医院财务档案室管理制度

PAGE医院财务档案室管理制度一、总则（一）目的为加强医院财务档案室的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规及行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院财务档案室的各类档案管理工作，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预算、财务分析、经济合同等与财务相关的文件资料。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。医院财务档案室由医院财务部门统一领导，指定专人负责档案管理工作，各科室应积极配合，确保档案管理工作的顺利开展。2.依法管理，规范操作。严格遵守国家法律法规和行业标准，按照规定的程序和方法进行档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等工作，确保档案管理工作的合法性、规范性和科学性。3.安全保密，确保完整。加强档案的安全保密措施，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生，确保档案的完整性和真实性。4.方便利用，提高效率。充分利用现代信息技术，建立健全档案管理信息系统，方便档案的查阅和利用，提高档案管理工作的效率和服务质量。二、档案管理职责（一）财务部门负责人职责1.全面负责医院财务档案室的管理工作，制定档案管理工作计划和目标，确保档案管理工作与医院财务工作的协调发展。2.组织制定和完善财务档案室管理制度，监督制度的执行情况，及时解决档案管理工作中出现的问题。3.负责档案管理工作的经费预算和审批，保障档案管理工作的必要经费。4.定期检查档案管理工作的开展情况，对档案管理人员的工作进行考核和评价，提出改进意见和建议。（二）档案管理人员职责1.负责财务档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等日常管理工作，确保档案的整齐、规范和有序。2.建立健全档案管理台账，详细记录档案的名称、数量、来源、去向、保管期限等信息，便于查询和统计。3.严格执行档案的保管制度，定期检查档案的保管情况，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。4.按照规定的程序和方法，为医院内部各科室及外部有关单位提供档案查阅服务，做好查阅登记和归还工作。5.负责档案的鉴定和销毁工作，按照规定的程序和方法，对已到保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施销毁。6.积极参加档案管理业务培训，不断提高自身业务水平和综合素质，推动档案管理工作的创新和发展。（三）各科室职责1.负责本科室财务档案的收集、整理和移交工作，确保本科室产生的财务档案及时、完整地移交至财务档案室。2.配合财务档案室做好档案的查阅、利用等工作，按照规定的程序和要求提供相关资料。3.加强对本科室人员的档案管理意识教育，提高全员对档案管理工作重要性的认识。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，是记录经济业务发生和完成情况的书面证明，是登记账簿的依据。2.会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片等，是全面、连续、系统地记录医院经济业务的簿籍。3.财务报告：包括月度、季度、年度财务报表及附注，是反映医院财务状况、经营成果和现金流量的书面文件。4.财务预算：包括年度财务预算、专项财务预算等，是医院对未来一定时期内财务收支、经营成果等进行的预测和安排。5.财务分析：包括定期财务分析报告、专题财务分析报告等，是对医院财务状况、经营成果等进行的分析和评价。6.经济合同：包括采购合同、销售合同、租赁合同、借款合同等，是医院与外部单位或个人签订的具有法律效力的经济协议。7.其他与财务相关的文件资料：如财务制度、财务审计报告、税务资料、银行对账单等。（二）收集要求1.各科室应按照规定的时间和要求，及时将本科室产生的财务档案移交至财务档案室。2.财务档案应内容完整、字迹清晰、签章齐全，符合档案管理的要求。3.对于电子财务档案，应按照规定的格式和存储介质进行保存，并确保数据的真实性、完整性和可读性。（三）整理方法1.分类：按照档案的类别和性质，将财务档案分为会计凭证、会计账簿、财务报告、财务预算、财务分析、经济合同、其他文件资料等七大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应连续、唯一，便于查询和管理。3.装订：会计凭证应按照记账凭证的顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，装订应牢固、整齐；会计账簿、财务报告等应按照规定的格式和要求进行装订或成册。4.上架：将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于查阅和保管。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报表保管期限为10年，年度财务报表及附注保管期限为永久。4.财务预算：保管期限为3年。5.财务分析：保管期限为3年。6.经济合同：保管期限为合同履行完毕后5年。7.其他与财务相关的文件资料：保管期限根据实际情况确定，一般不少于3年。（二）保管条件1.财务档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全。2.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应坚固、耐用，便于存放和查找。3.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合规定的要求。（三）保管检查1.档案管理人员应定期对档案的保管情况进行检查，检查内容包括档案的完整性、准确性、安全性等。2.对于检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，确保档案的安全和完整。3.每年应对档案的保管情况进行全面检查，并形成检查报告，报财务部门负责人审阅。五、档案的查阅与利用（一）查阅范围1.医院内部各科室因工作需要查阅财务档案的，应按照规定的程序进行申请和查阅。2.外部有关单位或个人因审计、税务检查、司法调查等需要查阅财务档案的，应按照国家法律法规和医院相关规定办理查阅手续。（二）查阅程序1.医院内部各科室查阅财务档案的，应由查阅人填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经科室负责人签字后，报财务部门负责人审批。2.外部有关单位或个人查阅财务档案的，应出具单位介绍信或相关证明文件，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等，经医院财务部门负责人审核后，报医院分管领导审批。3.档案管理人员根据审批意见，为查阅人提供相应的档案，并做好查阅登记工作，查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅期限等信息。4.查阅人应在规定的查阅期限内归还档案，不得擅自将档案带出档案室或转借他人。如需复印或摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序进行办理。（三）利用要求1.财务档案的利用应遵循合法、合规、保密的原则，不得利用档案从事违法违规活动或泄露医院商业秘密。2.档案管理人员应积极配合查阅人做好档案的查阅和利用工作，提供必要的帮助和支持，确保查阅工作的顺利进行。3.对于查阅过程中发现的档案问题或疑问，档案管理人员应及时进行记录和反馈，以便及时采取措施进行处理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期鉴定：每年应对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。2.全面审查：鉴定工作应全面审查档案的内容、价值、保管期限等，确保鉴定结果的准确性和公正性。3.集体决策：鉴定工作应由财务部门负责人组织，档案管理人员、财务人员等共同参与，形成集体鉴定意见。（二）鉴定方法1.审查档案内容：对档案的真实性、完整性、准确性等进行审查，判断档案是否仍具有保存价值。2.评估档案价值：根据档案的重要性、时效性、历史意义等因素，评估档案的价值大小。3.参考保管期限：对照档案的保管期限规定，确定档案是否已到保管期限。（三）销毁程序1.编制销毁清册：对拟销毁的档案，应编制《财务档案销毁清册》，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.报经批准：《财务档案销毁清册》报经医院分管领导批准后，方可组织实施销毁。3.组织销毁：销毁工作应由两人以上共同进行，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，应在销毁清册上签字确认。4.监销备案：医院审计部门应对销毁工作进行监销，并将监销情况记录备案。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立财务档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和服务质量。2.利用信息化手段，对档案的收集、整理、保管、查阅、销毁等全过程进行监控和管理，确保档案管理工作的规范化和科学化。3.通过信息化建设，实现财务档案信息的共享和利用，为医院财务管理和决策提供有力支持。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、存储设备、网络设备等硬件设施，确保档案信息化管理工作的顺利开展。2.选用适合医院财务档案管理的信息化软件，实现档案的电子化录入、存储、查询、统计、分析等功能。3.加强对档案管理人员的信息化培训，提高其计算机操作技能和信息化管理水平。4.建立健全档案信息化管理制度，规范档案信息的录入、存储、使用、维护等流程，确保档案信息的安全和保密。（三）电子档案管理1.