扶贫档案室档案保管制度

PAGE扶贫档案室档案保管制度一、总则（一）目的为加强扶贫档案室档案的保管工作，确保档案的完整、安全和有效利用，为扶贫工作提供可靠的历史依据和决策支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于扶贫档案室各类档案的保管管理，包括但不限于扶贫项目档案、贫困户信息档案、帮扶工作记录档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则扶贫档案室对各类扶贫档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则优化档案保管流程，便于档案的查阅、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案保管机构与人员（一）保管机构设立专门的扶贫档案室，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗设备、温湿度控制设备等。（二）人员职责1.档案管理人员负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。严格执行档案保管制度，确保档案的安全和完整。按照规定提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。定期对档案进行检查、核对，发现问题及时报告并处理。2.部门负责人负责本部门扶贫档案的收集、整理和移交工作，确保档案的真实完整。督促本部门人员遵守档案保管制度，配合档案管理人员做好档案管理工作。3.分管领导对扶贫档案室档案保管工作负领导责任，定期检查档案保管工作情况。协调解决档案保管工作中的重大问题，保障档案管理工作的顺利开展。三、档案收集与整理（一）收集范围1.扶贫项目档案包括项目申报书、可行性研究报告、项目实施方案、项目招投标文件、项目资金使用情况报告（含财务凭证、审计报告等）、项目验收报告等。2.贫困户信息档案涵盖贫困户基本信息登记表（包括家庭人口、收入、住房、教育、医疗等情况）、贫困识别与退出相关材料（如申请书、评议记录、公示材料、审批文件等）、帮扶计划与措施记录、帮扶成效记录等。3.帮扶工作记录档案包含帮扶责任人工作记录（走访记录、帮扶措施落实情况、问题解决记录等）、帮扶工作会议记录、帮扶工作总结报告等。4.其他与扶贫工作相关的文件、资料、图片、影像等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时将本部门产生的扶贫档案材料收集齐全，定期移交至扶贫档案室。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子档案应与纸质档案同步收集，确保内容一致，并按照规定格式进行存储和管理。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，如将扶贫项目档案分为产业扶贫、教育扶贫、健康扶贫等类别；将贫困户信息档案按照村、户进行分类整理。2.编号对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于快速检索档案。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案材料的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，按照分类编号顺序将档案装订成册，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、年度等信息。3.将装订好的档案上架存放，建立档案存放位置索引，便于查找和管理。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，确定不同档案的保管期限，一般分为永久、长期（10年以上）和短期（10年以下）。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案扶贫工作中形成的具有长远历史价值和重要凭证作用的文件材料，如扶贫政策法规文件、综合性统计报表、重大扶贫项目成果总结等。涉及扶贫资金使用的重要财务凭证、审计报告等。反映扶贫工作重大事件、重要决策过程的文件材料。2.长期保管档案扶贫项目档案中的项目实施方案（含年度计划）、招投标文件、验收报告等。贫困户信息档案中的贫困识别与退出相关材料、帮扶成效记录等。帮扶工作记录档案中的帮扶工作会议记录、帮扶工作总结报告等。3.短期保管档案一般性的扶贫工作文件、通知、简报等。临时性的扶贫工作记录、报表等。（三）保管条件1.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，如灭火器、防盗门、除湿机、防虫药、档案柜等。3.档案应存放在专用的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找和管理。（四）档案清点与核对1.档案管理人员应定期对档案进行清点，每年至少进行一次全面清点，确保档案数量准确。2.在清点过程中，如发现档案数量短缺、损坏或丢失等情况，应及时查明原因，并报告分管领导。3.同时，应对档案的保管状况进行检查，如档案是否受潮、发霉、虫蛀等，发现问题及时采取措施进行处理。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.因工作需要查阅扶贫档案的人员，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至扶贫档案室。2.档案管理人员根据申请表，在档案管理系统中查询档案存放位置，并提供相应档案供查阅人员查阅。3.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅时应保持档案整洁，不得在档案上涂改、标记、污损。4.如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印的档案材料应与原件内容一致，复印件应加盖扶贫档案室公章。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅扶贫档案的人员，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、归还时间等信息，经所在部门负责人和分管领导签字批准后，方可借阅。2.档案管理人员根据申请表，办理档案借阅手续，填写《档案借阅登记册》，注明借阅档案编号、题名、借阅人姓名、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄、传播档案内容。如因工作需要摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并注明出处。4.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。如逾期未还，档案管理人员应及时催还，并暂停其再次借阅档案的权限。5.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失或涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及扶贫工作机密、贫困户个人隐私等信息的档案进行严格保密。2.未经批准，不得擅自向无关人员透露档案内容。在档案查阅、借阅过程中，应对查阅、借阅人员进行保密提醒。3.对档案管理系统设置严格的权限管理，不同人员只能访问其工作所需的档案信息，防止档案信息泄露。4.定期对档案管理人员进行保密教育和培训，提高保密意识和技能。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，安装监控设备，确保库房24小时处于监控状态。2.严格执行档案库房出入登记制度，非档案管理人员未经允许不得进入库房。3.定期对档案保管设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设施设备存在安全隐患，应及时维修或更换。4.制定档案安全应急预案，明确在火灾、水灾、地震等突发事件发生时的应急处置措施，定期组织演练，提高应急处置能力。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立扶贫档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案信息录入信息化管理系统，确保录入数据的准确、完整。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行维护，如更新档案信息、清理无效数据等，保证数据的时效性和准确性。（三）系统安全与维护1.加强信息化管理系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止网络攻击和数据泄露。2.定期对信息化管理系统进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。3.安排专人负责信息化管理系统的日常维护和管理，及时处理系统故障和问题，确保系统的正常运行。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地看问题、保管期限从宽、销毁从严的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理人员、业务部门负责人和分管领导组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.对到期档案进行逐卷审查，根据档案的保管期限划分标准，结合档案的现实利用价值和历史价值，确定档案的存毁。2.对于仍有利用价值的档案，应延长其保管期限；对于确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，报经分管领导批准后进行销毁。（四）销毁程序1.档案销毁前，应在档案管理系统中进行登记，并在