基干民兵档案管理制度

PAGE基干民兵档案管理制度一、总则（一）目的为加强基干民兵档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有基干民兵档案的管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：基干民兵档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映基干民兵的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、借阅和使用。二、档案内容（一）个人基本信息包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、职业、家庭住址、联系方式等。（二）民兵身份信息基干民兵登记卡片、民兵组织介绍信、民兵证等相关证明材料。（三）军事训练记录1.参加各类军事训练的时间、地点、内容、成绩等详细记录。2.军事训练考核成绩登记表、训练鉴定表等。（四）政治教育记录1.参加政治教育活动的时间、主题、内容等。2.政治教育学习心得、体会等材料。（五）表彰奖励情况获得的各级各类表彰、奖励的文件、证书等材料。（六）违纪违规记录受到的纪律处分、违规处理等相关材料。（七）其他相关材料如参加应急任务记录、培训证书、技能等级证书等与基干民兵工作相关的材料。三、档案收集（一）收集渠道1.个人提交：基干民兵应按照规定定期向档案管理部门提交个人相关材料。2.组织部门提供：公司/组织内各相关部门及时将涉及基干民兵业务的文件、通知、考核结果等材料移交档案管理部门。3.外部获取：如从上级军事机关、政府部门等获取的与基干民兵有关的文件、资料等。（二）收集要求1.及时性：各渠道提交的档案材料应及时收集，确保档案信息的时效性。2.完整性：收集的材料应齐全完整，符合档案内容要求。3.准确性：对收集的材料进行认真核对，确保信息准确无误。四、档案整理（一）分类标准按照档案内容的性质和类别，分为个人基本信息类、民兵身份类、军事训练类、政治教育类、表彰奖励类、违纪违规类、其他类等七大类。（二）编号规则为每一份档案建立唯一的编号，编号应体现档案类别和顺序号，便于查找和管理。例如：个人基本信息类编号为JG001，民兵身份类编号为JG002等。（三）装订要求1.对收集的材料进行分类排序后，采用A4纸张规格进行装订。2.装订应牢固、整齐，不得压字、掉页，确保档案的整齐美观。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、类别、题名、日期、保管期限等内容。2.目录应打印或手写清晰，置于档案首页。五、档案保管（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（三）保管期限根据档案的重要性和使用价值，确定不同档案的保管期限，一般分为短期（15年）、中期（510年）、长期（10年以上）。（四）定期检查1.档案管理部门定期对档案进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、保管状况等。2.对检查中发现的问题及时进行处理，如修复破损档案、补充缺失材料等。六、档案查阅（一）查阅权限1.本公司/组织内相关部门因工作需要查阅基干民兵档案的，需填写查阅申请表，经部门负责人签字同意后，方可查阅。2.涉及个人隐私或敏感信息的档案，查阅范围应严格限定，查阅人需经档案管理部门负责人批准，并签署保密承诺书。（二）查阅程序1.查阅人向档案管理部门提交查阅申请表。2.档案管理人员根据查阅权限进行审核，批准后提供相应档案。3.查阅人在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。4.查阅完毕后，档案管理人员及时收回档案，并对档案进行检查，确保档案完整无损。（三）查阅记录对每次查阅档案的情况进行详细记录，包括查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅内容、归还时间等。七、档案借阅（一）借阅范围因特殊原因需要借阅基干民兵档案的，需经档案管理部门负责人批准，并严格限定借阅范围和期限。（二）借阅程序1.借阅人填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等。2.档案管理部门负责人审核批准后，办理借阅手续，借阅人需签字确认。3.档案管理人员将档案交借阅人，并告知借阅注意事项。4.借阅人在规定期限内归还档案，档案管理人员对归还档案进行检查。（三）借阅期限一般借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需提前办理续借手续。（四）借阅监督档案管理部门对借阅档案的情况进行跟踪监督，确保档案按时归还，如有逾期未还或档案损坏等情况，及时进行处理。八、档案保密（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。3.对涉及国家机密、军事秘密等重要档案，应采取特殊保密措施，如加密存储、专人保管等。（二）保密教育定期对档案管理人员和涉及档案管理工作的人员进行保密教育，提高保密意识，防止泄密事件发生。（三）泄密处理如发现档案泄密事件，应立即采取措施进行处理，及时报告上级主管部门，并对相关责任人进行严肃追究。九、档案信息化管理（一）信息化建设建立基干民兵档案管理信息系统，将档案内容录入系统，实现档案的电子化管理。（二）数据维护定期对档案管理信息系统的数据进行维护，确保数据的准确性和完整性。（三）信息安全加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限，防止数据被非法访问、篡改或丢失。十、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案保管期限和实际利用价值，定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成，负责档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，列出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，确定销毁档案清单。3.对确定销毁的档案进行登记造册，经公司/组织负责人批准后实施销毁。（四）销毁方式采用焚烧、粉