景区文件档案管理制度

PAGE景区文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强景区文件档案管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，提高景区管理效率和服务质量，依据国家有关法律法规和行业标准，结合景区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于景区内各部门、各岗位在工作中形成的各类文件档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则景区文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案的完整性和系统性。2.真实性原则文件档案应如实反映景区各项工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及景区机密的文件档案进行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原则建立科学合理的文件档案管理体系，便于文件档案的查阅、利用和保管。二、文件档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关文件档案管理的法律法规和行业标准，制定景区文件档案管理制度并组织实施。2.负责景区各类文件档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.定期对景区文件档案进行清查、盘点，确保文件档案的安全和完整。4.指导和监督景区各部门的文件档案管理工作，开展业务培训和交流。5.负责向有关部门和单位提供文件档案查阅、借阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门在工作中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门文件档案管理的日常工作，配合档案管理部门做好相关工作。3.严格遵守文件档案管理制度，确保本部门文件档案的安全和完整。三、文件管理（一）文件的分类1.行政文件包括景区发布的各类通知、决定、通报、报告、请示等。2.业务文件涉及景区规划、建设、运营、管理等方面的文件，如景区规划方案、项目建设文件、运营管理制度等。3.合同文件景区与外部单位签订的各类合同、协议等。4.技术文件景区设施设备的设计图纸、技术说明书、操作规程等。5.其他文件不属于以上分类的其他文件材料。（二）文件的起草与审核1.文件起草各部门根据工作需要起草文件，文件内容应符合国家法律法规和景区实际情况，表述准确、清晰、简洁。2.文件审核文件起草完成后，应提交部门负责人审核。审核内容包括文件的合法性、准确性、完整性、可行性等。重要文件需经景区领导审核批准。（三）文件的印发与传递1.文件印发经审核批准的文件，由档案管理部门统一编号、排版、印刷，并加盖景区公章。2.文件传递文件印发后，档案管理部门应及时将文件传递给相关部门和人员。传递方式可采用纸质文件送达、电子文件传输等。（四）文件的签收与登记1.文件签收接收文件的部门和人员应及时签收文件，并在文件传递单上签字确认。2.文件登记档案管理部门应对文件的收发情况进行详细登记，记录文件的名称、文号、发文部门、收文时间、签收人等信息。（五）文件的传阅与办理1.文件传阅重要文件需在景区内传阅的，档案管理部门应按照规定的传阅范围和顺序进行传阅，并做好传阅记录。2.文件办理各部门和人员收到文件后，应按照文件要求及时办理，并将办理结果反馈给相关部门或人员。需要归档的文件，应在办理完毕后及时移交档案管理部门。（六）文件的保管与销毁1.文件保管档案管理部门应按照文件的分类和保管期限，对文件进行妥善保管。文件应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.文件销毁对已超过保管期限或失去保存价值的文件，档案管理部门应按照规定的程序进行销毁。销毁文件应填写《文件销毁清单》，经景区领导批准后，由专人负责销毁，并在清单上签字确认。四、档案管理（一）档案的收集1.档案管理部门应定期向景区各部门收集在工作中形成的具有保存价值的文件材料，各部门应积极配合。2.收集的档案材料应齐全、完整，包括文件的正本、副本、底稿、附件等。（二）档案的整理1.档案管理部门对收集到的档案材料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。2.整理后的档案应按照一定的分类标准进行排列，便于查阅和保管。（三）档案的归档1.整理好的档案应及时归档，归档时应填写《档案归档登记表》，注明档案的名称、类别、年度、保管期限等信息。2.档案管理部门应建立档案目录数据库，对档案的基本信息进行录入和管理，方便档案的检索和利用。（四）档案的保管1.档案应存放在专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应按照保管期限进行分类存放，便于管理和查找。对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。3.档案管理部门应定期对档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施。（五）档案的利用1.景区内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因特殊原因需要查阅景区档案的，应持单位介绍信或有效证件，经景区领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。查阅档案应严格遵守保密规定，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。3.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、归还时间等信息。（六）档案的鉴定与处置1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员参加。2.对已超过保管期限或失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，经景区领导批准后，按照规定的程序进行销毁。3.对仍有保存价值但已不适合继续保管的档案，应进行数字化处理或迁移至其他存储介质，确保档案信息的长期保存。五、信息化管理（一）文件档案数字化1.档案管理部门应逐步推进文件档案的数字化工作，将重要文件档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库。2.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。（二）文件档案信息系统建设1.景区应建立文件档案信息系统，实现文件档案的在线收集、整理、归档、保管、利用等功能。2.文件档案信息系统应具备权限管理、检索查询、统计分析、安全保密等功能，方便景区内部人员使用和管理。（三）数据安全与备份1.加强文件档案信息系统的数据安全管理，采取防火墙、入侵检测、加密存储等技术措施，防止数据泄露和被篡改。2.定期对文件档案数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质和地点，确保数据的安全性和可恢复性。六、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门应定期对景区各部门的文件档案管理工作进行监督检查，及时发现问题并提出整改意见。2.景区领导应不定期对文件档案管理工作进行检查，确保文件档案管理制度的有效执行。（二）考核评价1.将文件档案管理工作