储量档案管理制度

PAGE储量档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司储量档案管理，确保储量数据的准确性、完整性和安全性，充分发挥储量档案在公司生产、经营和管理中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及储量管理的部门、单位及相关人员，包括但不限于地质勘探部门、采矿部门、选矿部门、资源管理部门等。（三）基本原则1.真实性原则：储量档案应如实反映公司矿产资源的实际情况，数据来源可靠，记录准确无误。2.完整性原则：涵盖储量管理全过程的各类文件、资料、数据等应全面收集、整理归档，确保档案的完整性。3.规范性原则：档案的形成、整理、保管、利用等应遵循统一的规范和标准，保证档案管理工作的规范化、标准化。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的储量档案，应严格保密，防止信息泄露。5.动态管理原则：随着公司生产经营活动的开展和资源状况的变化，储量档案应及时更新、补充和完善，实行动态管理。二、储量档案管理职责（一）资源管理部门职责1.负责制定和完善储量档案管理制度，并组织实施。2.统筹协调公司储量档案管理工作，指导各相关部门做好档案的收集、整理、归档等工作。3.负责组织对储量报告、图纸、数据等重要档案的审核、审批和保管。4.定期对储量档案进行清查、盘点，确保档案的安全和完整。5.按照规定向有关部门报送储量档案资料，提供档案查询、借阅等服务。（二）地质勘探部门职责1.负责本部门地质勘探工作中形成的各类原始资料、报告、图纸等档案的收集、整理和初步归档。2.配合资源管理部门做好储量档案的审核、补充完善等工作，确保地质资料准确反映矿产资源情况。3.对地质勘探过程中涉及的储量数据变更等情况及时记录，并向资源管理部门报告。（三）采矿部门职责1.负责收集、整理本部门在采矿生产过程中形成的与储量相关的资料，如采场测量数据、矿石产量统计等，并及时归档。2.根据采矿作业进展情况，配合资源管理部门对储量数据进行动态更新，提供真实可靠的现场资料。3.协助资源管理部门做好储量档案的清查、盘点工作，确保采矿相关档案的完整性。（四）选矿部门职责1.负责整理选矿过程中与储量相关的资料，如原矿处理量、精矿产量、回收率计算等数据，并按要求归档。2.及时向资源管理部门反馈选矿过程中对储量产生影响的因素及数据变化情况，配合做好储量档案的调整工作。（五）其他部门职责各部门应按照本制度要求，做好本部门涉及储量管理的相关文件、资料的收集、整理和移交工作，积极配合资源管理部门开展储量档案管理工作。三、储量档案的分类与编号（一）分类1.地质勘查类：包括地质勘查规划、设计、报告，地质测量数据，地质样品分析测试报告等。2.采矿类：涵盖采矿设计方案、采场布置图、矿石产量报表、损失贫化统计资料等。3.选矿类：如选矿工艺流程设计、选矿指标统计报表、尾矿处理资料等。4.储量计算与核实类：储量计算报告、储量核实报告、储量动态监测资料等。5.资源规划与管理类：资源开发利用方案、资源整合方案、储量备案文件等。6.其他类：与储量管理相关的会议纪要、通知、批复文件等。（二）编号储量档案编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，采用统一的编号规则。编号由档案类别代码、年份代码、顺序号等部分组成，具体如下：1.档案类别代码：根据上述分类，分别用不同的字母或数字表示各类档案，如地质勘查类用“DZ”表示，采矿类用“CK”表示等。2.年份代码：取档案形成年份的后两位数字，如2023年形成的档案，年份代码为“23”。3.顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。例如，一份2023年形成的地质勘查报告档案编号为：DZ23001。四、储量档案的形成与收集（一）档案形成要求1.各部门在开展与储量管理相关的工作过程中，应及时形成各类文件、资料、数据等，并确保其真实、准确、完整。2.文件资料应使用规范的格式和字体，签字、盖章等手续齐全。3.涉及储量计算、分析等关键数据的记录，应采用统一的计算方法和标准，并有详细的计算过程和说明。（二）收集范围1.地质勘探工作中的原始地质资料、野外记录、测试分析报告、勘查成果报告等。2.采矿过程中的采场作业记录、测量数据、产量统计报表、损失贫化资料等。3.选矿过程中的工艺流程记录、指标统计报表、尾矿处理记录等。4.储量计算与核实工作中的各类数据、图表、报告等。5.资源规划与管理工作中的相关方案、文件、批复等。6.其他与储量管理有关的文件、会议纪要、通知等。（三）收集时间1.各类原始资料应在工作完成后及时收集整理，确保资料的时效性。2.定期报告类档案，如年度储量核实报告、季度产量统计报表等，应在规定时间内完成收集归档。3.对于因特殊原因未能及时收集的档案，相关部门应说明原因，并在后续工作中尽快补齐。五、储量档案的整理与归档（一）整理要求1.对收集到的储量档案资料进行分类、排序，确保同一类档案资料齐全、完整。2.检查档案资料的准确性，对存在错误、遗漏的内容进行核实和补充。3.去除无关的附件、重复的文件，对档案资料进行精简和优化。4.按照档案编号规则对档案进行编号，并编制相应的目录清单。（二）归档方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行归档。纸质档案应按照档案类别和编号顺序装订成册，编制封面、目录等。2.电子档案应按照纸质档案的分类和编号进行存储，建立清晰的文件夹结构，确保电子档案与纸质档案一一对应。电子档案格式应统一，便于查阅和管理。3.对重要的储量档案，可同时备份存储在不同的存储介质上，以防数据丢失。（三）归档流程1.各部门将整理好的档案资料提交至资源管理部门。2.资源管理部门对提交的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。3.审核通过后，资源管理部门按照归档要求进行纸质档案的装订和电子档案的存储，并填写档案归档登记表。4.将归档后的档案资料移交至专门的档案保管场所进行保管。六、储量档案的保管（一）保管场所1.设立专门的储量档案保管库，确保保管库具备防火、防潮、防虫、防盗、防磁等安全设施。2.保管库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。3.档案保管库应划分不同的区域，分别存放不同类别的储量档案，并设置明显的标识。（二）保管方式1.纸质档案应存放在档案架或档案柜中，按照档案编号顺序排列，便于查找和取用。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并定期进行备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的、易损的档案，可采取特殊的保管措施，如进行复制、缩微等处理。（三）保管期限1.储量档案的保管期限应根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定。一般分为短期、中期和长期保管。2.短期保管档案期限为5年，主要包括一般性的生产统计报表、临时性的储量数据记录等。3.中期保管档案期限为10年，如年度储量核实报告、阶段性的资源开发利用方案等。4.长期保管档案期限为30年及以上，包括地质勘查报告、储量计算报告、资源规划文件等重要档案。5.对于涉及公司核心机密、长期战略规划等特别重要的储量档案，应实行永久保管。（四）档案清查与盘点1.定期对储量档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.清查过程中发现的问题，如档案丢失、损坏、数据错误等，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.编制档案清查报告，记录清查情况、发现的问题及处理结果，并将报告存档。七、储量档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门在生产、经营、管理等工作中需要查阅、使用储量档案资料的，可按照规定办理相关手续。2.上级主管部门、政府相关部门因工作需要查阅公司储量档案的，经公司批准后，按照要求提供相应档案资料。3.因科研合作、技术交流等需要，向外单位提供储量档案资料的，应严格按照公司保密规定和相关审批程序办理。（二）利用流程1.内部利用公司内部部门如需查阅储量档案，应填写《储量档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。将申请表提交至资源管理部门，由资源管理部门审核申请的合理性和必要性。审核通过后，资源管理部门安排专人协助查阅，并在指定地点提供档案资料。查阅人员不得擅自将档案带出指定地点，不得对档案进行涂改、损坏等操作。查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案资料，并在《储量档案查阅登记表》上签字确认。2.外部利用上级主管部门、政府相关部门查阅公司储量档案的，由公司办公室负责协调，资源管理部门按照要求提供档案资料。向外单位提供储量档案资料的，需由需求单位提交正式申请函，说明利用目的、范围、期限等。公司相关部门对申请进行审核，并报公司领导审批。审批通过后，资源管理部门按照保密规定对档案资料进行处理，如进行脱密处理、签订保密协议等，确保档案信息安全。外单位利用完毕后，应及时归还档案资料，并按照协议要求履行保密义务。（三）利用记录1.建立《储量档案查阅登记表》，详细记录档案查阅和利用情况，包括查阅时间、查阅人员、查阅目的、档案名称及编号、归还时间等信息。2.对向外单位提供储量档案资料的情况，应单独建立记录台账，记录提供档案的名称、数量、利用单位、利用期限、归还情况等。3.定期对档案利用记录进行整理和归档，以便查阅和统计分析。八、储量档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要信息的储量档案，应严格保密。制定保密制度，明确保密责任和保密范围。2.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和责任心。档案管理人员应签订保密协议，严格遵守保密规定。3.限制档案查阅权限，根据工作需要确定不同人员的查阅范围，对涉及保密内容的档案实行专人专管。4.在档案利用过程中，对涉及保密信息的部分应进行脱密处理或采取其他保密措施，防止信息泄露。（二）安全管理1.建立健全储量档案安全管理制度，加强对档案保管场所的安全防范措施。安装必要的安全设备，如监控系统、防盗报警装置等。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保其正常运行。对存在安全隐患的设施及时进行维修或更换。3.