汽车制造业技术部门档案管理制度

PAGE汽车制造业技术部门档案管理制度一、总则（一）目的为加强汽车制造业技术部门档案管理，确保技术档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在技术研发、生产制造、质量控制等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于汽车制造业技术部门在产品研发、工艺设计、技术改进、质量检测等活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：技术部门档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映技术活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：对涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，严格保密，防止泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设立技术部门档案管理室，配备专业的档案管理人员，负责技术部门档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集与整理负责收集技术部门在各项活动中形成的文件、资料、图纸等档案材料。按照档案分类标准，对收集到的档案进行整理、编目，确保档案的有序存放。2.档案保管负责档案库房的日常管理，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。定期对档案进行检查、清点，确保档案的安全和完整。3.档案借阅与利用按照规定办理档案借阅手续，对借阅档案的人员进行登记和跟踪。根据工作需要，为技术人员提供档案查阅、借阅服务，及时归还档案。4.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、借阅、利用等情况进行统计。定期对档案统计数据进行分析，为档案管理决策提供依据。5.档案鉴定与销毁会同技术部门相关人员，定期对档案进行鉴定，提出档案存毁意见。按照规定程序，对确无保存价值的档案进行销毁，并做好销毁记录。三、档案分类与编号（一）档案分类1.产品研发档案：包括新产品研发计划、可行性研究报告、设计任务书、技术设计图纸、工艺文件、测试报告、技术总结等。2.工艺设计档案：涵盖工艺流程图、工艺卡片、操作规程、工艺验证报告等。3.技术改进档案：包含技术改进方案、实施记录、效果评估报告等。4.质量检测档案：有质量标准、检验规范、检测报告、质量事故分析报告等。5.设备档案：涉及设备购置合同、安装调试记录、操作规程、维护保养记录、设备故障维修记录等。6.人员技术档案：包括技术人员的学历、职称、培训记录、技术成果、业绩考核等材料。（二）档案编号采用分类编号法，按照档案类别进行编号。编号格式为：类别代码+流水号。例如：产品研发档案编号为“YF”+001，工艺设计档案编号为“GY”+001等。四、档案收集与归档（一）收集范围1.技术部门内部形成的文件、资料、图纸、报告等。2.与外部单位合作项目中涉及的技术文件、协议、合同等。3.技术人员参加学术会议、培训等活动带回的相关资料。（二）收集要求1.各项目负责人或相关人员应及时将项目过程中形成的档案材料收集齐全，整理规范。2.档案材料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）归档程序1.项目结束或文件材料形成后，项目负责人应在规定时间内将档案材料整理好，移交档案管理室。2.档案管理人员对移交的档案材料进行核对、验收，符合要求的予以接收，并办理归档手续。五、档案保管（一）库房建设与设施1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，面积应满足档案存放的需要。2.库房内应配备档案密集架、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等必要的设施。（二）档案存放1.按照档案分类编号顺序，将档案存放在档案密集架上，确保排列整齐、便于查找。2.对电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案目录，便于检索和管理。（三）库房管理1.档案管理人员应定期检查库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等情况，做好记录。2.保持库房清洁卫生，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。3.对库房设施设备进行定期维护和保养，确保其正常运行。六、档案借阅与利用（一）借阅权限1.技术部门内部人员因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人批准后，方可到档案管理室借阅。2.涉及企业商业秘密、技术秘密等重要档案，需经技术部门负责人和企业保密管理部门批准后，方可借阅。3.外部单位因工作需要查阅档案，需持有单位介绍信，经技术部门负责人和企业主管领导批准后，由档案管理人员陪同查阅。（二）借阅手续1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅时间、用途等。2.档案管理人员对申请表进行审核，符合借阅条件的，办理借阅登记手续，发放档案，并告知借阅人员档案的保管要求和归还期限。3.借阅人员应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。（三）利用规定1.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、拆散、转借或擅自复印。2.如需复印档案，需经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。3.档案利用过程中形成的相关记录，如查阅记录、复印记录等，由档案管理人员负责整理归档。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由技术部门负责人、档案管理人员和相关技术人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保存价值、历史意义、现实利用需求等因素，综合考虑档案的完整性、准确性、系统性等，确定档案的存毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，逐卷逐件地审查档案的内容和保存价值。2.对拟销毁的档案，填写《档案销毁鉴定表》，注明档案名称、编号、形成时间、存毁意见等。3.经档案鉴定小组组长审核签字后，报技术部门负责人和企业主管领导批准。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，由档案管理人员造具《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量等。2.在指定地点，由两人以上监督销毁，并在《档案销毁清册》上签字确认。3.对电子档案的销毁，应采用专业的数据删除软件进行彻底删除，并做好记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立技术部门档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、借阅、统计等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将纸质档案扫描录入档案管理信息系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）系统安全与保密1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，防止数据丢失。九、监督与考核（一）监督检查1.技术部门定期对档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.档案管理机构应定期向技术部门汇报档案管理工作情况，接受监督指导。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对档案管理人员的工作业绩进行考核评价。2.考核内容包括档案收集、整理、保管