见。（二）审批1.《档案查借阅申请表》经部门负责人审核后，提交至档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据档案的密级、重要程度、利用范围等因素进行审批，对于涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查借阅，应报公司分管领导审批。3.档案管理部门审批通过后，在《档案查借阅申请表》上签署意见，并注明查借阅的期限、地点等。（三）查阅1.查阅人员凭经审批的《档案查借阅申请表》到档案管理部门查阅档案。2.档案管理部门应安排专人负责协助查阅人员查阅档案，查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案管理部门。3.查阅人员如需复印有关档案资料，应事先经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印的档案资料应加盖档案管理部门的印章，并注明用途。（四）借阅1.借阅人员凭经审批的《档案查借阅申请表》到档案管理部门办理借阅手续，领取档案。2.档案管理部门应向借阅人员发放《档案借阅登记表》，借阅人员应如实填写借阅档案的名称、数量、期限等信息，并签字确认。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借他人或带出公司。如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，经批准后方可延长。4.借阅人员归还档案时应保持档案的完好无损，档案管理部门应认真核对档案的数量、内容等，确认无误后办理归还手续。四、档案保密规定（一）密级划分公司档案分为绝密、机密、秘密三个密级。1.绝密级档案：是公司最重要的机密文件，一旦泄露将给公司造成极其严重的损失，如公司核心技术资料、重大商业决策文件等。2.机密级档案：是公司重要的机密文件，泄露后将给公司带来较大的损失，如公司财务报表、重要合同协议等。3.秘密级档案：是公司一般的机密文件，泄露后可能对公司造成一定影响，但损失相对较小，如一般性的业务文件、会议记录等。（二）保密措施1.档案管理部门应根据档案的密级，采取相应的保密措施，对绝密级档案应实行专人专柜保管，严格限制接触范围；对机密级档案应采取加密存储、限制查阅等措施；对秘密级档案应进行一般的保密管理。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容，不得私自复制、摘抄、传播档案信息。3.查阅、借阅密级档案的人员，应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。如需复印密级档案资料，应事先经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。复印的档案资料应严格按照密级档案的管理要求进行保管和使用。4.对涉及公司机密、商业秘密等重要档案的查借阅，档案管理部门应进行登记备案，记录查借阅的时间、人员、内容等信息，以备查询。五、档案利用统计与分析（一）统计内容档案管理部门应建立档案利用统计制度，对档案的查借阅情况进行统计，统计内容包括查借阅的时间、人员、部门、档案名称、数量、利用目的等。（二）统计方法档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计，每月末将统计数据汇总整理，形成《档案利用情况统计表》。（三）分析与反馈档案管理部门应根据档案利用统计数据，进行分析研究，了解档案利用的规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。同时，应将档案利用情况分析结果反馈给各部门，以便各部门合理利用档案资源，提高工作效率。六、档案安全与保护（一）安全防护1.档案库房应具备完善的安全防护设施，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应安装监控设备，对档案库房进行24小时监控，确保档案库房的安全。3.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。（二）应急处置1.档案管理部门应制定档案安全应急预案，明确档案安全事故的应急处置流程和责任分工。2.如发生档案安全事故，档案管理人员应立即采取措施进行处置，保护档案的安全，并及时报告公司领导和相关部门。3.公司应组织相关人员对档案安全事故进行调查处理，分析事故原因，总结经验教训，采取有效措施防止类似事故的再次发生。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循“以我为主、立足利用、全面审核与重点审查相结合、保守机密”的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、各部门档案工作负责人等。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定标准档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、价值等因素，制定档案鉴定标准，对档案进行逐卷鉴定。鉴定标准应明确档案的保管期限，分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定工作小组审核后，报公司分管领导审批。3.档案销毁工作应在档案管理部门指定的地点进行，由档案管理人员和监销人员共同负责实施。销毁过程中，应确保档案信息的彻底销毁，防止档案信息泄露。4.档