信贷档案保管制度依据

PAGE信贷档案保管制度依据一、总则（一）目的为加强公司信贷档案管理，规范信贷档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作，确保信贷档案的真实、完整、有效和安全，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有信贷业务档案的管理，包括但不限于贷款、保函、信用证等各类信贷业务形成的文件、资料、记录等。（三）基本原则1.真实性原则：信贷档案应如实反映信贷业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集与信贷业务相关的各类文件资料，保证档案的完整性。3.规范性原则：严格按照规定的格式、内容和程序进行档案管理，确保档案规范统一。4.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等内容的信贷档案，严格保密，防止信息泄露。5.安全性原则：采取有效措施确保信贷档案的安全，防止档案损坏、丢失或被篡改。二、信贷档案的内容与分类（一）信贷业务前期资料1.借款人基本资料营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等复印件。法定代表人身份证明书、授权委托书。公司章程、验资报告、财务报表等。借款人信用状况证明，如信用报告、纳税记录等。2.项目资料（如有）项目可行性研究报告、项目立项批复文件。项目环境影响评价报告、项目用地批准文件等。项目相关合同，如建设工程合同、设备采购合同等。3.担保资料保证人基本资料，包括营业执照副本、组织机构代码证、税务登记证等复印件，法定代表人身份证明书、授权委托书，财务报表等。抵押物资料，包括抵押物所有权证书、评估报告、抵押合同等。质押物资料，包括质押物清单、权利凭证、评估报告、质押合同等。（二）信贷业务审批资料1.信贷业务申请书2.信贷业务调查评估报告3.信贷业务审查审批意见4.贷款审批会议纪要（如有）5.其他相关审批文件（三）信贷业务合同及协议1.借款合同2.担保合同（保证合同、抵押合同、质押合同等）3.相关补充协议（四）信贷业务发放与支付资料1.贷款发放凭证2.资金支付凭证3.受托支付相关资料（如借款人支付委托书、交易合同等）（五）信贷业务贷后管理资料1.贷后检查报告2.借款人财务状况监测资料，如财务报表、审计报告等3.担保情况检查资料，如抵押物、质押物的状态变化情况等4.逾期贷款催收记录5.风险预警及处置资料（六）信贷业务档案的其他资料1.与信贷业务相关的往来函件、通知、证明等2.信贷业务涉及的法律文书，如诉讼文件、仲裁文件等3.其他需要归档的资料三、信贷档案的收集与整理（一）收集要求1.各信贷业务经办部门应在信贷业务发生过程中，及时收集相关资料，确保资料的完整性和准确性。2.对于外部提供的资料，应要求提供方加盖公章或签字确认，确保资料的真实性和有效性。3.收集的资料应字迹清晰、内容完整，如有破损或褪色等情况，应及时进行修复或复制。（二）整理要求1.信贷档案管理人员应按照分类标准对收集到的资料进行整理，确保档案资料分类清晰、编号准确。2.对每份档案资料应编制目录，注明资料名称、日期、页码等信息，便于查阅。3.对于纸张大小不一致的资料，应进行统一折叠或粘贴，使其规格一致。4.整理后的信贷档案应装订成册，采用牢固、整齐的装订方式，防止档案散失。四、信贷档案的保管（一）保管期限1.信贷档案的保管期限根据信贷业务的性质和风险程度确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，适用于结清后风险较小的信贷业务档案。中期保管期限为10年，适用于具有一定风险的信贷业务档案。长期保管期限为15年及以上，适用于风险较大、涉及重大事项的信贷业务档案。2.对于已核销的贷款档案，应按照国家有关规定另行保管，保管期限不少于10年。（二）保管方式1.纸质档案保管设立专门的信贷档案库，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。对纸质档案应进行分类存放，按照保管期限和类别顺序排列，便于查找和管理。2.电子档案保管建立电子信贷档案管理系统，对电子档案进行集中存储和管理。电子档案应进行备份，备份存储介质应异地存放，确保数据的安全性。对电子档案应设置严格的访问权限，防止数据被非法篡改或泄露。（三）保管责任1.信贷档案管理人员应负责信贷档案的日常保管工作，定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全和完整。2.如发现档案有损坏、丢失或被篡改等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。3.因保管不善导致档案损失的，应追究相关人员的责任。五、信贷档案的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员查阅信贷档案，应根据工作需要，经相关部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅信贷档案应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容等信息。3.涉及商业秘密、客户隐私等重要档案资料，未经公司授权，不得查阅。（二）借阅权限1.因工作需要借阅信贷档案的，应经公司分管领导批准，并办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应重新办理审批手续。3.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、涂改或损坏档案。4.借阅人归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如有问题应及时报告并查明原因。（三）查阅与借阅记录1.档案管理部门应建立查阅与借阅记录台账，详细记录查阅和借阅的日期、人员、内容、期限等信息。2.查阅与借阅记录台账应定期进行整理和归档，保存期限与信贷档案的保管期限一致。六、信贷档案的销毁（一）销毁条件1.信贷档案保管期限届满，且已结清相关信贷业务，经公司批准后，可以进行销毁。2.对于涉及重大案件或纠纷的信贷档案，在案件或纠纷处理完毕前，不得销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对保管期限届满的信贷档案进行清理，提出销毁意见，报公司审批。2.公司审批同意后，档案管理部门应组织专人对拟销毁的档案进行清点、核对，确保档案的准确性和完整性。3.对拟销毁的档案应进行登记造册，注明档案名称、数量、保管期限等信息。4.销毁档案时，应采用合适的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。5.销毁过程