上海人防档案管理制度

PAGE上海人防档案管理制度一、总则（一）目的为加强上海人防档案管理，确保人防档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在人防建设、管理和发展中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本市实际，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本市各级人防部门及所属单位（以下统称“本单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行统一领导、分级管理，确保档案管理的集中、规范和高效。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作的历史面貌和实际情况，保证档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，确保档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施，保障档案实体和信息的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.档案管理部门职责贯彻执行国家和本市有关档案管理的法律法规、方针政策及行业标准。制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作。指导、监督和检查本单位各部门的档案工作。组织开展档案业务培训和宣传教育工作。参与档案信息化建设，推进档案管理现代化。2.各部门职责负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、统计、利用等工作。明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案本单位形成的各类公文、函件（包括请示、报告、通知、决定、批复等）。会议文件、会议记录、纪要等。工作计划、总结、统计报表等。人事档案（包括干部任免、职工调动、工资福利、考核奖惩等材料）。财务档案（包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等）。基建档案（包括项目立项、规划、设计、施工、竣工验收等文件材料）。设备档案（包括设备购置、安装、调试、维修、报废等文件材料）。2.业务档案防空袭预案、方案及相关资料。人防工程建设档案（包括工程立项、设计、施工、验收等文件材料）。人防通信警报建设档案（包括通信设备购置、安装、调试、维护等文件材料，警报设备布点、安装、调试、检测等文件材料）。人防平战结合档案（包括平战结合项目的开发利用、经营管理等文件材料）。人防宣传教育档案（包括宣传活动计划、方案、总结、资料等）。3.声像档案本单位重要活动、会议、工程建设等形成的照片、录音、录像等资料。反映本市人防建设成果的照片、录像等资料。4.电子档案本单位形成的电子文件、数据、图表等。经过数字化处理的纸质档案的电子副本。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，并定期向档案管理部门移交。2.收集的文件材料应字迹清晰、图像完整、数据准确，载体应符合档案保管要求。3.对重要文件材料应进行备份，确保档案的安全性和完整性。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类。采用“件”为单位进行装订、编目、装盒。编目内容包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、保管期限等。2.业务档案整理根据业务特点和档案形成规律，制定相应的分类方案。按照分类方案对档案进行分类、编号、编目、装盒。建立业务档案目录数据库，方便查询和利用。3.声像档案整理对照片、录音、录像等资料进行分类、编号、编目。注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。采用光盘、磁带等载体进行存储，并建立相应的目录数据库。4.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类。对电子文件进行命名、编号、著录，建立电子档案目录数据库。定期对电子档案进行备份，确保数据安全。三、档案的保管（一）保管场所1.本单位应设立专门的档案库房，档案库房应符合国家有关档案保管的标准和要求。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.应使用符合档案保管要求的档案柜、档案架、档案盒等装具。2.档案装具应坚固耐用，便于存放和查找档案。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。长期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映本单位一般工作活动，在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。保管期限为5年至15年。2.各部门应按照档案保管期限的规定，对本部门形成的文件材料进行鉴定，确定保管期限。（四）档案整理与上架1.档案管理部门应定期对档案进行整理，确保档案的整齐、有序。2.按照档案分类方案，将整理好的档案上架存放，并在档案柜、档案架上标明档案类别、年度、保管期限等信息。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、档案装具、档案设备等的安全管理。2.配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗报警装置、温湿度监测设备等。3.定期对档案安全状况进行检查，发现问题及时处理。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，确保档案安全。四、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作领导小组，由本单位分管领导任组长，档案管理部门负责人及相关业务部门负责人为成员。领导小组负责组织档案鉴定工作，审定档案鉴定结果。（二）鉴定标准1.依据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，制定档案鉴定标准。2.对档案的内容、价值、保管期限等进行综合分析，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.组织档案鉴定工作领导小组及相关业务人员对需鉴定的档案进行逐卷审查。3.根据鉴定标准，提出档案存毁意见，并填写档案鉴定表。4.档案鉴定工作领导小组对鉴定结果进行审定，形成档案鉴定报告。（四）销毁程序1.对经鉴定确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案题名、年度、保管期限、文号、责任者、密级等内容，并由档案鉴定工作领导小组负责人签字确认。3.档案销毁清册一式两份，一份留存档案管理部门，一份报本单位分管领导审批。4.经批准后，由档案管理部门指定专人负责销毁档案。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。5.监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并注明销毁方式、时间、地点等信息。五、档案的统计与利用（一）统计工作1.建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等情况进行统计。2.档案统计内容包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等。3.档案管理部门应定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）利用工作1.建立健全档案利用制度，规范档案利用流程，保障档案利用工作的顺利开展。2.本单位工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。3.外单位人员查阅本单位档案的，应持有单位介绍信，并经本单位分管领导批准。查阅重要档案的，还应报上级主管部门备案。4.档案利用应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。5.档案管理部门应根据档案利用情况，及时做好档案利用登记工作，记录利用时间、利用人、利用目的、利用内容等信息。6.积极开发档案信息资源，通过编研、汇编等形式，为领导决策、工作研究、社会利用等提供服务。六、档案信息化建设（一）建设目标逐步建立以计算机网络为基础，以档案管理软件为平台，涵盖档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。（二）建设内容1.档案数字化对重要档案进行数字化处理，建立档案数字化副本。档案数字化应符合国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.档案管理软件应用选用适合本单位档案管理工作的档案管理软件，实现档案管理的信息化、自动化。档案管理软件应具备档案录入、存储、查询、统计、编研等功能。3.档案数据库建设建立档案目录数据库和全文数据库，实现档案信息的集中存储和共享。档案数据库应定期进行备份，确保数据安全。4.档案信息网络平台建设建立档案信息内部网络平台，方便本单位工作人员查阅和利用档案。逐步实现档案信息资源的共享和远程利用。（三）管理与维护1.建立档案信息化