投标档案管理制度

PAGE投标档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司投标档案管理，规范投标文件的收集、整理、归档、保管和利用，确保投标档案的完整性、准确性和安全性，提高公司投标工作的效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的各类投标项目档案的管理，包括但不限于招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书等相关资料。（三）管理原则1.集中统一原则：投标档案由公司指定的部门或专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：投标档案应如实反映投标活动的全过程，内容准确无误，数据真实可靠。3.安全保密原则：加强投标档案的安全保密措施，防止档案信息泄露，确保档案的安全与完整。4.便于利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用，为公司投标工作提供有力支持。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善投标档案管理制度，并组织实施。2.负责投标档案的收集、整理、归档、保管和利用工作，确保档案的规范管理。3.定期对投标档案进行检查、清理和鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。4.负责建立投标档案管理台账，记录档案的收、发、存等情况，做到账物相符。5.负责向公司内部相关部门提供投标档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。6.负责对投标档案管理工作进行总结和分析，不断改进管理方法和手段，提高管理水平。（二）投标业务部门职责1.负责本部门投标项目档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好投标档案的归档、保管和利用工作，提供必要的信息和资料。3.在投标活动结束后，按照档案管理部门的要求，及时将相关档案资料整理成册，确保资料的完整性和规范性。4.对本部门保管的投标档案进行定期自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。（三）其他部门职责1.各部门应积极配合档案管理部门做好投标档案管理工作，在工作中形成的与投标项目有关的文件、资料等，应及时移交档案管理部门。2.涉及多个部门的投标项目，由主办部门负责协调各部门做好档案资料的收集、整理和移交工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.招标文件：包括招标人发出的招标公告、招标文件、补遗文件、答疑纪要等。2.投标文件：包括公司编制的投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等。3.开标记录：包括开标时间、地点、投标人名称、投标报价及其他开标情况记录。4.评标报告：包括评标委员会成员名单、评标标准、评标方法、评标过程记录、评标结果等。5.中标通知书：招标人发出的中标通知书。6.其他与投标项目有关的文件、资料，如往来函件、会议纪要、谈判记录、合同草案等。（二）收集要求1.投标业务部门应在投标活动结束后[X]个工作日内，将本部门负责收集的投标档案资料整理齐全，并移交档案管理部门。2.档案资料应真实、完整、有效，签字盖章齐全，字迹清晰，纸张质量良好。3.对于电子文档，应确保其格式规范、内容完整，并与纸质文档一致。电子文档应存储在可长期保存的介质上，并按照规定进行备份。（三）整理方法1.按照投标项目的类别和时间顺序，对收集到的档案资料进行分类整理。2.每一份档案资料应编制页码，并在首页加盖档案章，注明项目名称、资料名称、日期、页码等信息。3.对于同一项目的多份文件，应按照其重要性和关联性进行排序，依次编号，并编制目录清单。目录清单应包括文件名称、编号、日期、页码等内容，以便查阅。4.对整理好的档案资料，应装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）面上标明项目名称、档案类别、保管期限等信息。四、档案归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应在收到投标业务部门移交的档案资料后[X]个工作日内，按照整理要求进行审核，审核无误后进行归档。2.归档的档案应填写《投标档案归档登记表》，详细记录档案的项目名称、档案类别、数量、归档日期等信息。3.归档的档案应按照保管期限进行分类存放，不同保管期限的档案应分开存放，便于管理和查阅。（二）保管期限投标档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：涉及公司重大利益、具有重要历史价值或长期保存意义的投标档案，如公司参与的重大项目投标文件、涉及公司核心技术或商业机密的投标资料等，应永久保管。2.长期保管：保存期限在[X]年以上的投标档案，如公司参与的一般项目投标文件、具有一定参考价值的投标资料等，应长期保管。3.短期保管：保存期限在[X]年以下的投标档案，如公司参与的小型项目投标文件、时效性较强的投标资料等，应短期保管。（三）保管方式1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案，应采用安全可靠的存储方式进行保管，并定期进行备份，防止数据丢失。4.档案管理部门应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的补救措施。五、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅投标档案的，应填写《投标档案查阅申请表》，注明查阅项目名称、查阅内容、查阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据申请内容，对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅时应保持档案的整洁，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在《投标档案查阅申请表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅投标档案的，应填写《投标档案借阅申请表》，注明借阅项目名称、借阅内容、借阅期限、借阅目的等信息，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据申请内容，对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续。借阅手续应包括填写《投标档案借阅登记表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅内容、借阅期限、归还日期等信息，并由借阅人签字确认。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前向档案管理部门申请，经批准后方可延长。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应的赔偿责任。5.借阅人员应在借阅期限届满后及时归还档案，如需续借，应重新办理借阅手续。档案管理部门应定期对借阅档案进行催还，确保档案按时归还。六、档案保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等敏感内容的投标档案，应严格保密，不得泄露给无关人员。3.在档案查阅、借阅过程中，档案管理人员应严格履行审批手续，对查阅、借阅人员的身份和目的进行核实，防止档案信息泄露。4.对档案库房应采取必要的安全保密措施，如安装监控设备、门禁系统等，防止无关人员进入档案库房。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对档案库房的安全管理，制定安全管理制度，明确安全责任，确保档案库房的安全。2.档案库房应配备必要的安全设施，如防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，并定期进行检查和维护，确保设施完好有效。3.档案管理人员应定期对档案进行盘点，核对档案数量、种类等信息，确保档案账物相符。如发现档案有丢失、损坏等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。4.对因自然灾害、突发事件等原因可能影响档案安全的情况，档案管理部门应制定应急预案，采取必要的防范措施，确保档案的安全。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重处理的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.档案鉴定工作应根据国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定，结合档案的实际情况，综合考虑档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，确定档案的鉴定结论。（二）鉴定组织档案鉴定工作由档案管理部门牵头，会同公司内部相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应包括档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等相关人员，必要时可邀请外部专家参与鉴定工作。（三）鉴定方法1.鉴定小组应根据档案的保管期限、内容性质、重要程度等因素，对档案进行逐卷、逐件审查，确定档案的鉴定结论。2.对于保管期限已满的档案，鉴定小组应重点审查档案的历史价值、现实利用价值和保存价值等因素，如档案仍具有一定的价值，可适当延长保管期限；如档案已失去保存价值，应按照规定程序进行销毁。3.对于涉及公司重大利益、具有重要历史价值或长期保存意义的档案，鉴定小组应组织专家进行评估，根据评估结果确定档案的保管期限和处置方式。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案管理部门填写《投标档案销毁申请表》，注明销毁档案的项目名称、档案类别、数量、销毁原因等信息，报公司领导审批。2.公司领导审批同意后，档案管理部门应组