各门类档案归档制度

PAGE各门类档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保各门类档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护公司/组织的合法权益，特制定本归档制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门在各项工作活动中形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范和高效。2.真实完整原则各部门应如实收集、整理和归档本部门工作中形成的各类档案，保证档案内容的真实性和完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.分类科学原则根据档案的形成领域、内容性质等因素，对档案进行科学分类，便于档案的管理和查找利用。4.安全保密原则加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露，确保档案信息的安全。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立[档案管理部门名称]，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。（二）部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司/组织档案管理制度，并组织实施。2.负责接收、整理各部门移交的档案，进行分类、编号、编目等工作，建立健全档案检索体系。3.负责档案的保管、保护工作，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和维护。4.负责档案的查阅、借阅服务，按照规定办理档案查阅、借阅手续，提供必要的档案利用条件。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理的效率和水平。6.负责对各部门档案工作进行监督、指导和考核，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。7.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。8.负责收集、整理和编研公司/组织的档案资料，编写档案参考资料，为公司/组织的决策和管理提供服务。三、档案分类及归档要求（一）文书档案1.分类文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类。2.归档范围上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复等。公司/组织制发的各类文件，如决定、通知、报告、请示、合同等正本及定稿。公司/组织内部形成的会议文件、工作计划、工作总结、统计报表等。公司/组织与外部单位往来文件，如信函、洽商记录、协议等。3.归档要求各部门应在文件办理完毕后及时将文件收集齐全，按照文书档案分类方案进行整理。归档文件应齐全完整，字迹清晰，签署完备，日期准确。归档文件应按照顺序排列，编制页码，填写归档文件目录。文书档案应在次年上半年完成归档工作，并移交档案管理部门。（二）科技档案1.分类科技档案按照项目进行分类，每个项目下再按照文件材料的形成阶段和性质进行细分。2.归档范围科研项目档案，包括项目立项报告、研究方案、实验记录、研究成果报告等。产品开发档案，包括产品设计图纸、技术文件、工艺文件、质量检验报告等。工程建设档案，包括工程规划文件、设计文件、施工图纸、竣工验收文件等。设备仪器档案，包括设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等。3.归档要求科技项目负责人应指定专人负责项目文件材料的收集、整理和归档工作，确保项目文件材料的完整、准确。归档文件应按照项目进展顺序及时整理，分类编号，建立项目档案卷内目录。科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作，并移交档案管理部门。工程建设档案应随工程进度同步归档，在工程竣工验收合格后一个月内完成全部归档工作，并移交档案管理部门。（三）会计档案1.分类会计档案按照会计年度保管期限进行分类。2.归档范围会计凭证，包括原始凭证和记账凭证。会计账簿，包括总账、明细账、日记账、辅助账等。财务报告，包括月度、季度、年度财务报表及附注。其他会计资料，如银行对账单、税务申报表及完税凭证、财务审计报告等。3.归档要求会计部门应在会计年度终了后，对当年形成的会计档案进行整理、装订成册，并编制会计档案保管清册。会计档案应按照规定的保管期限进行分类存放，确保档案的安全和完整。会计档案的查阅、借阅应按照规定办理手续，严禁擅自销毁会计档案。会计档案保管期满，需要销毁时，应按照规定程序进行鉴定和销毁，并将销毁情况报告公司/组织负责人。（四）人事档案1.分类人事档案按照员工类别进行分类，如在职员工档案、离职员工档案等。2.归档范围员工个人基本信息材料，包括身份证、学历证书、学位证书、职称证书等复印件。员工入职材料，包括入职登记表、劳动合同、就业协议等。员工培训材料，包括培训记录、结业证书等。员工考核材料，包括年度考核表、绩效评估报告等。员工奖励与处分材料，包括奖励决定、处分决定等。员工工资福利材料，包括工资表、奖金发放记录、社保缴纳记录等。员工离职材料，包括离职申请表、离职证明材料等。3.归档要求人力资源部门应指定专人负责人事档案的收集、整理和归档工作，确保人事档案的真实、完整。人事档案应按照员工类别和档案内容进行分类整理，建立人事档案目录。人事档案应严格保密，查阅、借阅人事档案应按照规定办理审批手续，严禁擅自涂改、抽取、撤换档案材料。人事档案管理人员应定期对人事档案进行检查、整理，发现问题及时处理。（五）业务档案1.分类业务档案根据不同业务类型进行分类，如销售业务档案、采购业务档案、客户服务业务档案等。2.归档范围销售业务档案，包括销售合同、订单、客户信息、销售报表等。采购业务档案，包括采购合同、采购订单、供应商信息、采购发票等。客户服务业务档案，包括客户投诉记录、客户反馈意见、服务报告等。其他业务档案，根据公司/组织具体业务活动形成的相关文件材料。3.归档要求各业务部门应明确专人负责业务档案的收集、整理和归档工作，确保业务档案的及时、准确归档。业务档案应按照业务流程和时间顺序进行整理，分类编号，建立业务档案索引。业务档案应妥善保管，防止丢失、损坏，对于重要业务档案应进行备份。业务档案的查阅、借阅应按照规定办理手续，确保业务档案的安全和保密。四、档案归档流程（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。2.档案收集人员应定期对本部门的文件材料进行清理，将应归档的文件材料收集齐全，不得遗漏。3.对于跨部门形成的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合提供所需材料。（二）档案整理1.收集后的档案应按照本制度规定的分类方法进行整理，确保档案分类准确、排列有序。2.对归档文件进行编号、编目，编制页码，填写归档文件目录，便于档案的查找和利用。3.对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案的质量。（三）档案移交1.各部门整理好的档案应在规定时间内移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门接收档案后，应及时将档案入库保管，并更新档案管理系统中的相关信息。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等，保证档案保管环境符合要求。（三）档案存放1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.档案应按照编号顺序排列上架，不得随意堆放，确保档案存放整齐有序。3.对于电子档案，应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（四）档案检查1.档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。2.每年应对档案进行全面清查，核对档案的数量、编号、目录等信息，确保档案的准确完整。3.对于检查中发现的档案损坏、丢失等情况，应及时查明原因，采取相应的补救措施，并向上级报告。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应根据工作需要，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密、敏感信息的档案，查阅时应严格按照公司/组织保密规定办理审批手续，经公司/组织保密部门负责人批准后方可查阅。3.外部单位查阅公司/组织档案，应持有单位介绍信，经公司/组织负责人批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写档案查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、查阅目的等信息。2.档案管理部门应根据查阅人员的权限，提供相应的档案，并对查阅过程进行监督，确保档案的安全。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。（三）借阅权限1.公司/组织内部人员借阅档案，应经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.涉及公司/组织机密级以上档案，原则上不得借阅，确因工作需要借阅的，应经公司/组织主要领导批准。（四）借阅手续1.借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限、借阅用途等信息。2.档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后向借阅人员发放档案，并填写档案借阅登记台账。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自带出公司/组织办公区域，如因特殊情况需要带出，应经档案管理部门负责人批准。4.借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查档案是否完整无损，如有损坏、丢失等情况，应追究借阅人员的责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、区别对待、准确判定的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动，是否具有查考利用价值。2.档案的保存期限是否符合国家有关规定和公司/组织实际情况。3.档案的完整性和准确性，是否存在重复、虚假等问题。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的档案进行清理，提出拟销毁档