防震减灾档案管理制度

PAGE防震减灾档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司/组织防震减灾档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在防震减灾工作中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内与防震减灾工作相关的各类档案的管理，包括但不限于地震监测数据、应急预案、防震减灾宣传资料、工程抗震设计文件等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理部门，对防震减灾档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映防震减灾工作的实际情况，数据准确可靠，文件规范完整。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案不被泄露、篡改或损坏，严格遵守国家有关保密规定。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司/组织的防震减灾工作提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，负责防震减灾档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定和完善公司/组织的防震减灾档案管理制度。2.负责接收、整理、保管、统计和销毁防震减灾档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等查询工具，方便档案的查阅和利用。4.对各部门形成的防震减灾档案进行业务指导和监督检查，确保档案的质量和规范。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化进程。（二）各部门职责1.负责本部门防震减灾档案的收集、整理、归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的及时形成和妥善保管。3.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的分类、编号、装订等基础工作，保证档案的质量符合要求。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案，确保档案的安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.地震监测数据：包括地震台站的观测记录、地震波形数据、地震参数测定结果等。2.应急预案：公司/组织制定的各类防震减灾应急预案，以及相关的演练记录和总结。3.防震减灾宣传资料：宣传活动的策划方案、宣传材料、图片、视频等。4.工程抗震设计文件：新建、改建、扩建工程的抗震设计图纸、计算书、审查意见等。5.地震灾害调查与评估报告：地震发生后的灾害损失调查、评估报告，以及相关的影像资料。6.防震减灾工作会议记录、文件、简报等。7.其他与防震减灾工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的防震减灾档案收集齐全，不得遗漏。2.收集的档案应保持原始记录的完整性，不得擅自修改、涂抹或剪裁。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：根据档案的内容和性质，将防震减灾档案分为地震监测类、应急预案类、宣传教育类、工程抗震类、灾害调查评估类等类别。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度和顺序号，便于管理和查询。3.装订：对纸质档案进行整理装订，确保文件整齐、牢固，便于长期保存。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便快速检索和查阅。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放有序。3.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.纸质档案应采用直立式存放，避免档案折叠、卷曲或挤压。2.电子档案应进行分类存储，建立电子档案数据库，并定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点。3.对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等，确保档案的安全性。（三）档案保管期限1.防震减灾档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括：公司/组织的重要防震减灾决策文件、应急预案、地震灾害调查评估报告等。3.长期保管的档案包括：一般的地震监测数据、工程抗震设计文件、宣传教育资料等，保管期限为10年以上。4.短期保管的档案包括：临时性的工作文件、简报等，保管期限为110年。（四）档案的清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点，确保档案的数量与目录相符。2.每年对档案进行一次全面检查，检查档案的保管状况、安全防护设施等，发现问题及时处理。3.在档案的整理、借阅、归还等过程中，应进行详细的登记和核对，确保档案的安全和完整。五、档案的利用（一）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅防震减灾档案。2.上级主管部门、政府相关部门因工作检查、调研等需要查阅档案。3.因地震应急处置、灾害评估等工作需要查阅相关档案。4.其他经公司/组织批准的查阅利用情况。（二）利用手续1.内部查阅：查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅：查阅人需持单位介绍信或相关证明文件，填写《档案查阅申请表》，经公司/组织主管领导签字批准后，方可查阅。3.查阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅目的、档案名称和编号、查阅期限等信息。登记记录应妥善保存，以备查询。（四）归还与注销查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。对于已查阅的档案申请，应及时进行注销。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据档案的保管期限和实际利用价值，对已到保管期限的档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的销毁符合规定。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家和档案管理人员组成。鉴定小组负责对拟销毁的档案进行审查和鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.查阅档案目录和相关资料，了解档案的形成背景、内容和利用情况。2.征求档案形成部门和利用部门的意见，综合评估档案的价值。3.对档案进行逐卷审查，判断其是否仍具有保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定的地点进行，并采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、执行人员等信息，记录应与《档案销毁清册》一同保存。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的防震减灾档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的防震减灾工作提供更加便捷、高效的服务。（二）信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化加工，形成电子档案。数字化档案应与纸质档案内容一致，并按照规定进行存储和管理。2.数据录入：将档案的基本信息录入信息化管理系统，建立档案数据库。录入的数据应准确、完整，确保系统能够准确检索和利用档案。3.系统维护：定期对信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。及时更新档案数据，保证档案信息的时效性。4.安全管理：加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性。（三）电子档案管理1.电子档案应按照档案分类方案进行分类存储，建立清晰的目录结构，便于检索和管理。2.对电子档案进行加密存储，设置访问密码和权限，防止电子档案被篡改或泄露。