调解文书档案管理制度

PAGE调解文书档案管理制度一、总则（一）目的调解文书档案管理工作是公司/组织运营管理的重要组成部分，为规范调解文书档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有涉及调解文书档案的产生、收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、销毁等管理活动。（三）管理原则1.集中统一管理原则调解文书档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则档案管理人员应确保调解文书档案内容真实、准确、完整，如实反映调解过程和结果。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、调解文书档案的定义与分类（一）定义调解文书档案是指公司/组织在调解各类纠纷、争议过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（二）分类1.按调解对象分类劳动纠纷调解档案：包括劳动合同纠纷、劳动报酬纠纷、社会保险纠纷等调解过程中产生的各类文书。民事纠纷调解档案：涵盖婚姻家庭纠纷、邻里纠纷、合同纠纷等民事案件调解形成的相关材料。商事纠纷调解档案：如公司间的经济合同纠纷、股权纠纷等调解过程中的文件资料。2.按调解阶段分类调解申请阶段档案：包括当事人提交的调解申请书、相关证据材料等。调解过程档案：记录调解会议纪要、调解笔录、双方提交的补充材料等。调解结果档案：调解协议书、调解书送达回执等。3.按文书形式分类纸质档案：以纸张为载体的调解文书，如申请书、笔录、协议书等。电子档案：通过电子设备存储的调解文书电子文档，包括扫描件、电子记录等。三、调解文书档案的收集与整理（一）收集1.责任主体调解工作人员负责在调解过程中及时收集相关文书材料，并在调解结束后按照规定移交档案管理部门。2.收集范围调解过程中形成的所有书面文件，包括当事人提交的各类材料、调解机构制作的文书、双方沟通的信函等。调解过程中的视听资料，如录音、录像记录等，应确保其内容清晰、完整，并注明录制时间、地点、参与人员等信息。与调解相关的电子数据，如电子邮件、电子文档等，应进行备份并妥善保存。3.收集要求收集的文书材料应齐全、完整，不得遗漏重要信息。对于电子文件，应确保其格式规范、可读性强，并进行有效的备份存储，防止数据丢失。（二）整理1.分类整理档案管理人员按照预先确定的分类标准，对收集到的调解文书档案进行分类整理。同一类别的档案应按照调解时间顺序排列，确保档案的系统性和连贯性。文档排版格式：一级标题：宋体加粗三号字，段前、段后各0.5行，行距固定值28磅二级标题：宋体加粗四号字，段前、段后各0.3行，行距固定值25磅三级标题：宋体小四号字，段前、段后各0.2行，行距固定值22磅正文：宋体小四号字，行距固定值22磅2.编号编目为每一份调解文书档案编制唯一的编号，并建立详细的编目索引。编目内容应包括档案编号、调解对象、调解时间、文书名称、页数、保管期限等信息，以便于快速检索和查阅。3.装订成册对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式，避免使用订书钉等易生锈或损坏的装订材料。四、调解文书档案的归档与保管（一）归档1.归档时间调解结束后，调解工作人员应在[X]个工作日内将整理好的调解文书档案移交档案管理部门进行归档。2.归档流程档案管理人员接收移交的档案后，应对档案的完整性、准确性进行检查，确认无误后办理归档手续，并将档案存入指定的档案库房。（二）保管1.保管场所应设立专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施。2.保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等，定期对设备进行检查和维护，确保其正常运行。3.保管期限根据国家有关档案保管期限的规定，结合公司/组织的实际情况，确定调解文书档案的保管期限。一般分为短期、中期和长期保管，具体如下：短期保管：保管期限为[X]年，主要包括一些时效性较强、对公司/组织影响较小的调解文书档案。中期保管：保管期限为[X]年，适用于具有一定参考价值、对公司/组织运营有一定影响的调解文书档案。长期保管：保管期限为[X]年以上，主要是涉及公司/组织重要权益、具有长期历史价值的调解文书档案。4.档案清查定期对调解文书档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题及时采取措施进行处理，并做好清查记录。五、调解文书档案的查阅与借阅（一）查阅1.查阅权限公司/组织内部人员因工作需要查阅调解文书档案的，应填写《调解文书档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅流程档案管理人员根据查阅申请表，提供相应的档案，并在查阅现场进行监督。查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出查阅场所，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。3.查阅记录查阅过程中，档案管理人员应做好查阅记录，记录查阅时间、查阅人员姓名、部门、查阅内容等信息，以备查询。（二）借阅1.借阅权限因特殊原因需要借阅调解文书档案的，除填写《调解文书档案查阅申请表》并经所在部门负责人批准外，还需经档案管理部门负责人同意。2.借阅流程借阅人员凭批准后的申请表到档案管理部门办理借阅手续，档案管理人员应向借阅人员详细说明档案的保管要求和归还期限，并要求借阅人员签字确认。借阅人员应按照规定的期限归还档案，如遇特殊情况需要延期归还的，应提前向档案管理部门提出申请。3.借阅登记档案管理人员应对借阅情况进行详细登记，记录借阅时间、借阅人员姓名、部门、借阅档案名称、数量、归还时间等信息，确保档案借阅的可追溯性。六、调解文书档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理对接触调解文书档案的工作人员进行保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.环境管理档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员应妥善保管档案库房钥匙，不得随意转借他人。3.信息管理对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的调解文书档案，应采取加密存储、限制访问等措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.设施维护定期对档案库房的安全设施进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设施正常运行。2.应急处置制定档案安全应急预案，明确在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时的应急处置措施，定期组织演练，提高应急处置能力。3.数据备份对电子调解文书档案进行定期备份，并分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。七、调解文书档案的销毁（一）销毁条件调解文书档案达到保管期限后，经档案管理部门鉴定，确无保存价值的，可按照规定进行销毁。（二）销毁流程1.鉴定申请档案管理部门提出档案销毁申请，填写《调解文书档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.鉴定审批公司/组织成立档案鉴定小组，对销毁申请进行审核。鉴定小组应由档案管理部门、业务部门、法务部门等相关人员组成，对拟销毁档案的价值进行评估，提出鉴定意见。经公司/组织负责人批准后，方可进行销毁。3.销毁实施档案管理部门负责组织实施档案销毁工作，销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。销毁后，应在《调解文书档案销毁清册》上记录