工程档案管理流程及制度

PAGE工程档案管理流程及制度一、总则（一）目的为加强公司工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统和有效利用，为公司工程建设、运营管理、维护改造等提供可靠的依据和支持，特制定本流程及制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目立项、规划设计、施工建设、竣工验收至交付使用全过程中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：工程档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：档案管理工作贯穿于工程建设的全过程，从项目前期文件收集开始，直至工程竣工验收后档案归档完毕，进行全程跟踪管理。3.真实准确原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，数据准确、内容完整，严禁弄虚作假。4.便于利用原则：档案的整理和保管应便于查阅和利用，提高档案的使用价值。二、工程档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司工程档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查各部门工程档案的收集、整理、归档工作。3.负责接收、整理、保管和统计公司所有工程项目档案，建立工程档案数据库。4.按照规定向公司内部各部门及外部有关单位提供工程档案查阅、借阅服务。5.定期对工程档案进行鉴定，按照国家有关规定和公司要求进行档案的销毁处理。（二）项目建设部门职责1.负责本部门工程项目文件材料的收集、整理、归档工作，并对归档文件的完整性、准确性和系统性负责。2.明确本部门工程档案管理责任人，督促责任人及时完成档案整理和移交工作。3.在项目建设过程中，配合档案管理部门做好工程档案的收集、整理和归档指导工作，确保项目档案符合归档要求。4.负责向档案管理部门移交项目竣工验收前形成的全部档案资料，并办理交接手续。（三）项目设计单位职责1.负责收集、整理本单位承担工程项目设计过程中形成的各类文件材料，包括设计依据文件、设计方案、设计图纸、设计变更等，并按照档案管理要求进行归档。2.在项目设计过程中，及时将设计文件提交给项目建设部门和相关单位，并协助做好文件的分发和传递工作。3.按照合同要求，在项目竣工验收前向项目建设部门和档案管理部门提供完整的设计档案资料，并对档案的质量负责。（四）项目施工单位职责1.负责收集、整理本单位承担工程项目施工过程中形成的各类文件材料，包括施工组织设计、施工技术方案、施工图纸会审记录（纪要）工程变更通知、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等，并按照档案管理要求进行归档。2.在施工过程中，严格按照工程档案管理规定，及时将施工文件材料整理成册，确保文件材料的真实、准确、完整。3.在项目竣工验收前，将本单位负责施工部分的全部档案资料整理齐全，提交给项目建设部门审核，并协助做好档案的移交工作。（五）项目监理单位职责1.负责收集、整理本单位承担工程项目监理过程中形成的各类文件材料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等，并按照档案管理要求进行归档。2.对工程项目施工过程中的文件材料形成情况进行监督检查，确保施工单位及时、准确地收集和整理工程档案。3.在项目竣工验收前，将本单位监理档案资料整理齐全，提交给项目建设部门审核，并协助做好档案的移交工作。三、工程档案的分类与编号（一）分类工程档案按照工程项目的形成阶段和内容性质分为以下几类：1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工技术方案、施工图纸会审记录（纪要）、工程变更通知、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录等。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告、监理工作总结等。5.竣工验收文件：包括工程竣工验收报告、工程竣工备案表、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件：包括与工程项目有关的合同协议、往来信函、会议记录、声像资料等。（二）编号工程档案编号采用“项目代码分类代码流水号”的方式，具体编号规则如下：1.项目代码：按照公司工程项目编号规则编制，用于标识具体的工程项目。2.分类代码：根据工程档案分类设置，用两位数字表示，如“01”表示项目前期文件，“02”表示设计文件等。3.流水号：按照档案形成的先后顺序依次编号，用四位数字表示。例如，某工程项目的一份施工图纸会审记录（纪要），其编号为“[项目代码]030001”。四、工程档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应按照档案管理职责，及时收集本部门在工程项目建设过程中形成的各类文件材料，并确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，严禁使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。（二）整理要求1.工程档案应按照分类标准进行整理，同一类别的文件材料应按照形成时间顺序排列。2.每份文件材料应编制页号，页号编写位置在文件材料正面的右上角、背面的左上角。3.对于图纸类文件材料，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖竣工图章。竣工图章应使用不易褪色的红色印泥，盖在图标栏上方空白处。4.工程档案应编制卷内目录，卷内目录应位于卷首，内容包括序号、文件编号（或图号）、责任者、文件题名、日期、页次、备注等。5.工程档案应编制卷内备考表，卷内备考表应位于卷尾，内容包括本卷文件的总页数、组卷情况、立卷人、检查人、立卷日期等。五、工程档案的归档与移交（一）归档时间1.项目前期文件应在项目立项后及时归档。2.设计文件应在设计任务完成后及时归档。3.施工文件应随工程进度同步归档，每月底前将当月形成的施工文件整理归档。4.监理文件应随工程监理工作进展及时归档，每月底前将当月形成的监理文件整理归档。5.竣工验收文件应在工程竣工验收合格后一个月内归档。（二）移交程序1.项目建设部门在工程项目竣工验收前，组织项目设计单位、施工单位、监理单位等相关部门对各自负责的档案资料进行自查和互查，确保档案资料齐全、完整、准确。2.自查和互查合格后，项目建设部门向档案管理部门提交《工程档案移交清单》，清单内容包括档案名称、数量、移交时间等，并办理档案移交手续。3.档案管理部门对移交的工程档案进行审核，审核合格后在《工程档案移交清单》上签字确认，并将档案资料纳入公司档案管理系统进行统一管理。六、工程档案的保管与利用（一）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对电子档案应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。（二）利用要求1.公司内部各部门因工作需要查阅工程档案时，应填写《工程档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并限定查阅时间和地点。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换、转借等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.外单位因工作需要查阅公司工程档案时（法律法规另有规定的除外），应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅手续和利用要求与公司内部查阅相同。七、工程档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对工程档案进行鉴定，鉴定工作由档案管理部门牵头，会同项目建设部门、设计单位、施工单位、监理单位等相关部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据国家有关规定和公司实际情况，对档案的保存价值进行评估，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）三种。3.对已超过保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见，填写《工程档案鉴定销毁申请表》，报公司主管领导审批。（二）销毁1.经公司主管领导批准后，档