三表合一档案管理制度

PAGE三表合一档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，实现档案资源的整合与共享，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及全体员工，旨在规范公司档案管理工作，使其符合相关法律法规及行业标准要求，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本制度适用于公司在经营管理活动中形成的各类文件、资料、记录等档案，包括但不限于行政文件、业务合同、财务报表、技术文档、人事档案等。涵盖公司总部及各分支机构、子公司的档案管理工作。（三）相关职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，指导和监督各部门的档案管理工作。集中统一管理公司各类档案，进行档案的收集、整理、分类、编目、装订、存储等工作。建立档案检索系统，提供档案查询、借阅等服务，确保档案的有效利用。定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的安全性和时效性。组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和技能。2.各部门职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的真实、完整。明确专人负责档案管理，按照档案管理部门的要求，做好档案的分类、编号、装订等工作。配合档案管理部门开展档案清查、鉴定、销毁等工作，及时提供相关档案信息。在业务活动中，严格执行档案管理制度，妥善保管各类文件资料，防止档案丢失、损坏或泄露。（四）档案管理原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项业务活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集公司在经营管理过程中形成的各类档案，保证档案的完整性，不遗漏重要信息。3.准确性原则：档案的整理、分类、编目等工作应准确无误，便于查询和利用。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失、篡改和泄露。5.时效性原则：及时对档案进行整理、归档，确保档案信息的时效性，以便为公司决策提供及时有效的支持。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会决议、董事会决议、公司章程等文件，行政公文、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务档案：涵盖各类业务合同、协议，市场调研报告、营销策划方案，客户资料、业务往来信函等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、财务报表，审计报告、税务资料，资金审批文件等。4.技术档案：涉及产品研发资料、技术方案、工艺流程，技术图纸、专利文件等。5.人事档案：包括员工入职登记表、劳动合同、薪酬福利文件，培训记录、绩效考核资料，员工奖惩文件、离职手续文件等。（二）编号规则1.档案编号采用“类别代码+年份+流水号”的形式。2.类别代码：按照档案分类，分别用两位大写字母表示，如行政档案为“XZ”，业务档案为“YW”，财务档案为“CW”，技术档案为“JS”，人事档案为“RS”。3.年份：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。4.流水号：从“001”开始依次编号，位数根据档案数量确定。例如，一份2023年的行政档案，编号为“XZ2023001”。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，按照档案形成的时间顺序和类别，及时收集本部门在业务活动中产生的各类文件资料。2.对于外来文件，如政府部门文件、合作单位信函等，由相关业务部门负责收集，并及时移交档案管理部门。3.员工在工作中形成的个人业务档案，如工作记录、项目文档等，应在工作完成后及时整理并提交给所在部门档案管理人员。（二）整理方法1.档案管理人员对收集到的档案进行初步审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.按照档案分类标准，对档案进行分类。同一类档案按照时间顺序排列，对于有多个项目或业务的，按照项目或业务进行细分。3.对每份档案进行编号，编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于保管和查阅。装订时应去除金属物，采用线装或胶装方式。四、档案存储与保管（一）存储方式1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案存储设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备等。2.档案存储应按照档案类别和编号顺序进行排列上架，便于查找和管理。3.对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份。备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。（二）保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案：包括公司章程、股东名册、股东会决议、董事会决议、涉及公司重大权益的合同协议、重要财务凭证等。长期保管的档案：一般为10年以上，如业务合同、财务报表、人事档案等。短期保管的档案：一般为110年，如一般性行政文件、短期业务资料等。2.档案保管期限应根据相关法律法规和公司实际情况确定，并在档案目录中明确标注。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐，定期进行通风、除湿、防虫、防火等工作。2.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在14℃24℃之间，相对湿度保持在45%60%之间。3.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、档案编号、题名、借阅人等信息。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、存放位置正确，发现问题及时处理。五、档案利用与借阅（一）利用方式1.档案管理部门应建立档案检索系统，方便员工查询档案信息。员工可通过档案编号、题名、日期等关键词进行检索。2.根据工作需要，档案管理部门可提供档案复印件或电子文档供员工使用。对于重要档案，如需提供原件，应经档案管理部门负责人批准。3.档案管理部门可根据公司业务需求，定期整理和汇编相关档案资料，形成专题档案集，为公司决策提供参考依据。（二）借阅流程1.员工因工作需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的编号、题名、借阅目的、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》经所在部门负责人签字批准后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理档案借阅手续，向借阅人发放档案，并登记借阅时间、归还时间等信息。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。5.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。如发现档案丢失或损坏，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处置的原则。2.根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各业务部门代表、财务人员等组成。2.档案鉴定小组负责制定档案鉴定方案，组织实施档案鉴定工作，对鉴定结果进行审核和审批。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐卷审查，对照档案保管期限表，检查档案是否超过保管期限，是否已失去保存价值。2.对于涉及公司重大权益、法律纠纷、历史沿革等重要档案，应进行重点审查，确保档案的完整性和准确性。3.参考档案的利用情况，对于长期未被利用且无利用价值的档案，可考虑予以销毁。（四）销毁流程1.档案鉴定小组根据鉴定结果，编制《档案销毁清单》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司分管领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的数量、内容等，确保销毁工作彻底、无误。4.销毁完成后，监销人员在《档案销毁清单》上签字，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、在线借阅、远程利用等功能，方便员工使用档案资源。3.确保档案信息的安全性和保密性，防止档案信息泄露和非法访问。（二）信息录入与维护1.档案管理部门应安排专人负责档案信息的录入工作，按照档案整理的结果，将档案的基本信息、内容摘要等录入档案管理信息系统。2.定期对档案信息进行更新和维护，确保档案信息与实际档案内容一致。对于档案的借阅、归还、鉴定、销毁等操作，应及时在系统中记录。3.建立档案信息备份制度，定期对档案管理信息系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全的介质上，并异地存放。（三）系统安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，不同人员根据工作需要授予相应的系统操作权限。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，定期进行系统漏洞扫描和病毒查杀，防止网络攻击和