园区信息档案管理制度

PAGE园区信息档案管理制度一、总则（一）目的为加强园区信息档案管理，确保园区各类信息档案的完整、准确、安全和有效利用，提高园区管理水平和服务质量，依据国家相关法律法规及行业标准，结合园区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于园区内所有入驻企业、机构以及园区管理部门所产生和使用的各类信息档案。（三）基本原则1.真实性原则：信息档案应如实反映园区各项工作的实际情况，确保内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖园区运营管理的各个方面，保证信息档案的全面性和系统性。3.安全性原则：采取有效措施，保障信息档案的安全，防止信息泄露、损坏或丢失。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行信息档案的收集、整理、存储、检索和利用。5.时效性原则：及时更新和维护信息档案，确保其与园区实际工作同步，为决策提供准确依据。二、信息档案管理职责（一）园区管理部门职责1.负责制定和完善园区信息档案管理制度，并监督实施。2.统筹规划园区信息档案管理工作，明确各部门在信息档案管理中的职责和分工，并进行协调指导。3.组织开展园区信息档案的收集、整理、归档、存储、检索和利用等工作。4.负责园区信息档案管理系统的建设、维护和升级，确保系统的正常运行。5.对园区内各入驻企业、机构的信息档案管理工作进行监督检查，定期组织考核评估。6.负责与上级主管部门、相关政府部门以及其他园区进行信息档案的交流与共享。（二）入驻企业、机构职责1.建立健全本企业、机构内部的信息档案管理制度，明确专人负责信息档案管理工作。2.按照园区信息档案管理要求，及时、准确地向园区管理部门报送各类信息档案。3.负责本企业、机构所产生信息档案的收集、整理、归档、存储和保管工作，确保信息档案的安全和完整。4.积极配合园区管理部门开展信息档案的检索、利用等工作，为园区管理和决策提供支持。（三）信息档案管理人员职责1.认真贯彻执行园区信息档案管理制度，严格遵守信息档案管理工作流程。2.负责信息档案的日常收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保信息档案的规范化管理。3.熟练掌握信息档案管理系统的操作技能，负责信息档案的录入、存储、检索和维护等工作，提高信息档案的利用效率。4.做好信息档案的安全保密工作，严格遵守信息档案查阅、借阅制度，防止信息泄露。5.定期对信息档案进行清查盘点，及时发现和处理信息档案管理中存在的问题，并向上级主管部门报告。6.积极参加信息档案管理业务培训，不断提高自身业务素质和工作能力。三、信息档案的分类与编号（一）分类标准园区信息档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括园区管理部门的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.入驻企业信息类：涵盖入驻企业的基本情况、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、公司章程、法定代表人身份证明等相关资料。3.项目建设类：涉及园区内各类建设项目的立项审批文件、规划设计图纸、施工许可证、工程合同、竣工验收报告等。4.经济发展类：包含园区经济运行数据统计报表、招商引资项目资料、企业经营业绩报告、产业发展规划等。5.安全管理类：如园区安全管理制度、安全检查记录、应急预案、安全事故报告与处理文件等。6.物业管理类：包括园区物业管理合同、物业服务记录、设施设备维护档案、环境卫生管理资料等。7.公共服务类：涉及园区内公共服务设施建设与管理文件、公共服务活动记录、居民投诉与处理情况等。8.其他类：不属于上述分类的其他重要信息档案。（二）编号规则1.信息档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的形式，确保编号的唯一性和系统性。2.年份：用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码：根据信息档案分类标准，分别用两位大写字母表示各类别，如“XG”表示行政管理类，“QY”表示入驻企业信息类等。4.流水号：按照信息档案形成的先后顺序，用四位数字依次编号，从“0001”开始。例如，2023年行政管理类的第5份文件编号为“2023XG0005”。四、信息档案的收集与整理（一）收集范围1.园区管理部门在日常工作中形成的各类文件、资料、报表等。2.入驻企业、机构按照园区要求提交的各类申报材料、业务报表、合同协议等。3.园区内各类建设项目从立项到竣工验收全过程产生的文件资料。4.园区经济发展、安全管理、物业管理、公共服务等各项工作中形成的相关记录和资料。5.园区与上级主管部门、相关政府部门以及其他园区之间往来的文件、函件、交流材料等。6.其他与园区运营管理相关的重要信息档案。（二）收集要求1.明确信息档案收集的责任部门和责任人，确保信息档案收集工作的及时、准确。2.在信息档案形成过程中，相关部门和人员应及时将文件资料进行整理，确保其内容完整、格式规范。3.对于纸质信息档案，应确保字迹清晰、纸张完好；对于电子信息档案，应保证数据的准确性和完整性，并按照规定的存储格式进行保存。4.入驻企业、机构应按照园区管理部门规定的时间和要求，定期向园区管理部门报送相关信息档案。（三）整理方法1.按照信息档案分类标准，对收集到的信息档案进行分类。2.对每一类信息档案进行排序编号，确保编号的连续性和唯一性。3.编制信息档案目录，目录应包括信息档案的编号、名称、日期、来源等基本信息，以便于检索和查阅。4.对于纸质信息档案，应进行装订成册，并在封面注明信息档案类别、编号、名称等；对于电子信息档案，应按照分类目录进行存储，并建立相应的索引文件。五、信息档案的存储与保管（一）存储方式1.设立专门的信息档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等，确保信息档案存储环境的安全、整洁、通风良好。2.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。对于纸质信息档案，应按照类别和编号顺序存放于档案柜中；对于电子信息档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，备份数据应分别存储在不同的物理位置。3.建立园区信息档案管理系统，将各类信息档案录入系统，实现信息档案的数字化管理，方便检索、查阅和利用。（二）保管期限1.根据信息档案的重要性和时效性，确定不同信息档案的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）和长期（10年以上）。2.行政管理类、入驻企业信息类、项目建设类等重要信息档案应长期保管；经济发展类、安全管理类、物业管理类等信息档案根据实际情况确定保管期限，但一般不少于5年；公共服务类等一般性信息档案保管期限为15年。3.对于超过保管期限且无继续保存价值的信息档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁。（三）保管要求1.定期对信息档案进行清查盘点，核对信息档案的数量、完整性和存储状况，确保账物相符。2.做好信息档案库房的安全管理工作，严格限制无关人员进入库房，防止信息档案被盗、被篡改或损坏。3.加强对信息档案存储环境的监测和控制，保持库房内适宜的温度、湿度，防止信息档案因受潮、发霉、虫蛀等原因损坏。4.对电子信息档案的存储设备进行定期维护和检查，确保数据的安全性和可读取性。同时，要做好数据备份工作，防止因设备故障、自然灾害等原因导致数据丢失。六、信息档案的检索与利用（一）检索方式1.园区信息档案管理系统应具备强大的检索功能，支持按照信息档案编号、名称、日期、类别、关键词等多种方式进行检索。2.建立纸质信息档案索引目录，方便查阅纸质信息档案时进行快速检索。3.对于重要信息档案，应建立专门的索引卡片或电子索引文件，以便于重点关注和快速查找。(二)利用权限1.园区管理部门工作人员因工作需要可查阅、借阅园区内相关信息档案，但必须严格履行审批手续。2.入驻企业、机构工作人员查阅、借阅本企业、机构相关信息档案，应经本企业、机构负责人批准，并按照园区管理部门规定的程序进行办理。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅园区信息档案的，必须经园区管理部门负责人批准，并签订保密协议，按照规定的范围和要求进行查阅、借阅。（三）利用流程1.查阅申请：申请人填写《信息档案查阅申请表》，注明查阅信息档案的类别、编号、名称、查阅目的等内容，并提交所在部门负责人审核。2.审批：经所在部门负责人审核同意后，申请表提交园区信息档案管理部门负责人审批。对于涉及重要信息或敏感信息的查阅申请，需经园区分管领导审批。3.查阅：审批通过后，申请人凭有效证件到信息档案管理部门查阅信息档案。信息档案管理人员应按照规定提供相应的信息档案，并做好查阅记录。4.借阅申请：如需借阅信息档案，申请人应在查阅申请表中注明借阅期限，并提交所在部门负责人和园区信息档案管理部门负责人审批。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应重新办理审批手续。5.借阅登记：信息档案管理人员对借阅的信息档案进行详细登记，记录借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息，并要求借阅人签字确认。6.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还信息档案。信息档案管理人员在收回借阅的信息档案时，应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。七、信息档案的安全与保密（一）安全措施1.建立健全信息档案安全管理制度，加强对信息档案管理各个环节的安全防范。2.信息档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，并定期进行检查和维护，确保设施设备的正常运行。3.对信息档案管理系统进行安全防护，设置用户权限管理，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，防止信息档案被非法入侵或篡改。4.加强对信息档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力，制定信息档案安全应急预案，定期组织演练，确保在发生安全事故时能够及时、有效地进行处置。（二）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及园区商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案进行严格保密。2.明确信息档案保密范围和保密责任，与信息档案管理人员签订保密协议，要求其严格履行保密义务。3.限制信息档案的查阅和使用范围，对涉及保密信息的档案，应在规定的保密期限内进行管理，未经批准不得擅自扩大知悉范围。4.加强对信息档案传输过程的保密管理，采用加密传输等技术手段，确保信息在传输过程中的安全性。5.对违反信息档案安全与保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、信息档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据信息档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，定期对信息档案进行鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、严格保密原则，确保信息档案鉴定工作的质量。（二）鉴定组织成立园区信息档案鉴定工作小组，由园区管理部门负责人、信息档案管理人员以及相关业务部门代表组成。鉴定工作小组负责制定信息档案鉴定标准和工作方案，组织开展信息档案鉴定工作，并对鉴定结果进行审核。（三）鉴定方法1.查阅信息档案目录和相关文件资料，了解信息档案的形成背景、内容和用途。2.征求信息档案形成部门和相关业务部门的意见，评估信息档案的现实利用价值。3.对信息档案进行逐件审查，判断其是否符合保管期限要求，是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的信息档案，由信息档案管理部门编制《信息档案销毁清单》，详细列出拟销毁信息档案的编号、名称、日期、数量等内容。2.《信息档案销毁清单》经园区信息档案鉴定工作小组审核通过后，报园区管理部门负责人批准。3.按照批准的销毁清单，对拟销毁的信息档案进