企业设计档案管理制度

PAGE企业设计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司设计档案的管理，确保设计档案的完整、准确、系统和安全，便于设计档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及设计工作的部门及人员所产生的设计档案的管理。（三）定义1.设计档案：指公司在产品设计、工程设计、平面设计等各类设计活动中形成的具有保存价值的图纸、文档、数据、模型、样品等各种形式的记录。2.归档：将设计过程中产生的各类文件资料按照规定的要求进行分类、整理、编号，并移交至档案管理部门保存的过程。（四）管理原则1.集中统一管理原则：设计档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：设计档案应如实反映设计活动的全过程，保证档案内容的真实性。3.完整性原则：设计档案应涵盖设计活动的各个环节，包括设计任务书、设计方案、设计图纸、计算书、评审记录、变更记录等，确保档案的完整性。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、技术秘密的设计档案，应严格按照公司保密制度进行管理，确保档案信息不泄露。二、设计档案的形成与收集（一）设计档案的形成1.设计项目启动阶段，项目负责人应根据项目需求，制定详细的设计计划，明确设计过程中各阶段的任务、时间节点和责任人。2.在设计过程中，设计人员应按照设计计划和相关标准规范，认真开展设计工作，及时记录设计过程中的各种数据、资料和成果。3.设计项目完成后，设计人员应将设计过程中形成的各类文件资料进行整理，确保文件资料的完整性和准确性。（二）设计档案的收集1.项目负责人负责组织本项目设计档案的收集工作，确保项目设计档案的齐全、完整。2.设计人员应在设计项目完成后[X]个工作日内，将整理好的设计档案提交给项目负责人。3.项目负责人应在收到设计人员提交的设计档案后[X]个工作日内，对档案进行审核，审核无误后移交至档案管理部门。4.档案管理部门应定期对各项目设计档案的收集情况进行检查，对于未按时提交或提交不完整的项目，应及时督促相关责任人进行整改。三、设计档案的分类与编号（一）设计档案的分类1.产品设计档案：包括产品设计任务书、产品设计方案、产品设计图纸、产品设计计算书、产品设计评审记录、产品设计变更记录等。2.工程设计档案：包括工程设计任务书、工程设计方案、工程设计图纸、工程设计计算书、工程设计评审记录、工程设计变更记录、工程竣工验收资料等。3.平面设计档案：包括平面设计任务书、平面设计方案、平面设计图纸、平面设计效果图、平面设计评审记录、平面设计变更记录等。4.其他设计档案：包括设计过程中产生的调研报告、技术总结、专利文件、获奖证书等与设计活动相关的文件资料。（二）设计档案的编号1.设计档案编号采用“项目编号档案类别顺序号”的格式，其中：项目编号：按照公司项目管理规定对设计项目进行编号。档案类别：根据设计档案的分类，采用相应的大写字母表示，如“PD”表示产品设计档案，“ED”表示工程设计档案，“GD”表示平面设计档案，“OD”表示其他设计档案。顺序号：按照档案形成的先后顺序，从001开始依次编号。2.例如，某产品设计项目的编号为“202301”，该项目中的第一份设计图纸的编号为“202301PD001”。四、设计档案的整理与装订（一）设计档案的整理1.档案管理部门在接收设计档案后，应按照分类和编号的要求，对档案进行进一步的整理。2.整理过程中，应检查档案的完整性和准确性，对于缺页、破损、字迹不清等问题的档案，应及时与相关责任人联系进行补充或修复。3.设计档案应按照文件资料的形成顺序进行排列，同一项目的档案应集中存放。（二）设计档案的装订1.对于纸质设计档案，应进行装订。装订时应使用A４规格的档案夹或装订机，确保档案整齐、牢固。2.设计档案的装订顺序为：封面、目录、文件资料正文、封底。3.封面应填写项目名称、项目编号、档案类别、档案起止日期、保管期限等信息；目录应按照档案内容的顺序列出文件资料的名称、编号、页码等；文件资料正文应按照顺序依次排列；封底应填写档案的总页数、装订日期等信息。五、设计档案的归档与保管（一）设计档案的归档1.整理装订后的设计档案，应由档案管理部门按照规定的保管期限进行归档。2.归档时，应填写《设计档案归档登记表》，详细记录档案的项目名称、项目编号、档案类别、档案起止日期、保管期限、归档日期等信息。3.档案管理部门应建立设计档案归档台账，对归档的设计档案进行详细登记，便于查询和管理。（二）设计档案的保管1.设计档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器等。3.档案管理部门应定期对设计档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理。4.设计档案的保管期限应根据国家有关规定和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为[X]年，中期保管期限为[X]年，长期保管期限为[X]年以上。5.对于超过保管期限的设计档案，档案管理部门应按照公司档案销毁制度进行鉴定和销毁。销毁时，应填写《设计档案销毁登记表》，详细记录档案的项目名称、项目编号、档案类别、档案起止日期、保管期限、销毁日期等信息，并由相关负责人签字确认。六、设计档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅设计档案，应填写《设计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、技术秘密的设计档案，未经公司主管领导批准，严禁查阅。3.外部单位或个人查阅设计档案，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《设计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经公司主管领导批准后，方可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅过程进行监督。（二）查阅程序1.查阅人填写《设计档案查阅申请表》，提交所在部门负责人签字同意。2.将申请表提交至档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行审核。3.审核通过后，档案管理人员按照申请表中注明的查阅内容，为查阅人提供相应的设计档案，并在《设计档案查阅登记表》上记录查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。4.查阅人应在规定的时间内归还查阅的设计档案，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，无误后办理归还手续。（三）利用方式1.设计档案的利用方式包括查阅、借阅、复制等。2.借阅设计档案，应填写《设计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.复制设计档案，应填写《设计档案复制申请表》，注明复制目的、复制内容、复制份数等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门复制。复制时，档案管理部门应按照规定的收费标准收取复制费用。七、设计档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与涉及设计档案管理的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对于涉及公司商业秘密、技术秘密的设计档案，应严格按照公司保密制度进行管理，采取加密存储、限制访问权限等措施，确保档案信息不泄露。3.在设计档案的查阅、利用过程中，档案管理人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露档案内容。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对设计档案库房的安全管理，制定安全管理制度，配备必要的安全设施和设备。2.档案管理人员应定期对档案库房进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.在设计档案的整理、装订、归档、保管、查阅、利用等过程中，应注意保护档案的安全，防止档案丢失、损坏、被盗等情况的发生。八、设计档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司设计档案信息化管理系统，实现设计档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高设计档案管理的效率和水平。（二）数字化扫描1.对纸质设计档案进行数字化扫描处理，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保扫描图像清晰可读。2.扫描后的电子文件应按照档案分类和编号的要求进行命名和存储，建立电子档案数据库。（三）信息化管理系统功能1.设计档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、归还、统计、报表生成等功能，方便档案管理人员对设计档案进行管理。2.系统应设置不同的用户权限，根据用户的工作