幼托档案管理制度

PAGE幼托档案管理制度一、总则（一）目的为加强本幼托机构档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，更好地服务幼托工作，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼托机构内所有部门及工作人员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由专门的档案管理部门集中保管，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映幼托工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施保障档案安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置设立专门的档案管理室，配备专职档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本幼托机构档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、统计本幼托机构各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.对档案进行分类、编目、上架，建立档案检索系统，方便档案的查找和利用。4.按照规定向有关部门移交档案，做好档案的鉴定、销毁等工作。5.开展档案信息开发利用工作，为幼托工作提供参考依据和服务。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理档案：包括上级文件、本幼托机构文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案等。2.教学管理档案：教学计划、教案、教学活动记录、学生成绩档案等。3.幼儿档案：幼儿基本信息、健康档案、成长记录等。4.安全管理档案：安全制度、安全检查记录、应急预案等。5.后勤管理档案：物资采购记录、设备维护档案、食堂管理档案等。（二）档案编号1.根据档案分类，为每一类档案编制唯一的编号。编号采用数字编码方式，便于识别和管理。2.编号应遵循一定规律，如行政管理档案编号为“XZ001”，教学管理档案编号为“JX001”等。3.在档案整理过程中，按照编号顺序对档案进行排列，确保档案存放的有序性。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.本幼托机构各部门在工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级部门下发的与本幼托机构相关的文件、通知等。3.对外交流与合作中形成的各类文件和资料。4.反映本幼托机构发展历程和重要事件的档案材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，定期将本部门形成的档案材料移交档案管理部门。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，格式规范。3.对电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于档案的分类、编目、上架和检索。（四）整理方法1.对纸质档案，进行分类、装订、编页、编目等工作。2.对电子档案，按照分类要求进行命名和存储，建立电子档案目录。3.编制档案索引，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、日期、保管期限等信息，方便查找。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案安全。2.档案存放应使用专门的档案柜，按照档案编号顺序排列，便于查找和管理。（二）保管期限1.根据档案的重要性和历史价值，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.具体保管期限划分如下：永久保管档案：本幼托机构重大决策、重要会议记录、机构沿革、人事任免等档案。长期保管档案：教学计划、重要教学活动记录、幼儿健康档案等。短期保管档案：一般性工作文件、临时性活动记录等。（三）档案保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案的防虫、防霉、防火等工作，配备必要的防护设备和药品。4.电子档案应定期进行备份，存储介质应妥善保管，防止数据丢失。六、档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.本幼托机构工作人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作联系需要查阅相关档案，但须经本幼托机构负责人批准。（二）查阅程序1.查阅人员填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门。3.档案管理人员根据申请表提供档案，并在查阅现场进行监督。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上做标记。（三）借阅范围1.因工作需要，本幼托机构工作人员可借阅档案，但须办理借阅手续。2.外单位借阅档案，须经本幼托机构负责人批准，并严格按照借阅期限归还。（四）借阅程序1.借阅人员填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、档案名称、编号、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案管理部门。3.档案管理人员对借阅申请表进行审核，批准后办理借阅手续，填写《档案借阅登记簿》。4.借阅人员凭借阅证领取档案，借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员组成，负责档案鉴定工作。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对已过保管期限且无保存价值的档案，可考虑销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清理，提出鉴定意见。2.填写《档案鉴定审批表》，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。3.《档案鉴定审批表》经本幼托机构负责人批准后，方可进行销毁。（四）销毁程序1.对批准销毁的档案，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、数量等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组和本幼托机构负责人签字确认后，由档案管理人员负责销毁。3.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息彻底销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式等，并由监销人员签字。八、档案的统计与移交（一）档案统计工作1.档案管理人员应建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.定期向上级主管部门报送档案统计报表，确保统计数据的准确、及时。（二）档案移交工作1.按照国家有关规定，定期将档案移交至同级国家