中学学籍档案管理制度

PAGE中学学籍档案管理制度总则制定目的为了加强中学学籍档案管理，保障学籍档案的真实性、完整性和安全性，维护学校正常的教育教学秩序，依据国家有关法律法规和教育行业标准，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于本校全体学生的学籍档案管理工作，包括新生入学、在校学习期间及毕业离校等各个阶段的档案管理。基本原则1.真实性原则：学籍档案应如实反映学生的学习经历、成绩、奖惩等情况，确保档案信息真实可靠。2.完整性原则：全面收集学生在中学阶段的各类相关资料，保证档案内容完整无缺。3.保密性原则：严格保护学生学籍档案的隐私，未经授权不得泄露档案内容。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、归档、保管和查阅，确保管理工作有序进行。学籍档案内容学生基本信息1.个人资料：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、家庭住址、联系电话等。2.身份证明：身份证号码、户口簿复印件等。入学信息1.入学登记表：记录学生入学时的基本情况，如入学时间、入学方式、就读年级等。2.招生录取材料：包括录取通知书、招生考试成绩单等。学习成绩档案1.学期成绩单：详细记录学生每学期各学科的考试成绩、平时成绩、学分等。2.学业水平考试成绩：包含初中毕业学业水平考试或高中阶段学业水平考试的成绩。奖惩记录1.奖励情况：记录学生获得的学校、区县级及以上的各类奖励，如三好学生、优秀学生干部、学科竞赛奖项等。2.违纪处分：对学生违反校规校纪所给予的处分记录，包括处分原因、处分类型、处分时间等。综合素质评价档案1.思想品德：评价学生的道德品质、行为习惯、社会责任感等方面的表现。2.学业水平：反映学生的学习能力、学习态度、学科素养等。3.身心健康：记录学生的体育锻炼情况、心理健康状况等。4.艺术素养：包括学生在音乐、美术、舞蹈等艺术领域的表现。5.社会实践：学生参与社会实践活动的情况及成果。转学、休学、复学等异动记录1.转学材料：转学申请、转学审批表、转学证明等。2.休学材料：休学申请、休学证明、休学原因说明等。3.复学材料：复学申请、复学证明、复学鉴定等。毕业信息1.毕业登记表：学生毕业时填写的基本信息及毕业鉴定。2.毕业证书存根：记录毕业证书的编号、颁发时间等信息。学籍档案管理流程档案收集1.新生档案：在新生入学时，由班主任负责收集学生的入学登记表、身份证明、招生录取材料等基本信息，并整理成册，移交学校学籍管理部门。2.日常档案：各学科教师应及时将学生的学期成绩单、奖惩记录等材料交至班主任处，班主任定期汇总后移交学籍管理部门。3.异动档案：学生办理转学、休学、复学等手续时，相关部门应及时将审批材料及证明文件交至学籍管理部门，作为学籍档案的补充材料。档案整理1.分类：学籍管理部门按照档案内容的类别，将收集到的档案材料进行分类，如基本信息类、学习成绩类、奖惩记录类等。2.编号：为每一份档案材料或每一个学生档案建立唯一的编号，以便于查询和管理。3.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于保存和查阅。档案归档1.建立档案库：学校应设立专门的学籍档案库，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮设施等。2.存放：将整理好的学籍档案按照编号顺序存放在档案库中，不同类别和年级的档案应分开存放，便于查找。档案查阅1.查阅权限：本校教师因教学、管理等工作需要查阅学生学籍档案的，需填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到学籍管理部门查阅。外单位因工作需要查阅本校学生学籍档案的，须持有单位介绍信，经学校主管领导批准后，由学籍管理部门指定专人陪同查阅。学生本人或其监护人查阅学籍档案的，需提交书面申请，经学校同意后，可在学籍管理部门查阅相关信息。2.查阅登记：所有查阅学籍档案的人员均需进行查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等信息。3.查阅限制：查阅档案时，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，严禁在档案上圈划、批注、污损。如需复印档案材料，须经学籍管理部门同意，并注明用途。档案保管1.环境要求：档案库应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准，以防止档案材料受潮、发霉、虫蛀等。2.安全防护：加强档案库的安全防护措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设备，定期检查维护，确保档案安全。3.定期盘点：学籍管理部门应定期对学籍档案进行盘点，核对档案数量、编号及存放位置，发现问题及时处理，并做好盘点记录。档案销毁1.销毁条件：对于超过保管期限、失去保存价值或因其他原因需要销毁的学籍档案，由学籍管理部门提出销毁申请。2.审批程序：销毁申请经学校主管领导批准后，方可进行销毁。3.销毁方式：档案销毁应采用安全、保密的方式进行，如粉碎、焚烧等，并由专人负责监督销毁过程，确保档案信息彻底消除。4.销毁记录：对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁档案名称及数量、销毁方式、监督人等信息，并存档备查。查询与使用规范查询流程规范1.内部查询：本校教师查询学籍档案，需在学校办公系统中提交查询申请，注明查询目的、学生姓名及相关信息。申请提交后，由所在部门负责人进行线上审批。审批通过后，教师可凭借系统生成的查询授权码，到学籍管理部门按照规定流程查阅档案。2.外部查询：外单位查询学籍档案，需提前向学校发送正式的查询函，说明查询事由、所需档案内容及用途。学校收到查询函后，由主管领导进行审批。审批通过后，学籍管理部门与外单位联系，确定查阅时间，并安排专人负责陪同查阅，同时做好查阅登记工作。3.学生及家长查询：学生或家长查询学籍档案，需填写纸质查询申请表，详细说明查询内容及原因，提交至所在班级班主任处。班主任审核后签字，再交至学籍管理部门。学籍管理部门核实身份后，安排学生或家长在指定地点查阅相关档案信息，并做好记录。使用规范1.仅限合法用途：学籍档案的使用必须严格限定在教育教学、学生管理、教育科研及法律法规允许的其他合法范围内，不得用于任何非法或不当目的。2.数据保护：在使用学籍档案过程中，涉及学生个人信息的，必须遵循国家有关个人信息保护的法律法规，确保学生信息安全，不得泄露、篡改或非法使用学生个人信息。3.记录与审计：任何对学籍档案的使用行为都应进行详细记录，包括使用时间、使用人、使用内容及用途等信息。学校将定期对学籍档案的使用情况进行审计，确保使用行为合规、合理。监督与检查监督机制1.内部监督：学校设立学籍档案管理监督小组，由学校领导、纪检部门人员及教师代表组成。监督小组定期对学籍档案管理工作进行检查，监督档案管理流程的执行情况，确保档案管理工作规范、公正。2.外部监督：接受教育行政部门及其他相关部门的监督检查，积极配合上级部门对学籍档案管理工作的指导和监督，及时整改存在的问题。检查内容1.档案管理流程：检查档案的收集、整理、归档、查阅、保管及销毁等环节是否符合本制度规定的流程和标准。2.档案内容质量：审核学籍档案中各项信息的真实性、完整性和准确性，检查档案材料是否齐全、规范。3.档案安全与保密：查看档案保管环境是否符合要求，安全防护措施是否到位，档案信息的保密性是否得到有效保障。4.查询与使用记录：检查学籍档案查询与使用的登记记录是否完整、准确，是否存在违规查询和使用的情况。问题处理1.发现问题：在监督检查过程中，如发现学籍档案管理工作存在问题，监督小组应及时记录，并向相关责任人反馈。2.限期整改：针对发现的问题，下达整改通知书，明确整改要求和期限。责任人应制定整改措施，按时完成整改任务，并提交整改报告。3.责任追究：对于因工作失误或违规操作导致学籍档案管理出现严重问题的责任人，学校将按照有关规定给予相应的纪律处分；情节严重的，将依法追究其法律责任。附则解释权本制度由学校学