物业档案管理考核制度表

PAGE物业档案管理考核制度表一、总则（一）目的为加强公司物业档案管理，确保物业档案的完整性、准确性和安全性，提高物业档案管理水平，为公司各项工作提供有力支持，特制定本考核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各物业管理项目及相关部门涉及物业档案管理的工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映物业项目的实际情况，数据准确无误。3.完整安全原则：保证物业档案的齐全完整，同时采取有效措施确保档案的安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，以满足公司内部管理及对外服务等工作的需要。二、物业档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善物业档案管理制度，指导和监督各项目及部门的档案管理工作。2.集中统一管理物业项目各类档案，包括但不限于物业接管验收档案、业主档案、设施设备档案、维修养护档案、环境卫生档案、安全管理档案等。3.组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，并确保档案管理工作符合相关标准和规范。4.建立档案信息管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案查询和利用效率。5.定期对档案管理工作进行总结和评估，提出改进措施和建议，不断提升档案管理水平。（二）项目管理部门职责1.负责本项目各类档案的收集、整理和初步分类工作，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集，保证档案的完整性。3.在日常工作中，严格按照档案管理要求，规范文件的形成、流转和保存，为档案管理工作提供基础支持。4.配合档案管理部门做好档案的清查、盘点等工作，对发现的问题及时整改。（三）其他部门职责1.各部门应将工作中形成的与物业相关的文件材料及时归档，并按照规定移交档案管理部门。2.在业务活动中，涉及档案查阅、借阅等需求时，应按照档案管理规定办理相关手续。3.协助档案管理部门做好档案管理的其他相关工作，如提供档案信息、参与档案鉴定等。三、物业档案管理考核内容及标准（一）档案收集1.及时性考核标准：各类物业档案应在规定时间内收集齐全，无逾期未收情况。评分细则：每发现一次逾期未收档案，扣[X]分。2.完整性考核标准：档案资料应涵盖物业项目从接管到运营全过程的各类文件，包括但不限于合同协议、图纸资料、报告记录等，无重要资料缺失。评分细则：经检查发现重要资料缺失，每份扣[X]分。3.准确性考核标准：收集的档案内容真实、准确，数据无误，签字盖章等手续完备。评分细则：发现一处内容虚假或数据错误，扣[X]分；手续不完备，每次扣[X]分（二）档案整理1.分类合理性考核标准：按照物业档案的类别进行科学合理分类，便于查找和管理。评分细则：分类混乱，不便于查找，每次扣[X]分。2.编号规范性考核标准：档案编号应符合统一规范，清晰准确，便于识别和检索。评分细则：编号不规范，每处扣[X]分。3.装订整齐性考核标准：档案装订应整齐、牢固，无散页、缺页现象。评分细则：装订不整齐，有散页、缺页，每处扣[X]分。（三）档案归档1.归档及时性考核标准：收集整理后的档案应及时归档，无积压。评分细则：发现档案未及时归档，每次扣[X]分。2.归档准确性考核标准：归档的档案与整理的内容一致，无错归、漏归现象。评分细则：出现错归、漏归，每份扣[X]分。（四）档案保管1.保管环境考核标准：档案库房应保持清洁、干燥、通风，温度、湿度符合要求，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。评分细则：库房环境不符合要求，每次扣[X]分；设施设备缺失或损坏，每项扣[X]分。2.档案存储考核标准：档案应分类存放，排列有序，便于存取。电子档案应定期备份，存储介质安全可靠。评分细则：档案存放混乱，不便于存取，每次扣[X]分；电子档案未定期备份，每次扣[X]分；存储介质出现问题，每次扣[X]分。3.档案清查考核标准：定期对档案进行清查盘点，账物相符，发现问题及时处理。评分细则：未按规定进行清查盘点，每次扣[X]分；账物不符，每处扣[X]分。（五）档案利用1.查阅服务考核标准：建立档案查阅登记制度，为查阅人员提供及时、准确的服务，查阅手续完备。评分细则：未建立查阅登记制度，每次扣[X]分；查阅服务不及时，每次扣[X]分；查阅手续不完备，每次扣[X]分。2.借阅管理考核标准：严格执行档案借阅审批制度，借阅期限、归还情况记录清晰，确保档案安全。评分细则：未执行借阅审批制度，每次扣[X]分；借阅期限超期未还，每份扣[X]分；归还档案有损坏，每份扣[X]分。（六）档案信息化管理1.系统建设考核标准：建立完善的物业档案信息管理系统，功能满足档案管理需求，数据录入准确及时。评分细则：系统功能不完善，不能满足管理需求，每次扣[X]分；数据录入错误或不及时，每条扣[X]分。2.信息安全考核标准：采取有效的信息安全措施，防止档案信息泄露、篡改等情况发生。评分细则：发生信息安全事故，每次扣[X]分。四、考核方式与周期（一）考核方式1.日常检查：档案管理部门定期对各项目及部门的档案管理工作进行日常检查，记录发现的问题。2.定期抽查：每季度由档案管理部门组织对部分项目的档案管理情况进行抽查，检查结果作为考核依据。3.专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，适时开展专项检查，深入评估档案管理工作。（二）考核周期考核周期为每半年一次，每年6月和12月进行全面考核评估。五、考核结果应用（一）绩效奖金挂钩1.将档案管理考核结果与各项目及部门的绩效奖金挂钩。考核得分在[X]分及以上的，全额发放绩效奖金；得分在[X][X]分之间的，按照一定比例扣减绩效奖金；得分低于[X]分的，扣发一定比例的绩效奖金。具体扣减比例根据公司相关规定执行。2.连续两个考核周期档案管理考核得分低于[X]分的项目或部门，除扣发绩效奖金外，对部门负责人进行诫勉谈话，并要求制定整改措施，限期整改。（二）评优评先参考考核结果作为公司内部评优评先的重要参考依据。档案管理工作表现优秀的项目或部门，在评选先进集体、优秀团队等荣誉称号时予以优先考虑；档案管理工作不达标的项目或部门，取消当年评优评先资格。（三）晋升晋级关联员工个人的档案管理工作表现纳入其晋升晋级的综合评价体系。档案管理工作成绩突出的员工，在同等条件下，在晋升、晋级时予以适当倾斜；档案管理工作存在严重问题的员工，影响其晋升晋级。六、奖励与处罚（一）奖励1.在档案管理工作中表现突出，如档案收集及时完整、整理规范、利用效率高、信息化建设成效显著等，为公司档案管理工作做出重要贡献的项目或个人，给予表彰和奖励。2.奖励方式包括颁发荣誉证书、奖金、晋升职务等，具体奖励形式根据贡献大小确定。（二）处罚1.对于违反本考核制度，档案管理工作存在严重问题的项目或个人，视情节轻重给予相应处罚。2.处罚