创文明城工作档案制度

PAGE创文明城工作档案制度一、总则（一）目的为加强创文明城工作档案管理，确保创城工作资料的完整性、准确性和规范性，为创城工作提供有力的信息支持和决策依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织参与创文明城工作过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则创城工作档案由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映创城工作实际情况，数据准确、字迹清晰、手续完备。3.规范整理原则按照统一的分类标准和整理方法对档案进行分类、编号、装订等，便于查找和利用。4.安全保密原则加强档案安全保护措施，确保档案不丢失、不损坏、不泄密，严格限制查阅范围。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善创城工作档案管理制度，指导和监督各部门档案管理工作。2.集中收集、整理、保管创城工作档案，建立档案数据库，实现档案信息化管理。3.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和有效性。4.为公司/组织内部各部门及外部单位提供档案查阅、借阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门创城工作文件、资料、记录的收集、整理和初步归档，并及时移交档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案资料的及时、准确收集和妥善保管。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。三、档案分类与编号（一）分类标准创城工作档案分为以下几大类：1.组织领导类包括创城工作领导小组文件、会议记录、工作部署等。2.工作方案类创城工作总体方案、各专项工作方案、工作计划等。3.宣传教育类创城宣传资料、活动记录、媒体报道等。4.环境整治类环境卫生整治措施、检查记录、整改情况等。5.公共秩序类交通秩序维护、市场秩序管理、社区秩序维护等相关资料。6.志愿服务类志愿者招募、培训、活动记录等。7.实地考察类实地考察点位信息、考察记录、问题整改情况等。8.问卷调查类调查问卷设计、发放、回收、统计分析等资料。9.其他类不属于以上分类的其他创城工作相关资料。（二）编号规则档案编号采用“年度+类别代码+顺序号”的形式，具体如下：1.年度用四位数字表示，如“2023”。2.类别代码根据分类标准，每大类赋予一个两位代码，具体如下：组织领导类：01工作方案类：02宣传教育类：03环境整治类：04公共秩序类：05志愿服务类：06实地考察类：07问卷调查类：08其他类：093.顺序号按照档案形成时间先后顺序，从“001”开始依次编号。例如，2023年组织领导类的第一份档案编号为“202301001”。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门在创城工作中形成的各类文件、资料、记录等。2.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、附件、领导批示等，确保档案内容的原始性和真实性。3.对于电子文件，应同时收集其纸质版或打印件，并确保两者内容一致。（二）整理方法1.按照分类标准对收集到的档案进行分类，同一类别的档案按照时间顺序排列。2.对每份档案进行编号，并在档案首页右上角加盖编号章。3.去除档案中的金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸张规格进行折叠或裁剪，使其整齐统一。4.对于破损或褪色的档案，应进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。5.编写档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数等信息，一式两份，一份装订在档案首页，一份单独成册。五、档案归档与保管（一）归档程序1.各部门整理好的档案应定期移交档案管理部门，移交时填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门收到移交档案后，应按照编号规则进行重新编号，并将档案放入相应的档案柜或存储设备中。3.建立档案索引目录，便于快速查找和利用档案。（二）保管期限创城工作档案的保管期限根据其重要性和时效性分为永久、长期和短期三种：1.永久保管档案涉及创城工作重大决策、重要事件、关键数据等具有长远历史价值和查考利用价值的档案，如创城工作总体方案、重要会议纪要、实地考察点位的长期整改记录等。2.长期保管档案在一定时期内对创城工作有重要参考价值的档案，保管期限一般为1050年，如年度工作计划、宣传教育活动总结、志愿服务活动记录等。3.短期保管档案在短期内对创城工作有一定参考价值，但保管期限较短的档案，保管期限一般为110年，如临时性的工作通知、一般性的检查记录等。（三）保管方式1.纸质档案采用专用档案柜存放，档案柜应保持清洁、干燥、通风，防止档案受潮、发霉、虫蛀等。按照档案类别和保管期限进行分区存放，便于查找和管理。2.电子档案存储在专用的服务器或存储设备上，建立电子档案数据库，对电子档案进行分类、编号、标注元数据等管理。定期对电子档案进行备份，备份数据存储在不同的物理位置，以防数据丢失。同时，设置访问权限，严格控制电子档案的查阅范围。六、档案查阅与借阅（一）查阅流程1.公司/组织内部人员查阅创城工作档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，审核通过后安排专人陪同查阅，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门同意，并登记复印或摘抄的内容、页数等信息。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。（二）借阅流程1.因工作需要借阅创城工作档案的，需填写档案借阅申请表，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.档案管理部门根据借阅申请表，为借阅人员办理档案借阅手续，发放档案，并登记借阅档案的编号、名称、借阅期限等信息。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应的责任。4.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。（三）查阅与借阅限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的创城工作档案，严格按照相关法律法规进行管理，限制查阅和借阅范围。2.永久保管的档案，未经档案管理部门负责人批准，不得查阅和借阅。3.长期保管和短期保管的档案，查阅和借阅应符合公司/组织内部规定的审批程序。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对创城工作档案进行鉴定，根据档案的保管期限、重要性、时效性等因素，确定档案的存毁。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.查阅档案内容，了解档案形成的背景、目的、过程及作用，判断其是否仍具有保存价值。2.对比档案保管期限，对于已超过保管期限的档案，重点审查其是否仍有重要的查考利用价值。3.结合公司/组织当前和未来的工作需求，评估档案对创城工作及其他相关工作的参考作用。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、名称、日期、保管期限等详细信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行