村干部档案管理制度

PAGE村干部档案管理制度一、总则（一）目的为了加强村干部档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的真实性、完整性和安全性，充分发挥档案在村干部队伍建设、考核评价、选拔任用等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本地区所有行政村在职村干部的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映村干部的工作经历、政治表现、业务能力等实际情况。2.完整性原则：全面收集村干部在各个工作阶段形成的各类文件材料，确保档案资料齐全。3.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对档案内容予以保密，防止信息泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案管理工作，保证档案整理、保管、利用等环节的有序进行。二、档案管理职责分工（一）组织部门职责1.负责制定和完善村干部档案管理制度，并监督执行。2.指导和协调各行政村做好村干部档案的收集、整理、保管等工作。3.对村干部档案进行宏观管理，定期检查档案管理情况，提出改进意见和建议。4.根据工作需要，提供档案查阅服务，为村干部队伍建设、考核评价、选拔任用等工作提供依据。（二）行政村职责1.明确专人负责本村村干部档案的日常管理工作，确保档案管理工作落实到人。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本村村干部的各类文件材料，并定期向组织部门移交。3.做好本村村干部档案的安全保管工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。4.根据工作需要，为本村及上级部门提供档案查阅服务。三、档案内容及分类（一）履历类1.个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、学历、参加工作时间、入党时间、现工作单位及职务等。2.干部任免审批表，记录村干部的任职经历及任免情况。3.学历学位证书、专业技术职务资格证书、职业资格证书等复印件。4.工作经历证明材料，包括工作调动介绍信、劳动合同、离职证明等。（二）政治思想类1.入党申请书、自传、转正申请书、思想汇报等。2.政治历史情况审查材料，包括各类政审报告、结论性材料等。3.参加党内教育活动的相关材料，如学习心得、体会文章等。（三）考核评价类1.年度考核登记表，记录村干部年度工作表现及考核结果。2.任期考核材料，包括任期述职报告、民主测评结果、考核评价意见等。3.各类表彰奖励材料，如荣誉证书、奖励决定等。4.违纪违法处理材料，包括处分决定、审查结论等。（四）业务能力类1.参加各类培训学习情况材料，如培训通知、学习笔记、结业证书等。2.工作成果材料，如工作总结、调研报告、项目实施方案及成果等。3.业务工作相关证书、证明材料，如农业技术资格证书、农村经营管理证书等。（五）其他类1.家庭成员及主要社会关系登记表。2.其他需要归档的材料，如个人重要信件、著作发表情况等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.行政村档案管理人员应定期收集本村村干部的各类文件材料，确保档案材料的及时、完整。2.收集的文件材料应真实、有效，字迹清晰，纸张完好。对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制。3.对于电子文件材料，应按照规定格式进行存储，并定期备份，确保数据安全。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的文件材料进行分类整理。同一类别的材料应集中在一起，并按照时间顺序排列。2.每份文件材料应编写页码，并在首页右上角加盖页码章。对于纸张较大的文件，应进行折叠，使其大小与档案盒规格相符。3.填写档案目录，目录应包括类别、序号、题名、日期、页数等内容。目录应清晰、准确，便于查找和利用。（三）装订要求1.档案材料应采用线装或胶装方式进行装订，确保装订牢固，整齐美观。2.装订时应去除材料上的金属物，如订书钉、回形针等。对于纸张较薄或易脱落的材料，应进行粘贴加固。3.装订后的档案应在左侧留出一定的空白，以便于编目和装盒。五、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、防虫药品、温湿度测量设备等。（二）档案装具1.应使用符合标准的档案盒、档案柜等装具存放档案。档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，质量可靠。2.档案柜应坚固耐用，便于分类存放档案。档案柜应定期进行检查和维护，确保其正常使用。（三）档案保管期限1.村干部档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.履历类、政治思想类、考核评价类等重要档案材料应永久保存。3.业务能力类等档案材料，根据其重要程度和使用价值，确定为长期或短期保存。长期保存期限为10年以上，短期保存期限为5年以下。（四）档案清点与检查1.档案管理人员应定期对档案进行清点，核对档案数量、内容等是否相符。清点工作应做好记录，发现问题及时报告并处理。2.组织部门应定期对行政村的档案管理情况进行检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理质量、档案保管状况等。对于检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求限期整改。六、档案利用（一）查阅范围1.组织部门因工作需要，可查阅村干部档案。查阅内容包括档案中的各类文件材料，以了解村干部的基本情况、工作经历、政治表现、考核评价等信息。2.行政村因工作需要，可查阅本村村干部档案。查阅内容主要为与本村工作相关的档案材料，如考核评价材料、业务能力材料等。3.其他单位或个人因特殊原因需要查阅村干部档案的，应按照规定履行审批手续。（二）查阅手续1.查阅档案时，查阅人员应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并签字确认。2.《档案查阅申请表》应经所在单位或部门负责人审核同意，并加盖公章。3.档案管理人员根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案材料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅时间、查阅人员姓名、查阅内容、归还时间等。（三）查阅要求1.查阅人员应在档案管理人员指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、批注、污损等。如需复印档案材料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行复印。3.查阅结束后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理人员，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（四）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，借阅人员应填写《档案借阅申请表》，经所在单位或部门负责人审核同意，并加盖公章。2.档案管理人员根据审批后的《档案借阅申请表》，办理档案借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。借阅结束后，借阅人员应及时归还档案，并办理归还手续。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立村干部档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案信息进行加密处理，确保档案信息的安全保密。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应按照档案整理要求，将纸质档案中的信息录入到档案信息化管理系统中。录入的数据应准确、完整，与纸质档案内容一致。2.定期对档案信息化管理系统中的数据进行维护，包括数据更新、数据备份、数据清理等。确保系统数据的时效性和准确性。（三）系统安全管理1.建立健全档案信息化管理系统安全管理制度，加强对系统用户、密码、权限等的管理。2.安装防火墙、杀毒软件等安全防护设备，定期对系统进行安全检查和漏洞扫描，防止网络攻击和数据泄露等安全事件的发生。3.制定系统应急处置预案，在系统出现故障或数据丢失等情况时，能够及时采取有效措施进行恢复和处理。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作组织1.成立档案鉴定工作小组，由组织部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成。2.档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，可予以销毁。2.对于虽未达到保管期限，但已失去利用价值或重复、冗余的档案，经档案鉴定工作小组审核同意后，也可予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清册。档案销毁清册应包括档案题名、日期、保管期限、数量等内容，并由档案鉴定工作小组全体成员签字确认。2.组织部门负责人对档案销毁清册进行审批，批准后按照规定程序进行档案销毁。