办公室资料档案制度

PAGE办公室资料档案制度一、总则（一）目的为加强公司办公室资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公室资料档案的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司办公室资料档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.分类管理原则：根据资料档案的性质、来源、时间等因素进行分类管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：严格遵守国家有关法律法规，确保资料档案的安全保密，防止资料档案的泄露、损毁和丢失。二、资料档案的分类与编号（一）分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。2.业务文件类：与公司业务相关的合同、协议、项目文档、业务报表等。3.人事档案类：员工的个人简历、入职登记表、劳动合同、培训记录、考核评价等。4.财务档案类：会计凭证、账簿、报表、审计报告等。5.技术资料类：公司的技术研发资料、产品说明书、工艺文件等。6.会议资料类：公司各类会议的会议纪要、议程、决议等。7.客户资料类：客户信息、合作记录、市场调研资料等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他资料档案。（二）编号1.资料档案编号采用“年份+类别代码+流水号”的格式。2.年份为资料档案形成的年份，用四位数字表示。3.类别代码根据资料档案的分类确定，采用大写字母表示，具体如下：行政文件类（XZ）、业务文件类（YW）、人事档案类（RS）、财务档案类（CW）、技术资料类（JS）、会议资料类（HY）、客户资料类（KH）、其他资料类（QT）。4.流水号为该类别资料档案的顺序号，用三位数字表示。5.例如，2023年形成的第5份行政文件的编号为：2023XZ005。三、资料档案的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责资料档案的收集工作，确保资料档案的及时、完整收集。2.资料档案形成后，承办部门应在规定时间内将资料档案移交至公司办公室。3.对于外来文件，如上级部门下发的文件、合作单位提供的文件等，由公司办公室负责收集，并及时分发至相关部门。（二）整理1.公司办公室收到资料档案后，应按照分类标准进行整理。2.整理工作包括对资料档案进行分类、编号、装订、编目等。3.对于破损、褪色的资料档案，应进行修复或复制；对于字迹模糊、难以辨认的资料档案，应进行抄写或打印。4.整理后的资料档案应整齐、规范，便于查找和利用。四、资料档案的归档与保管（一）归档1.整理好的资料档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。2.归档时，应按照编号顺序排列，确保资料档案的存放有序。3.对于电子资料档案，应进行备份，并存储在安全可靠的存储设备上。（二）保管1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案管理人员应定期对资料档案进行检查和清点，确保资料档案的安全和完整。4.对于重要的资料档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅资料档案时，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料档案名称、编号、查阅目的等。2.《资料档案查阅申请表》经部门负责人签字批准后，交公司办公室档案管理人员办理查阅手续。3.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的资料档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员应爱护资料档案，不得在资料档案上涂改、标记、污损，不得擅自将资料档案带出查阅现场。（二）借阅1.公司内部人员因工作需要借阅资料档案时，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料档案名称、编号、借阅期限等。2.《资料档案借阅申请表》经部门负责人签字批准后，交公司办公室档案管理人员办理借阅手续。3.档案管理人员应根据借阅申请表，提供相应的资料档案，并与借阅人员签订《资料档案借阅协议》，明确借阅人员的责任和义务。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。5.借阅人员应按时归还资料档案，如发现资料档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理人员报告，并承担相应的赔偿责任。六、资料档案的保密与安全（一）保密1.公司全体员工应严格遵守国家有关法律法规和公司的保密制度，确保资料档案的安全保密。2.档案管理人员应严格履行保密职责，不得泄露资料档案的内容和信息。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要资料档案，应采取加密存储、限制查阅等措施，确保其安全保密。（二）安全1.公司应加强对资料档案的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任。2.档案库房应配备必要的安全设施，如消防器材、监控设备等，确保资料档案的安全。3.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和排除安全隐患。4.对于因自然灾害、突发事件等原因导致资料档案受损的情况，应及时采取措施进行抢救和修复，并向上级主管部门报告。七、资料档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.公司办公室应定期对资料档案进行鉴定，确定其保存价值。2.鉴定工作应由档案管理人员、业务部门负责人等组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据资料档案的形成时间、内容、重要性等因素，综合评估其保存价值，确定其保管期限。（二）销毁1.对于已超过保管期限、确无保存价值的资料档案，应按照规定进行销毁。2.销毁资料档案时，应填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁的资料档案名称、编号、数量等。3.《资料档案销毁申请表》经公司领导批准后，由档案管理人员会同相关部门人员进行销毁。4.销毁资料档案时，应采用适当的方式进行，如焚烧、